Församlingsrådet
Pöytäkirja 10.12.2024/Pykälä 137

FR 10.12.2024 § 137  

55/01.02.00/2023  

Beredning kyrkoherde Mats Lindgård tfn 040-594 6038

Redogörelse Porvoon suomalainen seurakuntas tjänst som byråsekreterare blir vakant 1.3.2025. Tjänsten som byråsekreterare i Borgå svenska domkyrkoförsamling sköts för närvarande med ett tidsbundet förordnande på deltid fram till 31.3.2025.

 I den kyrkliga samfälligheten har det planerats att skötseln av gravärenden i sin helhet kunde skötas av byrån för gravärenden.

 För närvarande sköts ärendena såväl i båda pastorskanslierna (bokningar av jordfästningar) och i byrån för gravärenden (bl.a. gravplatser). Detta orsakar oklarhet i processerna och onödigt och överlappande arbete för kanslipersonalen. För de anhöriga och för begravningsbyråerna innebär praxis att man behöver vara i kontakt med flera instanser för att sköta ärendena anknutna till jordfästning och gravplats.

 I byrån för gravärenden börjar en ny tjänsteinnehavare i den andra tjänsten som servicesekreterare 1.12.2024. Planen är att inkludera hela processen för gravärenden i den nya tjänsteinnehavarens uppgiftsbeskrivning. Kaplan Riitta Kaajava vid Porvoon suomalainen seurakunta och tf förvaltningsdirektör Paula Raitis ansvarar för att processförändringarna gås igenom med kanslipersonalen så att jordfästningar inte längre bokas via pastorskanslierna från början av 2025.

 Pastorskansliernas uppgifter har minskat mycket efter att församlingarna anslöt sig till de lokala centralregistren. Varken i Porvoon suomalainen seurakunta eller i Borgå svenska domkyrkoförsamling finns det för närvarande tillräckligt med arbetsuppgifter för heltidsanställda byråsekreterare, och när bokningarna av jordfästningar inte längre sköts i församlingarna minskar arbetsuppgifterna ännu mer.

 Nu när personalbyten är på kommande i båda kanslierna, vore det förnuftigt att dimensionera arbetskraftsresursen enligt det verkliga behovet.

 Kyrkoherde Mats Lindgård, kyrkoherde Pontus Salmi, chefen för Porvoon suomalainen seurakuntas kanslifunktioner Riitta Kaajava samt tf förvaltningsdirektör Paula Raitis har diskuterat ärendet och kommit fram till att det vore ändamålsenligt att anställa en gemensam byråsekreterare för pastorskanslierna.

 Tjänsten som byråsekreterare skulle vara placerad i Porvoon suomalainen seurakunta men arbetsuppgifterna för båda församlingarnas del skulle skötas på ett sådant sätt att Borgå svenska domkyrkoförsamling skulle "köpa" ca 40 % av den gemensamma byråsekreterarens arbetsinsats. Kaplan Riitta Kaajava skulle fungera som förman för den gemensamma byråsekreteraren, och skulle se till att samarbetet fungerar och informationen sprids mellan alla parter.

 Uppgiftsbeskrivningen för den gemensam byråsekreteraren skulle vara mer omfattande än de nuvarande byråsekreterarnas uppgiftsbeskrivningar.

 Församlingarna hör till olika centralregister och deras praxis skiljer sig i någon mån från varandra. Båda församlingarna har också sina egna verksamhetskulturer och praxis som till en del avviker från varandra till exempel när det gäller bokningar av förrättningar. Dessa är dock ärenden som en gemensam anställd fullt möjligt kan sköta. I framtiden utvecklas säkert också till exempel e-tjänster där praxis i varje fall behöver utformas på ett enhetligt sätt.

 Den gemensamma byråsekreteraren ska ha goda muntliga och skriftliga kunskaper i båda språken i enlighet med språkstadgan för den kyrkliga samfälligheten. I hens uppgifter kunde förutom skötsel av uppgifter vid pastorskanslierna också ingå övriga av arbetsgivaren angivna sekreteraruppgifter.

 Byråsekreterarnas nuvarande lönesättning är den lägsta bland kanslipersonalen, enligt minimilönen i kravgrupp 402 (grundlön 2319,25 €/månad). Lönesättningen för den nya uppgiften skulle placeras i kravgrupp 501 (minimilön 2602,83 €). I tillägg utbetalas i normal ordning eventuella erfarenhetstillägg och prestationstillägg.

Beslutsförslag Församlingsrådet besluter
1) för Borgå svenska domkyrkoförsamlings del godkänna arrangemanget att det vid Porvoon suomalainen seurakunta anställs en gemensam byråsekreterare som sköter byråsekreteraruppgifterna också för Borgå svenska domkyrkoförsamlings del,
2) att Borgå svenska domkyrkoförsamling deltar i finansieringen av den gemensamma tjänsten som byråsekreterare med ca 40 % av tjänstens totala kostnader samt
3) framhålla att det är av avgörande betydelse att den som anställs som gemensam byråsekreterare har goda muntliga och skriftliga kunskaper också i svenska, samt att domkyrkoförsamlingen skall involveras i rekryteringsprocessen.

Beslut Enligt förslag.