Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 16.11.2023/Pykälä 153

YKN 16.11.2023 § 153  

53/03.03/2023  

Valmistelu Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Eloneva, puh. 040 4889 009

Selostus Porvoon seurakuntayhtymä päätti yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 28.9.2023 §111 kilpailuttaa kokonaisvaltaisesti kiinteistöhuollon palvelut seuraavalle neljälle (4) vuodelle (2024-2027) EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana avoimen menettelyn kautta.

 Varsinainen kilpailutus sisälsi laajasti käytettävät palvelut kiinteistöhuollossa mm.

-          Kiinteistöjen hoito, huolto ja kunnossapito ympärivuotisesti vuodenajat huomioiden

-          Päivystys ja vikailmoitusten vastaanotto 24/7/365

-          Ovien avauspalvelu 24/7/365

-          Granlund Manager -ohjelmiston käyttö päivittäisessä työssä

-          Seurakuntayhtymän työn ainutlaatuisuuden huomioon ottaminen

-          Tapahtumakalenteri Primen seuranta sekä näiden huomiointi päivittäisessä työssä

-          Asiantuntijapalvelut

-          Työntekijöiden, työnjohdon ja asiakkuuspäällikön osallistuminen Hankintayksikön järjestämiin koulutuksiin sekä työssä tarvittavan laitteiston käytön opettelu

 Hankinnan tarkoituksena oli saavuttaa kokonaisvaltainen ratkaisu, joka palvelee Porvoon seurakuntayhtymää seuraavan neljän (4) vuoden ajan.

 Tarjouspyyntö julkaistiin Hilman kautta 12.10.2023.

 Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 10.11.2023 klo: 16.00 mennessä.

 Tarjoajien oli pakollista tutustua kohteisiin ennakkoon. Tutustuminen järjestettiin 24.10.2023.

 Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä hankintaan liittyen 25.10.2023 mennessä. Kysymyksiin vastattiin kootusti tarjoajille 26.10.2023.

 Hankinta toteutettiin kokonaishankintana ja sitä ei voinut jakaa osiin.  

 Hankinnan valintaperusteina toimi vertailuhinta painoarvolla 60 % ja laadulliset ja toiminnalliset kriteerit 40 %.

 Laadulliset ja toiminnalliset kriteerit jakaantuivat seuraavasti:

• Selvitys projektin ja asiakkuuden haltuunotosta (esim. tyo?ntekijo?iden perehdytyssuunnitelma, varahenkilo?ja?rjestelma?) seka? asiakkuuden hoitamisesta vuositasolla sisa?lta?en lisa?ksi suunnitelman raportoinnista (Granlund Manager-ohjelma) ja palvelun jatkuvasta laadun varmistuksesta seka? kehitta?misesta?. (20 pistetta?)
• Esitys henkilo?sto?n ammatillisesta pa?tevyydesta?, koulutuksesta ja tyo?kokemuksesta seka? riitta?va?sta? suomenkielisesta? henkilo?sto?sta? ja tyo?njohdosta (5 pistetta?)
• Va?hinta?a?n kolme (3) referenssia? vastaavien kohteiden hoidosta viimeisten kahden (2) vuoden ajalta (5 pistetta?)
• Selvitys ka?ytetta?vissa? olevasta, kaikkiin tyo?tehta?viin soveltuvasta va?lineisto?sta? / kalustosta, seka? na?iden kesta?va?n kehityksen kriteerit / hiilineutraalisuustavoitteet ta?ytta?va?sta? osuudesta Hankintayksiko?lle myo?nnetyn Kirkon ympa?risto?diplomin huomioiden (10 pistetta?)

 Laadullisten tekijöiden tarkoituksena oli varmistaa tarjoajan kyky hoitaa kokonaisuutta koko sopimuskauden ajan. 

 Koska tarjousten jätön määräaika on esitylistan lähetyksen jälkeen, toimitetaan tarjousvertailu ja esitys valittavasta palveluntuottajasta yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille sähköisesti ennen kokousta (sähköposti + Teams). Vertailu ja esitys valittavasta palveluntuottajasta liitetään pöytäkirjaan.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hankkia kiinteistöhuollon palvelut seuraavalle neljälle (4) vuodelle tarjousvertailun mukaisesti. Valittu palveluntuottaja kirjataan päätökseen.

Tämä pykälä tarkastetaan heti.

Päätös Päätösesityksen mukaan.

Pykälä tarkastettiin heti.