Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 14.11.2024/Pykälä 146

GKR 13.08.2024 § 87 

Beredning Personalchef Paula Raitis, tfn 040 6844 088

Redogörelse Tjänsten som förvaltningsdirektör i Borgå kyrkliga samfällighet blir ledig från och med 1.1.2025 på grund av att tjänsteinnehavaren går i pension. För tillsättande av tjänsten inrättade gemensamma kyrkorådet en arbetsgrupp som planerar de ärenden som gäller rekryteringen av tjänsteinnehavaren vid sitt sammanträde 30.5.2024. Till rekryteringsgruppen hör gemensamma kyrkorådets ordförande Pontus Salmi, domprost Mats Lindgård, gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande Anna Talvitie, gemensamma kyrkofullmäktiges vice ordförande Rebecka Stråhlman, gemensamma kyrkorådets vice ordförande Torbjörn Blomqvist och finska gruppens ledare Marja Järvinen. Som sekreterare fungerar personalchef Paula Raitis.

 Rekryteringsgruppen har sammanträtt två gånger, 18.6 och 13.8 och berett en plan för rekrytering av en ekonomi- och förvaltningsdirektör och formulerat en uppgiftsbeskrivning för tjänsten. Dessa presenteras vid sammanträdet.

 Arbetsgruppen beslutade ta sitt förslag på tilläggslistan till gemensamma kyrkorådets sammanträde 13.8.2024 så att ärendet kan tas till beslutsfattande till gemensamma kyrkofullmäktiges extra sammanträde 22.8.2024.

Föredragande Gemensamma kyrkorådets ordförande:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet föreslår gemensamma kyrkofullmäktige att de lediganslår tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör under tiden    9-30.9.

Paragrafen justeras omedelbart.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Som föredragande för mötesärenden som gäller tillsättande av tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör fungerar ordförande för gemensamma kyrkorådet Pontus Salmi. Det är frågan om rekrytering av en ledande tjänsteinnehavare och en tjänst som är underställd ordförande för gemensamma kyrkorådet. Lagfaren assessor vid domkapitlet i Helsingfors stift Ritva Saario har gett sin bekräftelse på tillvägagångssättet.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade föreslå gemensamma kyrkofullmäktige att de lediganslår tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör under tiden 9-30.9. Föredragningslistan kompletteras för gemensamma kyrkofullmäktige med följande bilagor: befattningsbeskrivning för ekonomi- och förvaltningsdirektör och rekryteringsannons.

Paragrafen justerades omedelbart.

GKF 22.08.2024 § 15 

Beslut Gemensamma kyrkofullmäktige beslutade att de lediganslår tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör under tiden 9-30.9.

Paragrafen justerades omedelbart.

GKR 14.11.2024 § 146  

85/01.01.01/2022  

Beredning Personalchef Paula Raitis tfn 040 684 4088

Redogörelse Rekryteringsprocessen och intervjuerna

Tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör var lediganslagen under tiden 9.9-30.9.2024. Inom tidsfristen inkom 15 ansökningar. Ansökningsmaterialen delades ut till rekryteringsgruppen 1.10.2024 och mötet för att välja de som ska intervjuas hölls 3.10.2024. Då konstaterades att 11 av 15 sökanden var behöriga till tjänsten. Som behörighetsvillkor för tjänsten hade satts högre högskoleexamen och därför behandlades inte ansökningarna av de fyra sökanden som inte uppfyllde det villkoret vid mötet.

De som ska intervjuas gallrades vid valmötet 3.10.2024 på basis av ansökningsblanketten som sökanden fyllde i via systemet KirkkoRekry och de till ansökningarna bifogade essäer och meritförteckningar. Beredningsgruppens bedömningskriterium var hur sökanden svarade på förutsättningarna för tjänsteutövningen som nämndes i rekryteringsannonsen och förväntningarna för sökanden.

Beredningsgruppen var speciellt nöjd med att i rekryteringsannonsen hade separat begärts att man lämnar in ett essäsvar eftersom det klart visade hur djupt sökanden hade funderat på hur de upplevde att de kunde svara på förutsättningarna för tjänsteutövningen som nämndes i rekryteringsannonsen och förväntningarna för sökanden. Samtidigt visade det hur sökandens tidigare karriär och utbildningsbakgrund hjälpte dem att lyckas i uppgiften och hur de upplevde att församlingens värdegrund och tvåspråkiga arbetsmiljö var motiverande faktorer.

Beredningsgruppen för tjänsten beslutade kalla personer som förtecknas i sammandraget av sökanden som 1, 2, 5 och 14 till intervju.

Intervjuerna hölls 14.10.2024. I beredningsgruppen bildades en preliminär uppfattning om sökandens rangordning men gruppen ville sända alla intervjuade till personbedömning. I samband med intervjuerna konstaterades också att alla sökanden hade tillräckligt goda kunskaper i svenska med tanke på att sköta uppgiften. Var och en av dem förstod bra de frågor som ställdes på svenska och kunde svara på dem naturligt.

Ansökningarna med bilagor och anteckningarna om intervjuerna inlämnades till psykolog Henry Honkanen från Arena Nova Oy som genomförde en hel dag lång lämplighetstestning 21.10.2024. Till personbedömningen hörde dessutom förhandsuppgifter och psykologens intervju antingen 22 eller 23.10.2024.

Innehållet av personbedömningen och behandling av det

Beredningsgruppen för tjänsten samlades för att höra resultaten från personbedömningen under ledning av psykolog Henry Honkanen 29.10.2024 kl. 9-11. Honkanen hade uppgjort en personbedömning av varje sökande som lämplighetstestades och gått igenom bedömningen separat med varje sökande. På samma gång hade sökanden fått kommentera personbedömningen som hade uppgjorts av dem.

I personbedömningen öppnades följande faktorer: motivationsbotten, informationshantering och problemlösning, resiliens och hantering av eget arbete, växelverkan och kommunikation, ledning och organisatoriska färdigheter. Dessutom hade det i personbedömningen uppgjorts ett sammandrag där sökandens styrkor och flexibilitet med tanke på uppgiften öppnades. I bedömningen  gjordes också en slutbedömning om hur bra sökanden lämpar sig till att sköta en uppgift som liknar uppgiften som samfällighetens ekonomi- och förvaltningsdirektör.

Dessutom hade man begärt på förhand att Honkanen uppgör en jämförelsetabell där han på basis av personbedömningen beskrev hur olika sökanden kunde svara på kriterierna vi förutsätter och vi förväntar som nämndes i rekryteringsannonsen. Dessa kriterier är förmåga till personledning (ledning och ledning av människor), utvecklande ledningsgrepp med utgångspunkt i framtiden (öppenhet för det nya), förmåga till strategiskt tänkande (analytiskhet), organisering (beslutsfattande, delegering), hantering av eget arbete och samarbetsförmåga (interaktionsförmåga).

Rekryteringsgruppen bekantade sig först självständigt med personbedömningen om var och en av de fyra sökanden och den jämförelsetabell som beskrevs i föregående stycke vid mötet. Efteråt öppnade Honkanen resultaten från personbedömningen av var och en sökande och jämförelsetabellen om dem för beredningsgruppen.

Vid presentationen av personbedömningen konstaterade Honkanen att alla sökanden som sändes till personbedömningen var bra och uppfyllde minst ganska mångsidigt de förväntningar som fördes fram i rekryteringsannonsen. Rekryteringsgruppen förde en mer omfattande diskussion om de två sökanden som konstaterades vara lämpligaste på basis av personbedömningen: nummer 5 och 14 i sammandraget av sökanden.

Beredningsgruppens förslag på person som väljs och behandling av valet vid sammanträden

Beredningsgruppens enhälliga åsikt är att det föreslås att EM, TM Timo Tulisalo väljs till ekonomi- och förvaltningsdirektör eftersom han var klart starkast av sökanden på nästan alla delområden av lämplighetstestningen.

På basis av slutsatsen av sammanställningen av lämplighetsanalysen om honom konstateras: Timo Tulisalo har goda och mångsidiga färdigheter att fungera i uppgiften. Han har stark erfarenhet av ekonomi, förvaltning och personalledning. Som arbetstagare är han effektiv, målinriktad, analytisk, utvecklingsorienterad med förmåga att interagera flexibelt i olika roller.

Dessutom ska beaktas att beredningsgruppen ansåg redan i intervjufasen att Tulisalo är den sökande som bäst uppfyller förväntningarna och förutsättningarna för tjänsten. Beredningsgruppen lade i intervjun också märke till hur naturligt och mångsidigt Tulisalo svarade på svenskspråkiga frågor. Samtidigt lovade han beredningsgruppen att han frivilligt förbinder sig till att förbättra språkkunskaperna och han visade att han är väldigt motiverad att komma till en tvåspråkig arbetsgemenskap. I intervjun syntes också Tulisalos omfattande erfarenhet av att sköta ekonomiska- och förvaltningsärenden i olika församlingsekonomier som före detta utbildare i ekonomi och förvaltning i Kyrkans utbildningscentral. Han uppfattade speciellt bra församlingarnas uppgifter och hur förvaltningsverket har via stödtjänster rollen att fungera som intern tjänst så att församlingens grunduppgifter kan genomföras bra.

Beredningsgruppen ansåg att det är viktigt att psykolog Henry Honkanen kommer och öppnar resultaten av personbedömningen och jämförelsetabellen om sökanden både till gemensamma kyrkorådets sammanträde 14.11.2024 och till det gemensamma beredningsmötet av båda grupper i gemensamma kyrkofullmäktige 4.12.2024. Alla uppgifter som gäller personbedömningen är absolut konfidentiella och därför finns det inte en möjlighet till hybridmöte vid behandling av dessa ärenden. Gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträde är offenligt och därför kan personbedömningen inte öppnas vid det.

Bestämning av lönesättningen

Ordförande för gemensamma kyrkofullmäktige Anna Talvitie sammankallade den av gemensamma kyrkorådet tillsatta lönegruppen för högsta ledningen som består av ledande förtroendevalda måndag den 4.11.2024 kl. 11.30. Denna grupp gjorde ett förslag på ekonomi- och förvaltningsdirektörens lön enligt lönenivån som gemensamma kyrkorådet bestämde tidigare. Gruppen föreslår gemensamma kyrkorådet att lönesättningen av tjänsten är i lönesättningsgruppen J50, med grundlön

6 600 €/månad när tjänsteutövningen börjar.  

Föredragande Ordförande för gemensamma kyrkorådet:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet
1) föreslår gemensamma kyrkofullmäktige att till tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör väljs EM, TM Timo Tulisalo från och med 1.2.2025.
2) antecknar för kännedom att i tjänsten tillämpas sex månaders prövotid och den som väljs till tjänsten ska förete ett godtagbart intyg över sin hälsa när tjänsteutövningen börjar.
3) beslutar att lönen för tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör är
6 600 euro i månaden i lönesättningsgruppen J50 när tjänsteutövningen börjar enligt förslaget av lönegruppen för högsta ledningen.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

Förtroendevalda fick veta att sökande nummer 5 hade den 10.11.2024 skriftligen meddelat att hen återkallar sin ansökan.

I beredningsgruppens personbedömning hade hen ansetts vara den nästlämpligaste sökanden till tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör. Personens namn raderas från listan och nummer 5 lämnas tomt i listan på sökanden.

Vid sammanträdet öppnades jämförelsen av sökanden och grunderna till beredningsgruppens beslut för förtroendevalda. Psykolog Henry Honkanen från Arena Nova Oy presenterade resultaten av personbedömningen.

Ekonomi- och förvaltningsdirektören väljs vid gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträde 4.12.2024. Psykolog Henry Honkanen kommer och öppnar resultaten av personbedömningen till gruppernas gemensamma beredningsmöte innan det egentliga mötet börjar och förtroendevalda får dessutom en separat meritjämförelse av sökanden till påseende.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade

1) föreslå gemensamma kyrkofullmäktige att till tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör väljs EM, TM Timo Tulisalo från och med 1.2.2025.
2) anteckna för kännedom att i tjänsten tillämpas sex månaders prövotid och den som väljs till tjänsten ska förete ett godtagbart intyg över sin hälsa när tjänsteutövningen börjar.
3) att lönen för tjänsten som ekonomi- och förvaltningsdirektör är 6 600 euro i månaden i lönesättningsgruppen J50 när tjänsteutövningen börjar enligt förslaget av lönegruppen för högsta ledningen.