Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 13.02.2024/Pykälä 16

SN 13.02.2024 § 16  

1. Viestinnän kokonaisuus ja kilpailutuksen valmistelu

Viestinnän pastori Ville Halkoluoto esittäytyy ja esittää näkemyksensä viestinnän kokonaisuudesta.

Kilpailutusaikataulu:

alustava keskustelu SN 13.2.

kriteerien päättäminen SN 19.3.

neuvottelumenettelykeskustelut

molempien tarjoajien esittäytyminen SN 14.5., jonka jälkeen tehdään päätös viestintäpalveluiden hankinnasta

SWOT-analyysin osioiden suomennokset:
S = vahvuudet
W = haasteet
O = mahdollisuudet
T = uhat

Liitteenä viestintäsuunnitelma ja huomionarvotutkimus.


Asian käsittely:

Ville Halkoluoto esittäytyi ja kävi läpi etukäteen liitteenä jaettuja materiaaleja viestinnän kokonaisuudesta.

Erityisesti hän nosti esiin viestinnän eri kanavat ja miten niitä on mielekästä käyttää eri tilanteissa.

Käytiin läpi koko viestinnän kentästä erityisen kehittämisen kohteet ja niistä kunkin SWOT-analyysi:

. kohderyhmien selkeyttäminen ja toiminnan brändäys

. nettisivujen kehittäminen

. sähköpostilistat

. some

. viikko- ja kausi-ilmoituksen kehittäminen (huomionarvotutkimus ja kilpailutus)

Uusimaan peittojakelu päättyy pääsiäisenä, ja he siirtyvät kuukausittaiseen peittojakeluun - muutos nykyiseen ilmoittelutapaan on siis edessä joka tapauksessa. Kilpailutuksessa voidaan päättää, mihin suuntaan muutosta ja uudistusta lähdetään viemään: Jatkaa viikkoilmoitusta Itäväylässä tai siirtyä kuukausi-ilmoitukseen Uusimaassa tai Itäväylässä.

Kilpailutus on tulossa kevään aikana, ja sitä varten tulisi päättää painotukset. Painotukset päätetään 19.3.2024 seurakuntaneuvoston kokouksessa, mitä varten käytiin jo keskustelua evästykseksi. Nyt seurakunnalla on mahdollisuus kehittää viestinnän kokonaisuutta, mitä varten voitaisiin mahdollisesti perustaa kehittämisryhmä.

Ville suositteli kuukausi-ilmoittamiseen siirtymistä. Todettiin, että tämä vaatisi sähköpostilistojen kehittämistä teemoittain ja sitä, että tiedot tapahtumista ovat tiedossa aiempaa aikaisemmin - siis pitkäjänteisempää suunnittelua.

Ville ja Pontus totesivat, että esimerkkiseurakunnilla on ollut kuukausi-ilmoittamisesta pääosin positiivinen kokemus.

Seurakuntaneuvosto totesi, että kuukausi-ilmoituksen vaatima aikaisempi suunnittelu olisi positiivinen asia monelta kannalta. Nyt käytössä olevat sähköpostilistat on koettu todella toimiviksi ja hyvin rakennetuiksi. Viikkoilmoitusta pidettiin tärkeänä erityisesti iäkkäille, jotka eivät osaa tai tahdo käyttää internettiä. Ehdotettiin, että tälle kohderyhmälle voitaisiin tehdä myös muuta kohdennettua mainontaa, kuten postitettavaa tilaisuusinfoa. Strategian mukaisesti myös nuorempien ikäryhmien huomioimisen tulisi kuitenkin olla prioriteetti. Tavoitteena on kuitenkin tavoittaa myös uusia ihmisiä. Poijun numeroiden ja yksittäisilmoitusten lisääminen nähtiin myös hyvinä vaihtoehtoina, kun resursseja jäisi viikkoilmoituksesta luovuttaessa hiukan käyttämättä. Pidettiin hyvänä, että kukaan digi- tai paperilehteä lukeva ei voisi välttyä koko sivun kokoiselta kuukausi-ilmoitukselta ja että perheellisen ja työssäkäyvän on helpompi suunnitella osallistumisensa kuukausi-ilmoituksen perusteella.

Kuukausi-ilmoitus saa kannatuspuheenvuoroja ja asiasta äänestetään:

Viikkoilmoituksen kannalla 2.

Kuukausi-ilmoituksen kannalla 13.

Pohdittiin eri viestintäkanavien kohderyhmiä ja niiden tavoittamisen haastavuutta - nuoria ei välttämättä pystytä tavoittamaan minkäänlaisilla lehti-ilmoituksilla.

Todettiin myös, että myös kuukausi-ilmoitukseen siirtymistä tulisi markkinoida.

Todettiin, että viestintä- ja markkinointisuunnitelma on liian juhlava nimitys liitteelle, sillä sellaiselle tarvittaisiin myös seurakuntaneuvoston hyväksyntä. Kyseessä onkin enemmän kartoitus ja toiminnan suunnitelma.

Seurakuntaneuvosto kiitti Villeä hyvin laaditusta esityksestä ja jää odottamaan varsinaisia suunnitelmia viestinnän kokonaisuudesta.

Anna Talvitie poistui klo 19.20.

2. Seurakuntaneuvoston asettaman valmisteluryhmän ensimmäinen kokoontuminen (31.1.2024)

-          Seurakuntaneuvosto asetti 19.12.2023 (§ 109) seurakuntaneuvoston alaiseen valmisteluryhmään valmistelemaan Porvoon suomalaisen seurakunnan johtamisjärjestelmän ja sen mukaisen viranhaltijoiden johtosäännön laatimista. Ryhmään valittiin Irmeli Hoffren, Marja Sainio, Mirja Suhonen ja Anna Talvitie. 
 

-          Valmisteluryhmä piti ensimmäiseen kokouksen keskiviikkona 31.1.2024, johon ryhmäläiset olivat saaneet etukäteen tutustuttavaksi seuraavat asiakirjat: 
 

Piispantarkastusta (9-2019) varten laadittu toiminnanohjausjärjestelmän kuvaus

Porvoon suomalaisen seurakunnan strategia vuosina 2021-2026

Organisaatiomuutos strategian toimeenpanon välineenä Kallion seurakunnassa 2019-2022 (kirkkoherra Riikka Reinan ylemmän pastoraalin kehittämishanke)

- lisäksi myös seuraavat seurakuntaneuvostossa käydyt asiakirjat:
 

. Seurakuntaneuvoston kokouksen päätös ryhmän perustamisesta 19.12.2023 (§ 109)

. Kirkkoherran tekemä päätös: Päätöksentekovallan delegoiminen kirkkoherralta lähiesihenkilöille ja työalavastaaville ennen johtosäännön hyväksymistä 2024

Etukäteismateriaalin käsittely kokouksessa:

Valmisteluryhmän ensimmäisellä kerralla puhuimme erityisesti Kallion seurakunnan organisaatiomuutoksesta, josta kirkkoherra Riikka Reina on laatinut ylempää pastoraalitutkintoa varten opinnäytetyön. Keskustelimme mm. siitä, miten Kallion seurakunnassa oli organisaatiorakenne johdettu strategiasta (ei perinteisestä työala-ajattelusta) käsin.

Valmisteluryhmä piti tärkeänä sitä, että emme kopioi Kallion seurakunnan mallia sellaisenaan, mutta perusidea strategialähtöisestä organisoitumisesta pidettiin hyvänä.

Keskeinen keskusteltava asia on se, miten voimme yhdistää strategialähtöisen tavoiteryhmäajattelun ja työaloilta nousevat keskeiset perustehtävät.


Asian käsittely:

Kirkkoherra taustoitti, että nyt strategian ja organisaation kohtaamattomuuden ongelma on ratkottu siten, että käytössä on aiempien työalojen ja tiimen lisäksi erilliset strategiaryhmät. Tämänhetkinen rakenne on koettu kokonaisuutena sekavaksi ja myös kirkkoherraa paljon työllistäväksi.

Kirkkoherra taustoitti strategian ja organisaatiorakenteen suhteen historiaa lähivuosilta sekä nykytilannetta ja valmisteluryhmän työskentelyä.

Valmisteluryhmälle pyydettiin evästystä ja nykyiset suunnitelmat saivat kannatusta. Seurakuntaneuvosto esitti, että kehittämistä tehdään laajassa yhteistyössä ja osallistaen, myös seurakuntalaisia osallistuen yhä enenevässä määrin. Tulevan rakenteen tulisi myös tukea vapaaehtoistyötä - tarkoituksena onkin luopua vapaaehtoistyö-strategiaryhmästä ja ulottaa vapaaehtoistyö kaikkeen toimintaan.

3. Yhteisvastuukeräyksen paikallinen keräyskohde
   
   Porvoon suomalaisen seurakunnan Yhteisvastuu-keräyspäälliköt Sini Makkonen ja Rasmus Asmundela esittävät, että seurakunta tukee vuoden 2024 keräysosuudellaan Kulttuuripaja Kosmoksen toimintaa:
   
   Porvoon Kulttuuripaja Kosmos tarjoaa vapaaehtoista ja maksutonta, vertaisohjaajien ohjaamaa luovaa ryhmätoimintaa. Toiminta on suunnattu 18-35-vuotiaille, joilla on jokin mielenterveyden haaste tai muuten haastava elämäntilanne. Kulttuuripajalle ei tarvita lähetettä, oma kokemus haasteesta on riittävä.
   
   Kosmoksen toiminta on lähtenyt mukavasti käyntiin ja kävijämäärä on tällä hetkellä 5,1 osallistujaa keskimäärin päivässä (keski-ikä 24,5). Olemme saaneet palautetta muutamaltakin nuorelta, että Kulttuuripaja on ollut käänteentekevä paikka. Meillä pyörii tällä hetkellä kolme vertaisohjattua ryhmää, MTG-virkkausryhmä, DIY-taideryhmä sekä lautapeliryhmä, minkä lisäksi on musiikkiryhmä, jota vetää koulutettu muusikko.
   
   Budjettimme ei salli kovin monipuolista virkistystoimintaa, minkä vuoksi lahjoitus antaisi meille mahdollisuuden toteuttaa vaikkapa yhteinen reissu nuorten kanssa tai käydä erilaisissa kulttuurielämyksissä. Nuoret pääsisivät näin vähän Kulttuuripajan ulkopuolellekin, saisivat uusia kokemuksia ja vaihtelua arkeen. Lahjoitus tukisi nuorten hyvinvointia.
   
   - vastaava ohjaaja Nina Vuorinen

Asian käsittely:

Seurakuntaneuvosto kannatti esitystä. Sanna Äyräväinen kertoi Kosmoksen taustoista ja että nykyisellä toiminnalla on tavoitettu hyvin valmiiden palvelurakenteiden ulkopuolelle jääneitä nuoria ja nuoria aikuisia.

Seurakuntaneuvosto käy keskustelua ilmoitusasioista ja evästää jatkovalmisteluja. Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi.

Päätös