Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 19.12.2023/Pykälä 109

SN 19.12.2023 § 109  

63/00.01.01/2023  

Selostus Lokakuun alussa 2018 virassaan aloittanut kirkkoherra Pontus Salmi laati syyskuussa 2019 pidettyyn piispantarkastukseen oheisen toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmän. Tällöin kirkkoherralla oli johtamisen tukena yhteistoimintaryhmä (YTRY), jolle ei oltu annettu virallisen johtoryhmän asemaa. Toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmässä todettiin seuraavasti: 
 

 " YTRY:lle ei oltu aiemmin sovittu selkeää roolia, vaan se on ollut lähinnä kirkkoherran valmisteluelin. Toisaalta tiimit ovat toimineen melko itsenäisesti ja niiden välinen töiden koordinaatio on ollut melko vähäistä. Tämän takia YTRY:n toimintaa päätettiin alkaa kehittää selkeästi kohti johtoryhmätyöskentelyä."

 Johtamisjärjestelmien kehittämisestä oli keskusteltu jo YTRY:n pitämässä seminaarissa 27.- 28.2.2019 Sipoon Nilsasgårdenissa, jolloin jo odotettiin eduskunnassa käsittelyyn menevän kirkkolain hyväksymistä, jonka jälkeen oli tarkoitus uudistaa seurakuntaneuvoston ohjesääntö ja YTRY:n jäsenten (väliesihenkilöiden) johtosäännöt.

 Eduskunnan hallintovaliokunta päätti kuitenkin keväällä 2020 palauttaa kirkkolain kokonaisuudistuksen kirkolle uudelleen valmisteltavaksi, jonka jälkeen Kirkolliskokous laati saamansa palautteen pohjalta uuden kirkkolain ehdotuksen. Keväällä 2023 työnsä päättänyt eduskunta hyväksyi sen viimeisellä kokousviikollaan ja näin eduskunnan säätämä uusi kirkkolaki (KL) ja Kirkolliskokouksen hyväksymä uusi kirkkojärjestys (KJ) tulivat voimaan 1.7.2023.

 Jo vuonna 2019 kaavailtu uudistus on siis viivästynyt kirkkolain kokonaisuudistuksen viivästyksen takia. Lisäksi pitkittynyt koronapandemia hankaloitti johtoryhmän työn muodostumista.    

 Syyskuussa 2019 pidettyyn piispantarkastukseen laaditun toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmän perustamisen jälkeen on valmistunut Porvoon suomalaisen seurakunnan strategia vuosina 2021-2026. Strategian toiminnallistamisen varmistamiseksi luotiin strategian tavoiteryhmät, joiden kautta myös kunkin työntekijän henkilökohtaiset suorituslisätavoitteet on suurimmaksi osaksi asetettu.

 Tämän seurauksena Porvoon suomalaisessa seurakunnassa on ollut samaan aikaan sekä työalapohjainen tiimirakenne että strategiasta johdetut tavoiteryhmät, joiden päällekkäinen koordinointi on ollut työajallisesti haasteellista ja osin työntekijöitä hämmentävää.

 Tämän vuoksi ennen viranhaltijoiden johtosäännön laatimista on tärkeää käydä keskustelu seurakunnan toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmästä sekä yhteistoimintaryhmän tehtävistä. Tätä keskustelua on tärkeää käydä yhteistyöryhmän (YTRY) ja koko henkilöstön kanssa ja samalla osallistaa siihen myös seurakuntaneuvosto.

 Kirkkoherra ehdottaa, että seurakuntaneuvosto asettaa keskuudestaan työryhmän (3-4 jäsentä), jonka kanssa hän voi asiaa osaltaan myös valmistella. 

 Lapsivaikutusten arviointi (LAVA): 

 Lapsivaikutusten arviointi on tärkeää huomioida koko valmisteluprosessin ajan.

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto valitsee keskuudestaan työryhmän (3-4 jäsentä), jonka kanssa kirkkoherra voi osaltaan valmistella seurakunnan toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmän sekä viranhaltijoiden johtosääntöä.

Asian käsittely Kirkkoherra toi esille piispantarkastusta varten laaditun toiminnanohjaus ja johtamisjärjestelmän ja hän kertoi, kuinka asiaa oli tuolloin käsitelty ja suunniteltu työstettävän eteenpäin. Asian valmistelua on hidastanut niin korona-aika kuin kirkkolain kokonaisuudistuksen myöhästymisestä johtuen.

Tarkoituksena on taata sujuva ja saumaton liikkuminen visionäärisen ja strategisen ylätason ja toiminnalisen/opertaiivisen tason välillä. Kirkkoherra pyrkii takaaminen, että saumaton yhteys strategisen ja toiminnallinen/operatiivisen tasojen välillä toimii niin, että kukin työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan.

Puheenjohtaja totesi, että on tärkeää, että käydään keskustelua, joka auttaa avaamaan kahden päällekkäisen (tiimi- ja työalat sekä strategiasta johdetut tavoiteryhmät) järjestelmän aiheuttamaa epäselkeyttä. Tätä varten muodostetaan seurakuntaneuvoston asettama ryhmä, jonka kanssa keskustellaan ja kehitellään toiminnanohjausta ja johtamisjärjestelmää. Tässä kuullaan myös yhteistoimintaryhmää (YTRY) ja koko henkilöstöä. 

Olisi toivottavaa, että seurakuntaneuvoston nimittämän ryhmän jäsenellä olisi johtamiskokemusta tai kokemusta henkilöstön kehittämisestä.

Marja Sainio huomioi, että kahta järjestelmää ei ole helppo saattaa yhteen. On tervetullutta, että keskustellaan luottamushenkilöiden ja työntekijöiden kanssa, sekä tavoiteryhmien ja työalojen tasoilla. Keskustelua siitä kuinka edetään, on syytä käydä paljon ja perusteellisesti.

Virpi Skippari esitti huomion, että mikäli henkilöstötasolla ei ole rakenteissa määritelty keskusteluja strategiasta niin henkilöstö ei tätä omaksu. Rakenteet ovat tärkeimmät, erityisesti keskustelujen tasolla.

Kokouksessa tehtiin seuraavat esitykset ryhmän jäsenistä:

1) Marja Järvinen esitti Irmeli Hoffrenia sekä Mirja Suhosta,

2) Anna Talvitie esitti myös Mirja Suhosta,

3) Teemu Liikala esitti Marja Sainiota,

4) Virpi Skippari esitti Anna Talvitietä.

Muita esityksiä ei tullut, joten puheenjohtaja ehdotti, että kaikki esitetyt neljä henkilöä valitaan työryhmään.

Päätös Seurakuntaneuvosto valitsi keskuudestaan työryhmään Irmeli Hoffrénin, Mirja Suhosen, Marja Sainion, Anna Talvitien.