Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 16.11.2023/Pykälä 153

GKR 16.11.2023 § 153  

53/03.03/2023  

Beredning Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva, tfn 040 4889 009

Redogörelse Borgå kyrkliga samfällighet beslutade vid gemensamma kyrkorådets sammanträde 28.9.2023 § 111 konkurrensutsätta heltäckande tjänsterna inom fastighetsskötsel för följande fyra (4) år (2024-2027) som en anskaffning som överskrider EU-tröskelvärde genom öppet förfarande.

I den egentliga konkurrensutsättningen ingick tjänster som används omfattande inom fastighetsskötsel bl.a.

-          Skötsel och underhåll av fastigheter året runt med beaktande av årstider

-          Jour och mottagning av felanmälningar 24/7/365

-          Dörrarnas öppningstjänst 24/7/365

-          Användning av programvaran Granlund Manager i det dagliga arbetet

-          Beaktande av unikheten av arbete i den kyrkliga samfälligheten

-          Uppföljning av evenemangskalender Prime och beaktande av dessa i det dagliga arbetet

-          Experttjänster

-          Anställda, arbetsledningen och kundchefen deltar i utbildningar som Upphandlingsenheten ordnar och lär sig att använda anordningar som behövs i arbetet

Syftet med upphandlingen var att nå en heltäckande lösning som betjänar Borgå kyrkliga samfällighet under följande fyra (4) år.

Anbudsbegäran publicerades via Hilma 12.10.2023.

Tidsfristen för mottagning av anbud var 10.11.2023 kl. 16.00.

Anbudsgivarna var tvungna att bekanta sig med objekten på förhand. Bekantskap ordnades 24.10.2023.

Anbudsgivarna hade möjlighet att ställa preciserande frågor om upphandlingen senast 25.10.2023. På frågorna svarades i samlad form 26.10.2023.

Anskaffningen genomfördes som total anskaffning och den kunde inte delas i bitar. Som urvalsgrunder fungerade jämförelsepris med vikt på 60 % och kvalitativa och funktionella kriterier med 40 %.

Kvalitativa och funktionella kriterier fördelades på följande sätt:

• Utredning om hur projektet och kundrelationen har omfattats (t.ex. introduktionsplan för anställda, systemet med ersättare) och om hur kundrelationen sköts på årsnivå genom att innehålla dessutom en rapporteringsplan (programmet Granlund Manager) och om kontinuerlig kvalitetssäkring och utveckling av tjänsten. (20 poäng)
• Förslag på personalens yrkesmässiga kompetens, utbildning och arbetserfarenhet och tillräcklig finskspråkig personal och arbetsledning (5 poäng)
• Minst tre (3) referenser för skötsel av motsvarande objekt under senaste två (2) år (5 poäng)
• Utredning om redskap/materiel som används och som lämpar sig för alla arbetsuppgifter och den andel av dessa som uppfyller kriterierna för hållbar utveckling / koldioxidneutralitetsmål med beaktande av Kyrkans miljödiplom som har beviljats upphandlingsenheten (10 poäng)

Syftet med kvalitativa faktorer var att säkra anbudsgivarens förmåga att sköta helheten under hela avtalsperioden.

Eftersom tidsristen för inlämnande av anbud infaller efter att föredragningslistan skickas, levereras jämförelsen av anbud och den tjänsteleverantör som blir vald elektroniskt till medlemmarna i gemensamma kyrkorådet före sammanträdet (e-post + Teams). Jämförelse och förslag på den tjänsteleverantör som blir vald bifogas i protokollet.

Jämförelse av anbud finns som bilaga till föredragningslistan.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar anskaffa tjänsterna inomf fastighetsskötsel för följande fyra (4) år enligt jämförelsen av anbud. Den tjästeleverantör som blir vald antecknas i beslutet.

Denna paragraf justeras omedelbart.

Beslut Enligt beslutsförslag.

Paragrafen justerades omedelbart.