Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 26.10.2023/Pykälä 126

GKR 26.10.2023 § 126  

112/03.03.00/2022  

Beredning Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva, tfn 040 4889 009

Redogörelse Den kyrkliga samfällighetens lokaliteter kan överlåtas till allmännyttiga föreningar och samfund som ligger nära församlingsverksamheten enligt de principer som gemensamma kyrkorådet i Borgå kyrkliga samfällighet beslutat. Lokaliteter kan överlåtas på basis av inom utsatt tid inkommen anhållan mot en lokalitetshyra enligt det av gemensamma kyrkorådet godkända avgiftshäftet.

Utgångspunkten är att församlingarnas (och den kyrkliga samfällighetens) egen verksamhet alltid går före vid överlåtelsen av lokaler. Om församlingarna (eller samfälligheten) själva behöver lokaler för sina sammankomster blir föreningarna tvungna att avstå från sin mötestid eller byta tiden mot en annan lämplig tid. Samfälligheten informerar föreningarna om eventuella avvikelser minst 2 veckor i förväg genom att kontakta föreningens ansvarsperson för tillställningen.

Den som använder lokalen ska göra eventuella förberedelser och städningar inom den tid som har markerats i bokningen. För de lokaler som inte har städats debiteras en straffavgift enligt avgiftshäftet, även om lokalen hade överlåtits utan avgift.

Bokningen markeras i systemet för bokning av lokaler Prime och på fliken NÄRMARE UPPLYSNINGAR i systemet för bokning av lokaler markeras aktuella kontaktuppgifter till gruppens ansvarsperson samt eventuella övriga uppgifter (beräknat antal deltagare, nödvändiga arrangemang i lokalen, nycklar/eventuella avståndsstyrningar av dörrar, tekniken som används, serveringar m.m.).

Salar och möteslokaler i församlingshemmet och Mariagården samt kyrkor kan på basis av anhållan som inkommit inom utsatt tid överlåtas utan vederlag genom kyrkoherdarnas tjänsteinnehavarbeslut enligt följande:

Inga vaktmästartjänster eller andra tjänster ingår i lokalitetshyrorna, utan lokalerna överlåts för självständig användning. Mötes- eller andra matserveringar sköts genom köket som är i gemensam användning eller beställs från matserviceleverantören. Användaren ska städa utrymmen så att de är i samma skick som i utgångsläge för att vi ska kunna garantera att det är lätt för den följande hyresgästen att använda lokalerna.

Utgångspunkten för kostnadsfri överlåtelse av lokalerna ska vara att den utomstående användningen av lokalerna inte orsakar extra personal- eller andra kostnader för den kyrkliga samfälligheten och samfällighetens kostnader kan skäras ner på en allmän nivå.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar godkänna de ovan refererade principerna för överlåtande av möteslokaler till föreningar tills vidare. Aktualiteten av principerna granskas varje år och gemensamma kyrkorådet beslutar om ändringar.

Beslut Förslaget godkändes.