Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 19.08.2025/Pykälä 65

SN 19.08.2025 § 65  

66/00.01.02/2022  

Selostus Asian tausta

Seurakuntaneuvosto hyväksyi 19.12.2023 (§ 108) pitämässään kokouksessa Porvoon suomalaisen seurakunnan hallintosäännön 1.1.2024 alkaen. Hallintosääntö oli laadittu Kirkkohallituksen laatiman malliohjesäännön mukaisesti ottaen huomioon 1.7.2023 voimaan tulleet Kirkkolain ja Kirkkojärjestyksen muutokset.

Hallintosäännön muutosta oli Suomen evankelis-luterilaisen kirkon paikallisseurakunnissa ja seurakuntayhtymissä jouduttu odottamaan pitkään, koska eduskunnan hallintovaliokunta päätti keväällä 2020 palauttaa kirkkolain kokonaisuudistuksen kirkolle uudelleen valmisteltavaksi.

Tämä kirkkolain pitkittynyt uudistus hidasti koronapandemian ohella paljon niitä johtamisrakenteen ja toiminnanohjauksen uudistamistarpeita, jotka kirkkoherra oli kirjannut vajaan vuoden virassa toimiessaan syksyllä 2019 pidettyyn piispantarkastuksen yhteydessä laatimaansa oheiseen asiakirjaan Porvoon suomalaisen seurakunnan toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmä.

Piispantarkastukseen laaditun toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmän perustamisen jälkeen valmistui Porvoon suomalaisen seurakunnan strategia vuosille 2021-2026. Strategian toiminnallistamisen varmistamiseksi luotiin strategian tavoiteryhmät, joiden kautta myös kunkin työntekijän henkilökohtaiset suorituslisätavoitteet on suurimmaksi osaksi asetettu.

Tämän seurauksena Porvoon suomalaisessa seurakunnassa on ollut samaan aikaan sekä työalapohjainen tiimirakenne että strategiasta johdetut tavoiteryhmät, joiden päällekkäinen koordinointi on ollut työajallisesti haasteellista ja osin työntekijöitä hämmentävää.

Tämän seurauksena päätettiin uudistaa organisaatiota niin, että se mahdollistaisi paremmin vastaamaan strategian toteuttamista. 

Johtamisjärjestelmän kehittäminen

Seurakuntaneuvoston kokouksessa 19.12.2023 (§ 109) perustettiin seurakuntaneuvoston alainen valmisteluryhmä Porvoon suomalaisen seurakunnan johtamisjärjestelmän laatimiseen. Työryhmään valittiin Irmeli Hoffrén, Mirja Suhonen, Marja Sainio ja Anna Talvitie.

Työryhmä piti yhteensä kolme pidempää kokousta, joista jokaisesta informoitiin seurakuntaneuvostoa seuraavasti (valmisteluryhmän, VR:n kokous pvm. ja seurakuntaneuvoston, SN informoinnin pvm.)

-          VR:n kokous 31.1.2024, SN 13.02.2024 § 16 (kohta 2.)

-          VR:n kokous 19.2.2024, SN 19.03.2024 § 23 (kohta 2.)

-          VR:n kokous 15.8.2024 yhdessä yhteistoimintaryhmän YTRY kanssa, ja tästä pidettiin erillinen SN iltakoulu 10.9.2024. Tällöin avattiin 15.8.2024 kokouksessa vierailleen Kallion seurakunnan kirkkoherra Riikka Reinan esittelemän Kallion seurakunnan strategialähtöisestä organisaatiomallista, jonka pohjalta valmisteluryhmä oli laatinut Porvoon suomalaisen seurakunnan organisaatiomallin.

Lisäksi seurakuntaneuvosto käsitteli 17.9.2024 (§ 52, kohta 2.) iltakoulussa 10.9.2024 käsiteltyä organisaatiomuutosprosessia työaloilla ja tällöin sovittiin, että syyskaudella toteutettaisiin SWOT-analyyseja kullakin työaloilla ja tiimeissä, jotta kartoitetaan sisäisiä vahvuuksia ja heikkouksia sekä ympäristön mahdollisuuksia ja uhkia uuden organisaatiomallin kannalta, joita oli esitelty jo seurakuntaneuvoston iltakoulussa 10.9.2024.

Tämän SWOT-analyysin avulla haluttiin varmistua siitä, että osaamme ottaa sisäisten vahvuuksien ja ympäristön mahdollisuuksien lisäksi huomioon myös sisäiset heikkoudet ja ympäristön uhat organisaatiomuutosta tehtäessä. Eri työalojen ja tiimien koonnit tuotiin 10.12.2024 (§ 76) seurakuntaneuvoston kokoukseen tiedoksi. Nämä SWOT-tekijät on otettu huomioon, kun olemme kevätkauden aikana neuvotellen suunnitelleet johtosääntöä.

Hallintosäännössä määrittely päätöksentekovallasta

Ohessa olevassa Porvoon suomalaisen seurakunnan hallintosäännössä on määritelty luvussa 3. Toimielinten tehtävät ja päätöksentekovalta seuraavasti:

-          5 § Seurakuntaneuvoston tehtävät ja päätösvalta  

-          6 § Kirkkoherran vastuu ja päätösvalta

-          7 § Muiden työntekijöiden päätöksentekovalta ja hankintarajat

Johtosäännön 3. luvun 7 § kirjaus muiden työntekijöiden päätöksentekovalta ja hankintarajat on seuraava:

"Seurakunnan lähiesihenkilöiden ja työaloista vastaavien työntekijöiden päätöksentekovalta on kirjattu Porvoon suomalaisen seurakunnan viranhaltijoiden johtosääntöön.

Näiden työntekijöiden toimivaltaan kuuluvasta hankinnoista, avustuksista, palvelujen ostoista ja maksuvapautuksista määritellään viranhaltijoiden johtosäännössä. Niitä koskevista hankintavaltuuksien euromääräistä rajoista (tavaroiden ja palvelujen osto) päätetään vuosittain seurakuntaneuvostossa."

Seurakuntaneuvosto valtuutti samalla kirkkoherran viranhaltijapäätöksellään delegoimaan harkintansa mukaan hallintosäännössä hänelle myönnettyä

päätöksentekovaltaa lähiesihenkilöille ja työalavastaaville ennen kuin suomalaisen seurakunnan viranhaltijoiden johtosääntö on hyväksytty. Kirkkoherra teki tämän mukaisen viranhaltijapäätöksen 22.1.2024 (§ 4/2024).

Lakimiesasessori Ritva Saario esitteli 8.4.2025 seurakuntaneuvostossa seurakuntaneuvoston, kirkkoherran ja esihenkilöiden sekä viranhaltijoiden roolia seurakunnan kokonaisuudessa.

Suomalaisen seurakunnan hallintosääntö määrittelee 5 §:ssä seurakuntaneuvoston tehtävät ja päätösvalta mm. seuraavasti:

"1.  hyväksyy seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelman sekä toimintakertomuksen ja päättää niiden varojen käytöstä, jotka seurakunnalle osoitetaan Porvoon seurakuntayhtymän talousarviossa.

8.  huolehtii nelivuotisen luottamushenkilökauden aikana Porvoon suomalaisen seurakunnan strategian valmistelusta/päivittämisestä sekä vahvistaa sen viimeistään viimeisen toimintavuotensa aikana

9. vahvistaa Porvoon suomalaisen seurakunnan toiminnanohjaus- ja johtamisjärjestelmän."

Nämä em. nykyiseen hallintosääntöön tehdyt kirjaukset vastaavat hyvin sitä, miten lakimiesasessori kuvasi (dia 6.) luottamushenkilöiden tehtäväksi vastata strategisesta johtamisesta, jossa luottamuselinten tehtävä on päättää toiminnan yleisistä linjoista, painopisteistä ja tavoitteista (dia 6).

Saario määritteli operatiivinen johtamisen kirkkoherran, johtavien viranhaltijoiden, päälliköiden ja esihenkilöiden tehtäväksi. Tällöin heidän tehtävänään on strategian toimeenpano, toiminnan järjestämisen tavat, toiminnan arkiset päätökset sekä esihenkilön työ ja lähijohtaminen (dia 7).

Lisäksi Saario määritteli seurakuntaneuvoston ja operatiivisen johdon tehtäviä diassa 8 seuraavasti:

-          "Seurakuntaneuvosto päättää resurssoinnista toiminta- ja taloussuunnitelmassa sekä rekrytoinneista ja palvelussuhteen päättämisestä, jollei hallintosäännössä ole delegoitu viranhaltijalle

-          Kirkkoherra käyttää ylintä työnjohtovaltaa ja on ylin operatiivinen johtaja. Kirkkoherran alaisuudessa väliesihenkilöitä, jotka toimivaltansa mukaan edustavat työnantajaa henkilöstöön nähden. Toimivalta määritellään hallinto- ja johtosäännöissä (dia 8.)"

Viranhaltijan vastuusta lakimiesasessori Saario totesi, että heidän on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti, tasapuolisesti ja viivytyksettä noudattaen säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä edellyttämällä tavalla. (kirkon viranhaltijalaki 25 §).

Johtosäännössä on otettu huomioon se, että yhteistoimintaryhmästä YTRY on haluttu kehittää selkeästi seurakunnan operatiivinen johtoryhmä. Johtoryhmä ja laajennettu johtoryhmä nimitys otetaan käyttöön 1.9.2025, jolloin lakkaamme käyttämästä yhteistoimintaryhmän nimeä.

Viranhaltijoiden johtosäännön 1. käsittely seurakuntaneuvostossa 

Seurakuntaneuvosto käsitteli 10.6.2025 (§ 52) pidetyssä kokouksessa viranhaltijoiden johtosäännön luonnoksen, jolloin siihen käsittelyn yhteydessä annettiin seuraavaa evästystä:

1. Organisaatiokaavio:

• 1.9.2025 voimaan tulevan, organisaatiokaavion kivijalkaan uutta sanoitusta: "vapaaehtoisuuden, yhteisöllisyyden ja osallisuuden edistäminen". Samoin esityksen neljännessä diassa (yhteisten prosessien esittely) vapaaehtoiset "kutsutaan" mukaan "houkuttelun" sijaan.

2. Johtosääntö (päätöksentekovallan delegointi):

• Kirkkoherran vastuut on kirjattu johtosäännön sijaan hallintosääntöön,

mikä olisi hyvä mainita johtosäännössä.

• Kolmikantaneuvotteluiden sijaan voisi puhua työkyvyn johtamisen

vastuusta lähiesihenkilöllä.

• Kokonaisuuksien vastuuhenkilöiden kurinpito-oikeudet ja -vastuut,

esimerkiksi huomautuksen antamisesta, tulisi kirjata.

3. Toiminnanohjaus:

• Esihenkilön vastuulla on sitoutua strategian mukaisten tavoitteiden toteuttamiseen ja edistämiseen. Esihenkilö sitoutuu seurakuntaan ja seurakunnan toimintaohjeisiin sekä perehdyttämään alaiset niihin ja myös seuraamaan ja valvomaan niiden toteuttamista ja toimimaan itse niiden suhteen esimerkkinä.

Nyt viranhaltijoiden johtosääntö on muokattu 10.6.2025 seurakuntaneuvoston kokouksessa antaman evästyksen mukaisesti ja samalla kirjattu toiminnanohjausjärjestelmää, jossa avataan samalla 1.9. 2025 aloittavan uuden organisaation kokonaisuutta.

Tämä seurakuntaneuvoston evästyksellä täydennetty johtosääntö käytiin läpi yhteistoimintaryhmässä (YTRY) 14.8.2025, joka oli vanhamuotoisen yhteistoimintaryhmän viimeinen kokous. 

Johtoryhmä- ja laajennettu johtoryhmä -nimitykset otetaan käyttöön 1.9.2025.

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto hyväksyy 1.9.2025 voimaan tulevan organisaatiomallin mukaisen viranhaltijoiden (lähiesihenkilön ja prosesseista vastaavien asiantuntijoiden) johtosäännön.

Asian käsittely Kirkkoherra taustoitti organisoitumisprosessia ja -mallia. Hän kertoi myös, että seurakuntaneuvoston toivomuksesta lisätyn huomautuksen antaminen -kohdan sanamuotoon pyydetään vielä tarkennusta lakimiesasessorilta.

Mirja Suhonen ja Anu Harjumaaskola kommentoivat huomautus- ja varoitus-sanojen käytöstä, että huomautus on lievempi, joka ei voi johtaa irtisanomiseen, toisin kuin varoitus. Seurakuntaneuvosto totesi, että sanamuotoon on tärkeää kiinnittää huomiota ja kirjata kyseinen prosessi selkeästi johtosääntöön. Kirkkoherra kertoi lähiesihenkilöiden toivoneen, että varsinaisen varoituksen voisi antaa vain kirkkoherra.

 Kirkkoherra toisti vielä, että hän käy vielä tämän huomatus ja varoitus -kohdan läpi tuomiokapitulin lakimiesasessorin kanssa, jotta kirjaus on tarkasti nykyisen lainsäädännön mukainen (Laki evankelis-luterilaisen kirkon viranhaltijasta ja Kirkkojärjestys). Tämä varmennettu johtosäännön kohta tuodaan tiedoksi sen jälkeen seurakuntaneuvostolle.

Harjumaaskola esitti teknisen täsmennyksen kahteen kohtaan: Tulisi puhua johtoryhmän "tehtävistä" ennemmin kuin "tekijöistä" sekä poistaa sisällysluettelon viimeiset pisteet kaikista paitsi pääotsikoista.

Lisäksi käytiin keskustelua johtosäännössä mainituista "viestintäläheteistä", joka mainittiin nyt ensimmäistä kertaa.

 Seurakuntaneuvosto piti johtosääntöluonnosta selkeänä ja kattavana.
 

Päätös Seurakuntaneuvosto hyväksyi 1.9.2025 voimaan tulevan organisaatiomallin mukaisen viranhaltijoiden (lähiesihenkilön ja prosesseista vastaavien asian-tuntijoiden) johtosäännön edellä mainituilla tarkennuksilla ja lisäyksillä.