Församlingsrådet
Pöytäkirja 08.04.2025/Pykälä 36

FR 08.04.2025 § 36  

11/01.01.00/2025  

Beredning kyrkoherde Mats Lindgård tfn 040-594 6038

Redogörelse Församlingsrådet har i samband med uppgörandet av personalplan för åren 2025 - 2026 meddelat att man önskar att den tjänst som ansvarar för församlingens kommunikations- och informationsverksamhet i framtiden uppdateras på ett sådant sätt att kravnivån höjs. Detta förverkligas smidigast genom att dra in tjänsten som informationssekreterare från det datum tjänsten blir vakant och samtidigt inrätta en ny tjänst. I ett annat ärende föreslås därför att tjänsten som informationssekreterare dras in från och med 1.1.2026.

 Den nya tjänsten kan inrättas från ett tidigare datum. På detta sätt garanteras att skötseln av församlingens kommunikations- och informationsärenden kan skötas utan avbrott också under avgående informationssekreterarens semester före avgångstidpunkten. Förslaget är att en ny tjänst för kommunikation inrättas från 1.9.2025.

 Utgående från diskussioner med samfällighetens förvaltnings- och ekonomidirektör och samfällighetens personalchef finns det ett samförstånd om att den nya tjänst som föreslås inrättas i Domkyrkoförsamlingen samtidigt också kunde ansvara för en del av de kommunikationsuppgifter som sorterar under samfälligheten. Samfälligheten skulle därmed också medverka i finansieringen av kostnaderna för den nya tjänsten, förslagsvis 30 % av lönekostnaderna.

 Eftersom uppgifter såväl inom Domkyrkoförsamlingen som inom samfälligheten kommer att skötas inom ramen för den nya tjänsten är det befogat att den nya tjänsten inrättas med benämningen kommunikationschef. Benämningen är lämplig också av andra skäl. Bland annat kommer Domkyrkoförsamlingens övriga anställdas informations- och kommunikationsverksamhet att koordineras av den nya tjänsteinnehavaren. Med benämningen kommunikationschef är det också lättare att få tillträde till en del kommunikationsnätverk inom kyrkan, nätverk som Domkyrkoförsamlingen och samfälligheten har nytt av att ingå i.

 Preliminärt skulle beskrivningen av uppgifterna för den nya tjänsten som kommunikationschef vara följande:

 Befattningens syfte och mål

 Kommunikationschefen är Borgå svenska domkyrkoförsamlings (70%) och Borgå kyrkliga samfällighets (30%) kommunikationsexpert.

 Syftet är att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv kommunikation externt och internt genom att utveckla och upprätthålla både processer, kunskap och nätverk för kommunikationsarbetet.

 Målet är att kommunikationen ska tjäna församlingens och samfällighetens strategiska målsättningar.

 Befattningens huvudsakliga innehåll:

 - Skapa strukturer som möjliggör kommunikationsarbetet

 o  Svara för att det finns ändamålsenliga processer för kommunikationsarbetet

 o  Ta fram och kommunicera nödvändiga manualer och instruktioner

 o  Genom utbildning och coachning möjliggöra att varje medarbetare kan utföra sin roll inom kommunikationsarbetet, till exempel föra in innehåll på webbplatsen

 o  Sammankalla och leda arbetet i församlingens kommunikationsteam

 o  Stöda ledningens kommunikation

-       Samordna och delta i innehållsproduktion för de strategiskt valda kommunikationskanalerna

o Annonsering i BBL och KP

o Innehåll för insidorna i KP (sammankallar och leder redaktionsgruppen)

o Församlingens kanaler på sociala medier

o Tryckprodukter så som publikationer, broschyrer och flyers

o Strömning av gudstjänster

o Vara huvudanvändare för församlingens webbplats

- Informera

o Samarbetar med lokalmedierna, svara för pressinformation gällande församlingsrådets beslut, församlingens utveckling och verksamhet

- Svara för strategisk planering, utveckling och analys av kommunikationsarbetet

o Kontinuerligt utveckla arbetet, processer, metoder, kanaler i samråd med kyrkoherden, kommunikationsteam och andra relevanta parter

o Uppgör informationens verksamhets- och ekonomiplanen samt verksamhetsberättelse

o Utgående från församlingens strategi ta fram en kommunikations-/innehållsplan tillsammans med kommunikationsteamet

o Upprätthålla nätverk, bland annat med kyrkans kommunikationschefer och nätverket för Borgå stifts kommunikatörer.

o Svara för samverkan för kommunikationsarbetet mellan domkyrkoförsamlingen, Porvoon suomalainen seurakunta och Borgå kyrkliga samfällighet

o Bereda ärenden gällande kommunikation till församlingsrådet och gemensamma kyrkorådet

- Tillsammans med Borgå kyrkliga samfällighet svara för nödvändig infrastruktur för kommunikationsarbetet

o Webbplatsleverantör

o Teams, bildbank, annan relevant programvara till exempel Canva

o Tillgänglighetsutlåtande

 - Utför övriga uppgifter som tilldelas av kyrkoherden, församlingsrådet eller förvaltnings- och ekonomidirektören.

 Behörighetskravet för tjänsten i fråga föreslås vara lämplig högskole-examen och erfarenhet av kommunikationsverksamhet. Den preliminära uppgiftsbeskrivningen som beskrivits ovan kan justeras i samband med att tjänsten tillsätts. Tjänstens lön föreslås utgå från kravgrupp 602. Kyrkoherden i Domkyrkoförsamlingen fungerar som förman för tjänsteinnehavaren. Avsikten är att tillsätta tjänsten genom internt tillsättningsförfarande så snart beslutet om inrättande av tjänsten vunnit laga kraft. En preciserad tjänstebeskrivning bifogas i samband med att tjänsten tillsätts.

Beslutsförslag Församlingsrådet besluter
1) inrätta en tjänst som kommunikationschef från och med 1.9.2025,
2) att tjänsten som kommunikationschef betjänar såväl Domkyrkoförsamlingen (70 %) som Borgå kyrkliga samfällighet (30 %),
3) att Domkyrkoförsamlingens kyrkoherde fungerar som förman för tjänsteinnehavaren,
4) att behörighetskravet för tjänsten som kommunikationschef är lämplig högskole-examen och erfarenhet av kommunikationsverksamhet samt
5) att tjänstens lön utgår från kravgrupp 602.

Beslut Enligt förslag.