Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 10.12.2024/Pykälä 73

SN 10.12.2024 § 73  

67/01.01.01/2022  

Selostus Porvoon suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvoston kokous käsitteli 12.11.2024 (§ 66, kohta 6) suunnitelmia hautatoimiston ja molempien kirkkoherranvirastojen välisestä yhteistyöhankkeesta. Taustalla on, että molemmissa seurakunnissa toimistosihteerit ovat jäämässä pois kevään 2025 aikana seuraavasti: 

• Porvoon suomalaisen seurakunnan kirkkoherranviraston toimistosihteeri Irina Pokela jää eläkkeelle 1.3.2025.
• Porvoon ruotsinkielisen tuomiokirkkoseurakunnan toimistosihteerin virkaa tällä hetkellä määrä- ja osa-aikaisella sopimuksella hoitava Eva Lund (16 h/vko) toimii tehtävässä 31.3.2025 saakka.

 Seurakuntaneuvostolle informoitiin, että on syntynyt ajatus molemmille seurakunnille yhteisestä työntekijästä, joka sijoitettaisiin suomalaiseen seurakuntaan, mutta ruotsinkielinen tuomiokirkkoseurakunta käyttäisi 40 % hänen työpanoksestaan ja näin myös maksaisi tämän osuuden henkilöstökuluista. Henkilöstöpäällikkö Paula Raitis ja papiston lähiesihenkilö Riitta Kaajava lähtivät tämän pohjalta valmistelemaan tehtävänkuvaa.

 Seurakuntayhtymässä on suunniteltu hautausasioiden hoidon kokonaisuutta siirrettäväksi hauta-asiaintoimistoon. Tällä hetkellä asioita hoidetaan sekä molemmissa kirkkoherranvirastoissa (siunausvaraukset) että hauta-asiaintoimistossa (mm. hautapaikat). Tämä aiheuttaa sekavuutta prosesseihin, turhaa ja päällekkäistä työtä toimistoväelle sekä erityisesti tarpeetonta vaivaa ja monimutkaisuutta asioiden hoitamiseen omaisille sekä hautaustoimistoille.

 Hauta-asiaintoimistossa aloittaa toisessa palvelusihteerin virassa uusi viranhaltija 1.12.2024. Suunnitelmana on, että uuden viranhaltijan tehtävänkuvaan sisällytetään alusta alkaen koko hautausasioiden prosessi. Suomalaisen seurakunnan kappalainen Riitta Kaajava sekä vs. hallintojohtaja Paula Raitis huolehtivat muutoksen läpiviennistä toimistohenkilöstön kanssa niin, että vuoden 2025 alussa siunausvarauksia ei enää hoidettaisi kirkkoherranvirastoissa.

 Kirkkoherranvirastojen tehtävät ovat vähentyneet hyvin paljon aluekeskusrekistereihin liittymisen jälkeen. Tällä hetkellä molemmissa virastoissa on kokoaikainen toimistosihteerin virka. Ruotsinkielisen tuomiokirkkoseurakunnan virka on nyt määräaikaisesti täytettynä n. 44-prosenttisesti. Kummassakaan virastossa ei tälläkään hetkellä ole riittävästi töitä kokoaikaiselle toimistosihteerille, ja siunausvarausten hoidon poistuessa työ vähenee entisestään. Nyt, kun molemmissa virastoissa on tulossa henkilövaihdoksia, olisi järkevää mitoittaa työvoimaresurssi todellisen tarpeen mukaan.

 Kirkkoherrat Mats Lindgård ja Pontus Salmi, suomalaisen seurakunnan kirkkoherranviraston esihenkilönä toiminut papiston lähiesihenkilö Riitta Kaajava sekä vs. hallintojohtaja Paula Raitis ovat keskustelleet asiasta ja tulleet siihen tulokseen, että olisi mahdollista palkata kirkkoherranvirastoille yhteinen toimistosihteeri.

 Toimistosihteerin virka olisi suomalaisessa seurakunnassa, ja ruotsinkielinen tuomiokirkkoseurakunta "ostaisi" toimistosihteerin työpanoksesta n. 40 %. Esihenkilönä toimisi papiston lähiesihenkilö Riitta Kaajava, joka huolehtisi yhteistyön sujumisesta ja tiedonkulusta kaikkien osapuolien välillä.

 Yhteisen toimistosihteerin tehtävänkuva olisi laajempi kuin toimistosihteerien nykyiset tehtävänkuvat. Seurakunnat kuuluvat eri aluekeskusrekistereihin, ja niiden käytännöt eroavat toisistaan jonkin verran. Kummallakin seurakunnalla on myös omat toimintakulttuurinsa sekä toisistaan poikkeavia käytäntöjä esimerkiksi toimitusten varaamiseen liittyen.

 Nämä ovat kuitenkin asioita, jotka on aivan mahdollista hoitaa yhteisen työntekijän toimesta. Tulevaisuudessa varmasti kehitetään esimerkiksi sähköistä asiointia, jolloin käytännöt on joka tapauksessa muovattava yhtenäisiksi. Tällä hetkellä toimistosihteerien ja seurakuntasihteerien keskinäiset työnjaot ovat seurakunnissa hieman erilaiset. Uudistuksen myötä kirkkoherranviraston yhteiselle toimistosihteerille tulisi kummankin seurakunnan osalta riittävän samanlaiset tehtävät.

 Yhteisellä toimistosihteerillä olisi oltava seurakuntayhtymän kielisäännön mukainen hyvä molempien kielten suullinen ja kirjallinen taito. Hänen tehtäviinsä voisi kirkkoherranviraston hoidon lisäksi kuulua myös muita työnantajan antamia sihteerin tehtäviä.

 Koska kyseessä on molempia seurakuntia palveleva virka, rekrytointiin osallistuu molempien seurakuntien edustajat. Tämän takia päätös rekrytoitavasta henkilöstä ehdotetaan tehtäväksi molempien seurakuntien perustamassa yhteisessä rekrytointiryhmässä, jonka päätöksen pohjalta suomalaisen seurakunnan kirkkoherra tekee viranhaltijapäätöksen.

 Kirkkoherranvirastojen toimistosihteerien tämänhetkinen palkkaus on toimistohenkilöstöstä ollut kaikkein matalin, vaativuusryhmän 402 vähimmäispalkka (peruspalkka 2319,25 €/kk). Uuden tehtävän palkkaus sijoittuisi vaativuusryhmään 501 (vähimmäispalkka 2602,83 €). Lisäksi voitaisiin maksaa kokemuslisää sekä henkilökohtaiseen suoriutumiseen perustuvaa suorituslisää.

 Porvoon ruotsinkielisen tuomikirkkoseurakunnan seurakuntaneuvosto kokoontuu samaan aikaan (10.12.2024), joten päätös tulee olemaan ehdollinen sen suhteen, että molemmat seurakunnat hyväksyvät päätöksen.

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto

1. antaa luvan käynnistää molempien seurakuntien yhteisen - suomalaiseen seurakuntaan sijoitettavan - toimistosihteerin viran rekrytoinnin ja täyttää virka 1.3.2025 alkaen.

2. merkitsee tiedoksi, että Porvoon ruotsinkielinen tuomiokirkkoseurakunta sitoutuu maksamaan 40 % toimistosihteerin viran kustannuksista. 

3. valtuuttaa kirkkoherran tekemään viranhaltijapäätöksen valittavasta henkilöstä niin, että se on sovittu molempien seurakuntien (suomalainen ja ruotsalainen) nimeämässä yhteisessä rekrytointiryhmässä.

4. ehdottaa yhteiselle kirkkoneuvostolle, että toimistosihteerin palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 501 (vähimmäispalkka 2602,83 €).

Päätös Seurakuntaneuvosto päätti
1. antaa luvan käynnistää molempien seurakuntien yhteisen - suomalaiseen seurakuntaan sijoitettavan - toimistosihteerin viran rekrytoinnin ja täyttää virka 1.3.2025 alkaen.

2. merkitä tiedoksi, että Porvoon ruotsinkielinen tuomiokirkkoseurakunta sitoutuu maksamaan 40 % toimistosihteerin viran kustannuksista. 

3. valtuuttaa kirkkoherran tekemään viranhaltijapäätöksen valittavasta henkilöstä niin, että se on sovittu molempien seurakuntien (suomalainen ja ruotsalainen) nimeämässä yhteisessä rekrytointiryhmässä.

4. ehdottaa yhteiselle kirkkoneuvostolle, että toimistosihteerin palkkaus sijoittuu vaativuusryhmään 501 (vähimmäispalkka 2602,83 €).