Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 28.09.2023/Pykälä 111

GKR 28.09.2023 § 111  

53/03.03/2023  

Beredning Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva, tfn 040 4889 009

Redogörelse Efter omställningsförhandlingar på våren 2021 och omorganisering av organisationen utlokaliserades en del av fastighetsväsendets tjänster i Borgå kyrkliga samfällighet. Ett avtal om fastighetsskötsel ingicks med Lassila & Tikanoja Kiinteistöhuolto Oy. Avtalsperioden är 21.6.2021-31.12.2023 inklusive optioner för åren 2024 och 2025.

Utlokalisering av fastighetsskötsel var ett nytt arrangemang vars funktionsduglighet har granskats under avtalsperioden. Enligt avtalet har både tjänsteleverantören och beställaren behövt utveckla fastighetsskötsel åt önskat, fungerande håll.

Under avtalsperioden har tjänstens kvalitet varierat stort och användarna har gett mycket respons på tjänstens dåliga kvalitet. Bland annat har man blivit tvungen att göra flera reklamationer i förhållande till fakturering, uppgifter som hör till avtalet har upprepade gånger lämnats ogjorda och ärenden som har kommits överens om på kvalitetsmöten har inte främjats enligt Beställarens önskemål. Bland annat på grund av dessa ovannämnda grunder kan ibruktagande av avtalsoptioner inte rekommenderas. 

Servicebehoven inom fastighetsskötsel har gåtts igenom och uppdaterats för konkurrensutsättning med en upphandlingsexpert från Hankintapartners Oy. Hankintapartners Oy har berett konkurrensutsättningsmaterialet tillsammans med ansvariga tjänsteinnehavare. De tjänster inom fastighetsskötsel som ska anskaffas ska uppfylla kriterierna och målen när det gäller bl.a. energiuppföljning och -förbrukning i den kyrkliga samfällighetens miljöprogram. Också målen för avfallshantering ska uppnås och de miljöindikatorer för avfallshantering som ska uppföljas ska beaktas. Jämförelsegrunder för anbud kommer fram i upphandlingsdokument men jämförelsegrunden bildas av helheten av kvalitet och pris så att priset inte är den enda jämförelsegrunden. Upphandlingsdokumenten finns som bilaga till föredragningslistan och presenteras vid sammanträdet i nödvändiga delar.

 Upphandlingsannonsen och anbudsbegäran publiceras i HILMA-portalen.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet
1) beslutar att avtalsoptioner för L&T Kiinteistöhuolto Oy inte tas i bruk utan avtalsperioden slutar 31.12.2023.
2) konkurrensutsätter tjänsterna inom fastighetsskötsel i Borgå kyrkliga samfällighet på basis av presenterade upphandlingsdokument. Gemensamma kyrkorådet ger fastighets- och anskaffningschefen fullmakt att göra eventuella tekniska korrigeringar till innehållet i upphandlingsdokument innan det publiceras. Anskaffningen publiceras i HILMA-portalen.

Beslut 1. Förslaget godkändes.
2. Förslaget godkändes. Gemensamma kyrkorådet gjorde ett texttillägg i anbudsbegäran till punkt "Andra krav på deltagande". Texttillägget finns som bilaga till protokollet.