Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 26.10.2023/Pykälä 126

YKN 26.10.2023 § 126  

112/03.03.00/2022  

Valmistelu Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Eloneva, puh. 040 4889 009

Selostus Porvoon seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston päättämien periaatteiden mukaan seurakuntayhtymän tiloja voidaan luovuttaa seurakuntatoimintaa lähellä olevien yleishyödyllisten yhdistysten ja yhteisöjen käyttöön. Tiloja voidaan luovuttaa määräaikaan saapuneiden hakemusten perusteella yhteisen kirkkoneuvoston hyväksymän maksuvihkon mukaista tilavuokraa vastaan.

 Lähtökohtana tilojen luovutuksessa on, että seurakuntien (ja seurakuntayhtymän) oma toiminta on aina etusijalla tiloja luovutettaessa. Mikäli seurakunnat (tai yhtymä) itse tarvitsevat tiloja tilaisuuksia varten, yhdistykset joutuvat luopumaan kokoontumisajasta tai vaihtamaan aikaa. Mahdollisista poikkeamista informoidaan ryhmien vastuuhenkilölle vähintään 2 viikkoa ennen tilavarauksen peruuntumista.

 Tilan käyttäjän tulee tehdä tilaisuuden mahdolliset valmistelut ja siivoukset varaukseen merkityn ajan sisällä. Siivoamatta jätetyistä tiloista peritään sakkomaksu maksuvihkon mukaisesti, vaikka tila olisi luovutettu maksutta.

 Varaus merkitään Prime-tilavarausjärjestelmään ja tilavarausjärjestelmän TARKEMMAT TIEDOT -välilehdelle merkitään ryhmän vastuuhenkilön ajantasaiset yhteystiedot sekä mahdolliset muut tiedot (arvioitu tilaisuuden osallistujamäärä, tarvittavat tilajärjestelyt, avaimet/ mahdolliset ovien etäohjaukset, käytettävä tekniikka, tarjoilut yms.).

 Kirkkoherrojen viranhaltijapäätöksellä seurakuntakodin/-keskuksen sali- ja kokoontumistiloja sekä kirkkoja voidaan luovuttaa myös veloituksetta määräaikaan mennessä toimitetun hakemuksen perusteella seuraavasti:

 Luovutettaviin tilaisuuksiin ei sisälly vahtimestari- tai muita palveluita, vaan tilat luovutettaan omatoimiseen käyttöön. Kokous- tai muut ruokatarjoilut hoidetaan yhteiskäytössä olevan keittiön kautta tai tilataan ruokapalvelutoimittajalta. Tilat tulee siistiä lähtötilanteen mukaiseen tilaan käyttäjän toimesta, jotta voidaan taata seuraavan tilavuokraajan tilojen helppo käyttö.

 Tilojen veloituksettoman luovutuksen lähtökohtana tulee olla, että seurakuntayhtymälle ei aiheudu ulkopuolisesta tilankäytöstä ylimääräisiä henkilöstö- tai muita lisäkustannuksia ja yhtymän kuluja pystytään yleisellä tasolla karsimaan.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä edellä selostetun mukaisesti toistaiseksi voimassaolevat kokoustilojen luovuttamisen periaatteet ja tilojen luovuttamisen yhdistyksille. Periaatteiden ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain ja muutoksista päättää yhteinen kirkkoneuvosto.

Päätös Esitys hyväksyttiin.