Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 08.04.2025/Pykälä 35

SN 08.04.2025 § 35  

14/00.01.02/2025  

Seurakuntaneuvoston kokouksessa 14.1.2025 (§ 8, kohta 2.) avattiin strategian laadintaprosessia kevään 2025 aikana. Tuolloin kirkkoherra esitti oheisen PowerPoint-esityksen, joka esiteltiin samalla viikolla myös työntekijäkokouksessa 16.1.2025.

PowerPoint-esityksessä kuvattiin, miten uuden strategian laadinnassa ja uuden organisaation toiminnan suunnittelussa käydään läpi toimintaympäristön muutosta kevään 2025 aikana seuraavasti:
 

1. Taustatyö strategian laadintaa ja uuden organisaation muodostumista varten

Nuorten miesten uskonnollisuuden nousu (KTM Jaana Haapala)

KTM Jaana Haapala kävi sekä 14.1.2025 seurakuntaneuvoston kokouksessa että 16.1.2025 työntekijäkokouksessa esittelemässä tekemäänsä pääkaupunkiseudulta kerättyä haastatteluaineistoa, jossa selvitetään nuorten miesten hengellisen liikehdinnän vaikuttimia, jotta voidaan ymmärtää, miten heitä on mahdollista kristinuskon ja evankelisluterilaisen kirkon piirissä kohdata.

Haapalan tutkimuksessa on keskitytty niihin nuoriin miehiin, joita kristinusko ja siihen linkitetyt arvot edes jossain määrin puhuttelevat. Joukossa oli sekä uskonnollisia nuoria miehiä että henkilöitä, joilla oli löyhempi suhde kristinuskoon.

Tutkimus on tehty viime syksynä Tikkurilan seurakunnan tilauksesta ja sitä on hyödynnetty myös Kirkkohallituksessa.

Arvot360Kirkko segmenttitutkimuksen Porvoota koskevat tutkimustulokset (TM Jaakko Kaartinen, työntekijäkokous 13.2.2025)

Seurakuntaneuvostolle Kouvolan seminaarista (4.-5. maaliskuuta 2023) tuttu TM Jaakko Kaartinen kävi 13.2.2025 työntekijäkokouksessa avaamassa oheisen PowerPoint-esityksen (Ihmiset, kirkko ja Porvoo) avulla Porvoon tilannetta Arvot360Kirkko-segmenttitutkimuksen valossa.

Kaartiselta oli erikseen pyydetty, että hän antaa vinkkejä siihen, millä tavoin kussakin uuden organisaation kokonaisuudessa on tärkeää ottaa huomioon Arvot360Kirkko-segmenttitietoa. Nämä tiedot on seuraavasti esitetty diasarjassa:

-          Tavoittaminen ja kohtaaminen (diat 15 ja 19)

-          Palvelu (diat 16 ja 20)

-          Kasvatus (diat 17 ja 21)

-          Rukous, yhteys & lähetys (dia nro 18 ja 22)

Näiden lisäksi esityksessä avattiin dioissa 24-32 sitä, miten segmenttitaustaltaan erilaista väkeä asuu eri puolilla Porvoota, mikä on erityisesti aluetyössä ja varhaiskasvatuksessa syytä ottaa huomioon.

Esityksen viimeisissä dioissa tuotiin esiin myös sosioekonomista tietoa Porvoosta ja samalla viimeisessä diassa (nro 40) avattiin strategisessa johtoryhmässä (kirkkoherrat ja hallinto- ja talousjohtaja) yhdessä Jaakko Kaartisen kanssa suunniteltua kaksikielistä tutkimusta, jossa saadaan kerättyä strategian laadinnan yhteyteen laajasti lisätietoja Porvoosta. Samalla voidaan hyödyntää jo valmiina olevaa Arvot360Kirkko-segmenttitietoa.

Tekoälykoulutus (Taneli Katila, työntekijäkokous 6.3.2025)

Mediakouluttaja Taneli Katila avasi 6.3.2025 työntekijäkokoukselle tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksista seurakunnassa. Katila teetti alustuksensa yhteydessä harjoituksen, jossa työntekijät pääsivät kokeilemaan, miten tekoälyä voi hyödyntää oman työn suunnittelussa tai strategiatyön teossa.

Katila pitää 8.5.2025 erillisen työpajan strategian laadintaa varten yhteistoimintaryhmälle ja alkusyksyyn on tulossa koulutus uusien kokonaisuuksien viestinnän yhdyshenkilöille ja muille asiasta kiinnostuneille työntekijöille.

Seurakuntalaisille/porvoolaisille suunnatun tutkimuksen toteuttaminen (Jaakko Kaartinen, jonka laatima esitys näytettiin 27.3.2025 työntekijäkokouksessa)

Jaakko Kaartinen vieraili keskiviikkoaamuna 26.3.2025 strategisessa johtoryhmässä, jossa käytiin läpi sekä Nurmijärven seurakunnassa tehtyä tutkimusta (rippikoululaisille erillinen tutkimus ja laaja tutkimus seurakuntalaisia varten) että Helsingin seurakuntayhtymässä tehtyä laajempaa, enemmän helsinkiläisten mielikuvia mittavaa tutkimusta.

Porvoossa toteutetaan kolme erillistä tutkimusta, joita voidaan Arvot360Kirkko-aineoston kautta peilata toisiinsa:??

a)      Kaikeille kesän rippikoululaisille toteutetaan kaksikielinen kysely rippileireillä ja päivärippikoulussa oppituntien yhteydessä.

-          kaikille riparilaisille teemalla "te olette seurakunta (muodostatte / omistatte sen yhdessä jäseninä) ja olemme kiinnostuneita juuri teidän kaikkien näkemyksistä"

-          tähän laaditaan yhteinen ohjeistus?oppituntien pitoa varten.

b)      Seurakuntalaisille ja porvoolaisille suunnattu kysely toteutetaan laajasti elokuun aikana (mainostus Itäväylä, some-kanavat sekä seurakunnan oma viestintä postistuslistojen ym. kautta)?

c)      Erillinen kysely viimeisen vuoden aikana hautaustoimen kanssa tekemisissä oleville omaisille?

-          Tämä räätälöidään koko hautausprosessista ja se voidaan Arvot360Kirkko segmenttitiedon kautta skaalata rikastuttamaan koko laajemman seurakuntalaiskyselyn tuloksia

Kaikki edellä mainitut kolme kyselyä kytketään Jäsen360kirkko-segmenttitietoon. Tämä tapahtuu niin, että tietyt kysymykset ovat faktorien kärkimuuttujia (korkeimmat latauspisteet), jotka erottelevat parhaiten vastaajia ja niiden perusteella voimme sijoittaa vastaajat eri segmenttiryhmiin.

Työntekijöille avattiin 27.3.2025 työntekijäkokouksessa kyselyn ideaa ja kuinka heiltä kerätään kevään aikana ideoita eri aihealueista kaikkiin kolmeen kyselyyn, joiden pohjalta Jaakko Kaartinen laatii varsinaiset kysymykset kolmeen eri kyselyyn.  ?

Ohessa on Jaakko Kaartisen laatima PowerPoint-esitys kyselyjen ideasta (Toimintaympäristöanalyysi, kohderyhmätutkimus ja strategiaan sovitettu raportointi Porvoon seurakunnille ja seurakuntayhtymälle), jossa on esimerkin omaisesti esillä aihealueita, joita on käytetty kyselyissä.

Kaartinen joutui laatimaan esityksen hyvin nopealla aikataululla, joten nämä kysymyskokonaisuudet ovat vain esimerkkejä, jotka räätälöidään yhdessä koko seurakuntayhtymässä (hallintovirasto ja molemmat seurakunnat) vastaamaan Porvoon tilannetta. Kyselyn kysymyksistä osa on suoraan Nurmijärven seurakunnan kyselystä eivätkä siis vastaa Porvoon tilannetta.

2. Kaikkien työntekijöiden osallistaminen uuden organisaation rakentamiseen sekä toimintasuunnitelman vuodelle 2026 ja tulevan strategian laatimiseen

Kirkkoherra muistutti 27. maaliskuuta 2025 työntekijäkokouksessa siitä, miten strategian laadinta ja uuden organisaation rakentaminen on jaettu kolmeen eri osaa:

Miten on edetty:
Vaihe 1. Missä olemme

-          Kevään aikana olemme tutustuneen edellä kuvatulla tavalla toimintaympäristön muutoksiin. Näin olemme luoneet strategian laadinnan perustaa eli olemme ratkoneet kysymystä: MISSÄ OLEMME.

-          Kukin kokonaisuus kokoontuu toukokuun aikana ja käy läpi, mihin nämä kevään aikana käydyt tutkimustulokset haastavat kutakin toimintoa.

Miten tullaan etenemään:
Vaihe 2. Mihin meidän pitäisi mennä

-          Loppukeväästä ja syyskauden aikana pohditaan sitä, miten nämä toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaikuttavat pidemmän aikavälin strategisiin tavoitteisiin ja mitä olisi hyvä ottaa huomioon jo tulevan vuoden 2026 toimintasuunnitelman ja suorituslisätavoitteiden laadinnassa.

-          Tällöin vastaamme kysymykseen: MIHIN MEIDÄN PITÄISI MENNÄ.

-          Kullekin kokonaisuudelle on varattu puolen päivän konsultaatio Jaakko Kaartisen kanssa elo-syykuulle, joissa hän avittaa kutakin kokonaisuutta laatimaan aineistoa 28.9.2025 pidettävään seurakuntaneuvoston ja työntekijöiden yhteiseen strategiapäivään:

• mitä strategisia tavoitteita on hyvä nostaa esille ja kuinka yksittäisten työntekijöiden työ liittyy sen toteuttamiseen
• miten laajasti me otamme huomioon ja palvelemme eri segmenttiryhmiä

-          Jaakko Kaartinen osallistuu ulkopuolisena konsulttina 28.9.2025 pidettävään seurakuntaneuvoston ja työntekijöiden yhteiseen strategiapäivään. Samalla hän avaa prosessin yhteydessä seurakuntalaistutkimuksen tuloksia ja kuinka ne on tärkeää ottaa huomioon kussakin kokonaisuusuudessa.

Miten tullaan etenemään:
Vaihe 3. Kuinka me pääsemme sinne 

Tässä "kuinka me pääsemme sinne" -vaiheessa kiteytämme kullekin kokonaisuudelle strategiset haasteet tavoitteiksi ja kuvaamme myös sitä, miten konkreettisesti aioimme toteuttaa tavoitteen:

-          pidemmän ajan strategiset tavoitteet

-          niistä johdetut lyhyemmän ajan toimintasuunnitelman tavoitteet (mihin on tärkeä keskittyä heti)

-          erilaiset kokeilut kohderyhmien kanssa (palvelumuotoilu)

-          mitä meidän täytyy erityisesti ottaa huomioon yhteisissä prosesseissa

Lokakuun aikana kukin uuden organisaation kokonaisuus hyödyntää 28.9.2025 seurakuntaneuvoston ja työntekijöiden yhteisen strategiapäivän aikana syntynyttä materiaalia ja kiteyttää sitä strategisiksi pidemmän ajan tavoitteiksi ja suunnittelee, missä järjestyksessä niitä on hyvä laitaa käytäntöön (kirjataan toimintasuunnitelman tavoitteita seuraavalle vuodella ja hahmotellaan ajatuksia myös seuraaville vuosille).

3. Vapaaehtoisuuden tavoitteen tukeminen

Työyhteisön sisällä käytyjen keskustelujen kautta on vahvistunut käsitys siitä, että työyhteisön sisällä on tärkeää luoda yhteisiä oppimisprosesseja vapaaehtoistyön tavoitteen toteutumiseksi. 

Vapaaehtoisuuden nostaminen keskeiseksi strategiseksi tavoitteeksi kaikille työntekijöille edellyttää työtapojen uudistamista, joka osin myös haastaa aikaisempia työtapoja ja ammatti-identiteettiä.

On tärkeää yhä enemmän omaksua työnäkyä siitä, että vapaaehtoisia ei enää nähdä vain työntekijöiden "apureina" toteuttamassa tiettyjä vapaaehtoistehtäviä. Sen sijaa on hyvä yhdessä vapaaehtoisten kanssa tavoitella uudenlaisena toimintatapaa, jolla vahvistetaan vapaaehtoisten yhteisöjen rakentumista seurakuntaan eri toiminta-aluille.

Tällöin työntekijän tehtävänä on toimia valmentavan fasilitaattorin roolissa ja samalla vahvistaa vapaaehtoisten psykologista omistajuutta omiin tehtäviinsä. Tämän tyyppistä toimintatapaa on laajasti viljelty mm. Helsinki- ja Tampere Missioissa, joissa moni toiminto rakentuu pitkälti vapaaehtoisen kansalaistoiminnan varaan.

Kirkkoherra käy kokouksessa läpi sitä, miten vapaaehtoistyössä on eri yhteisöissä otettu huomioon seuraavia kokonaisuuksia:

• Yhteisöllisyyden ja osallisuuden edistäminen
• Yhteisön arvojen ja pelisääntöjen rakentaminen vapaaehtoisverkostoissa
• Vapaaehtoisten perehdytys ja koulutus
• Vapaaehtoisten motivointi ja sitouttaminen
• Vapaaehtoisten hyvinvoinnin tukeminen
• Vapaaehtoisten viestintä (kutsuminen ja verkoston ylläpito)

Tämän tiimoilta on toivottu työyhteisölle yhteistä koulutusta syyskaudelle 2025 ja sen jälkeen kullekin toiminnolle räätälöityjä oppimisprosesseja vuodelle 2026.

Kirkkoherra avaa kokouksessa tarkemmin kutakin edellä mainituista kokonaisuuksista.

Kokousasian liitteet ovat luettavissa seurakuntaneuvoston Teams-kansiossa:

• Organisaatiomallin esittely seurakuntaneuvostossa 14-1 ja työntekijäkokouksessa 16-1-2025
• Nuoret miehet - Porvoossa 30.1.2025
• 2025-03-06_Tekoäly_johdantokoulutus__Porvoon_suomalainen_seurakunta
• Jaakko Kaartinen - Ihmiset, kirkko ja Porvoo - 13.2.2025 työntekijäkokous
• Porvoon seurakuntien ja yhtyma?n toimintaympa?risto?tutkimus 2025 - Jaakko Kaartinen

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto käy keskustelua ja tuo esille näkemyksiään ja toiveitaan operatiiviselle johdolle uuden organisaatiorakenteen käyttöönottoon valmistautumisesta sekä tulevan strategian ja vuoden 2026 toimintasuunnitelman laatimisesta.

Asian käsittely Kirkkoherra kävi läpi strategiantekoprosessia PowerPoint-esityksen avulla, joka liitetään kokouksen jälkeen seurakuntaneuvoston Teams-kanavalle kokouskansion liitteisiin. Hän kertoi, kuinka stragiaprosessia vedetään läpi yhdessä lähiesihenkilöiden kanssa kaikkia seurakunnan työntekijöitä laajasti osallistaen. Tällöin korostuu yhteinen oppimisprosessi itse strategian laadinnan valmistelun lisäksi.

 Kirkkoherra nosti esiin strategian laadinnan taustana olevat materiaalit, jotka on liitetty seurakuntaneuvoston Teams-kanavalle. Näiden tueksi saadaan vielä lisää Porvoota koskevaa tutkimustietoa yhtymän ja seurakuntien yhteisten seurakuntalaiskyselyiden kautta, jotka on myös linkitetty Arvot360Kirkko-segmenttitutkimukseen.

 Seurakuntaneuvosto kävi aiheesta vilkasta keskustelua. Puheenvuoron käyttäneiden kommenteista ja kysymyksistä laaditaan seurakuntaneuvoston Teams-kanavan kokouskansioon muistio, jota käytetään evästyksenä seurakuntaneuvoston ja työntekijöiden yhteisen stratgiaseminaarin (28.9.2025) jatkovalmisteluja varten.

 Keskustelun päätteeksi kirkkoherra kiteytti keskustelusta ne asiat, jotka kirjataan päätöksenä seurakuntaneuvoston antamaan evästykseen jatkovalmisteluille.

 

Päätös Seurakuntaneuvosto

1. piti hyvänä koko seurakuntayhtymässä (hallinto ja seurakunnat) tehtävien laajojen kyselytutkimusten toteuttamista strategian laadinnan valmistelun yhteydessä ja niiden hyödyntämistä asiantuntija-aineistojen tukena.

2. antoi seuraavaa evästystä tulevaa yhteistä 28.9.2025 strategiaseminaaria varten:
- seminaariin kutsutaan mukaan seurakuntaneuvoston ja työntekijöiden lisäksi nuorten vaikuttajaryhmä.
- seminaarissa varataan aikaa myös työpajamaiseen työskentelyyn, jonka aikana luottamushenkilöt pääsevät vuorovaikutukseen toiminnallisten kokonaisuuksien työntekijöiden kanssa.
- seurakuntaneuvosto kannattaa kullekin uuden organisaation kokonaisuudelle "luottamushenkilökummien" nimeämistä, jotka ovat strategiaseminaarin jälkeen tiiviimmin mukana näiden kokonaisuuksien strategiaosuuksien laadinnassa.