Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 27.04.2023/Pykälä 57

GKR 27.04.2023 § 57  

22/06.02.03/2023  

Beredning Kommunikationschef Simon Lampenius, tfn 0400 566 735

Redogörelse Silja Metsola, medlem i gemensamma kyrkofullmäktige har 29.1.2023 lämnat in en motion till gemensamma kyrkofullmäktige gällande strömning av gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden.

Motionen finns som bilaga.

I motionen av Silja Metsola föreslås att gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden ska strömmas. Motiveringen är att sammanträdet är offentligt i likhet med stadsfullmäktige och områdesfullmäktige, och att också de här sammanträdena strömmas och kan ses senare som en inspelning.

Tekniken finns redan och bland annat gudstjänsterna strömmas också.

Strömningen skulle enligt Metsola öka människors kännedom om vad som behandlas i gemensamma kyrkofullmäktige och vad man fattar beslut om där, samt hur församlingarnas ekonomi sköts. Församlingsvalets röstningsprocent sjönk i senaste val. Många människor skriver ut sig från församlingen varje år. Det är viktigt att öka öppen kommunikation och information under hela valperioden.

Kommunikation kring beslutsfattandet i nuläget

I nuläget ligger fokuset på att låta föredragningslistor och protokoll ska finnas tillgängligt på webben samt att via pressmeddelanden lyfta fram beslut och ärenden som är i beredning, vilka är betydelsefulla ur borgåbornas synvinkel.

• Föredragningslistor och protokoll finns öppet på nätet https://www.domkyrkan.fi/beslutsfattande/protokoll-och-foredragningslistor
• När föredragningslistan publicerats på nätet skickas ett mejl till lokalmedierna med information att listan är publicerad
• Efter sammanträdet, skickas ett pressmeddelande till lokalmedier, där ärenden som är av intresse för allmänheten speciellt lyfts fram
• Alla intresserade kan beställa samfällighetens nyheter till sin egen e-post.
• Pressmeddelandena publiceras på webbsidorna på finska och svenska. De hittas via första sidan samt på nyhetssidan. Nyhetslista - Borgå svenska domkyrkoförsamling (domkyrkan.fi)
• Pressmeddelande delas inom arbetsgemenskapen på Teams-intranätet
• Nyheterna delas på samfällighetens LinkedIn sida https://www.linkedin.com/company/kirkkoevl-porvoo-kyrkanevl-borga/
• Lokalmedierna bjöds till en medieträff 24.5.2022 där aktuella frågor i beslutsfattandet lyftes fram. De här träffarna ordnas även i fortsättningen enligt behov.
• Församlingarna sköter om kommunikationen från församlingsrådens sammanträden

Lokalmedierna berättar gärna om beslutsfattandet i borgåförsamlingarna. Mediesynligheten var stor under år 2022. En anledning var församlingsvalet. Totalt 90 medienedslag har hittats (2021: 47) i medieuppföljningen. 23 av dessa handlade om församlingsvalet, 19 om våra fastigheter, 8 om kyrkbacken och 9 var insändare. Kyss-utställningen gav 8 medienedslag och genererade några insändare. Familjerådgivningen hade 5 medienedslag. Under året sändes 40 pressmeddelanden (2021: 35)

Kommunikation om beslutsfattande utgående från Öppna dörrar! Kommunikationsprogram för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland 2023

Enligt kyrkans kommunikationsprogram, Öppna dörrar! Kommunikationsprogram för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland 2023, rekommenderas inte specifikt att strömma gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden, men nog att använda sig av digitaliseringens möjligheter och att skapa kommunikation som berör.

Under punkten Öppna dörrar utåt nämns att "Vi kommunicerar öppet. Vi berättar öppet och på ett förståeligt sätt både på riks- och församlingsnivå om kyrkans förvaltning, beslut, framtidsutsikter och planer. Öppen information ökar människornas möjligheter att påverka. Beslutande organs föredragningslistor, beslut och kontaktuppgifter ska alltså finnas på nätet!"

Under punkten Öppna dörrar för nya möjligheter nämns att "Vi vågar förnya oss. Vi går mot nya kanaler och metoder, interaktivitet och nya dimensioner av digitaliseringen."

Under punkten Öppna dörrar för framtiden nämns att vi funderar modigt på kyrkans image. " Människor har alltid en bild, oberoende av om vi påverkar den eller inte. Vi kan också medvetet påverka bilden. När en stor del av människorna möter kyrkan via många olika medier blir varje kommunikationshandling betydelsefull. Målet är att skapa kommunikation som berör."

Strömning av gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden i andra samfälligheter

Gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden strömmas i några andra samfälligheter, men inte i alla. Efter en förfrågan i forumet Kirkon viestinnän johtajat har följande information samlats in.

I Vasa, Uleåborg och Helsingfors strömmar man inte sammanträdena. I Helsingfors kan man strömma i undantagsfall, ifall något speciellt intressant ämne behandlas. I Åbo och S:t Michel strömmade man under coronatiden, men inte längre. I S:t Michel strömmades teamssammanträdet och inspelningen sparades i två veckor.

I Joensuu strömmas sammanträdena med en kamera. Samfällighetens kommunikationschef sköter strömningen och som reservperson fungerar en församlingsanställd eller frivillig.

I Villmanstrand strömmade församlingens strömningsteam från våren 2020 fram till slutet av 2022 med en flyttbar utrustning. Ännu har man inte fattat beslut om strömning av kommande sammanträden. Man har satsat på att uppgradera strömningstekniken i mötesrum och kyrkor. Kommunikationsavdelningen sköter om att strömningen får synlighet, men ansvarar inte för tekniska genomförandet.

I Vanda samfällighet strömmas sammanträdena med hjälp av en köptjänst. Inspelningen sparas inte, utan tas bort följande dag.

Tillgänglighetsdirektivet

Församlingarna och samfälligheten behöver enligt tillgänglighetslagstiftningen (Lag om tillhandahållande av digitala tjänster 306/2019) se till att våra webbtjänster är tillgängliga. Det innebär bland annat att videoinnehåll som vi lägger upp på våra kanaler behöver textas senast inom två veckor från publiceringsdagen.

Lokala mediers nytta av strömning av gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden

I beredningen tillfrågades de lokala medierna i Borgå om de upplever att de kunde ha nytta av att gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden strömmas och om de i övrigt har respons på beslutskommunikationen från samfälligheten.

De två kommersiella tidningsmedierna (Uusimaa och Östnyland) var tveksamma om direktströmning hjälper dem. Man har inte personalresurser som kvällstid kan ta del av sammanträdena i direktsändning. Yle Vega Östnyland kommenterade för sin del att de kunde ha nytta av strömningarna. Gratistidningen Itäväylä kunde ha nytta av strömningarna, om de sparas så att man kan se dem senare och om tidningen gör en artikel på något av ärendena som behandlas. I direktsändning hinner man inte se på sammanträdet. Ett utvecklingsförslag kunde vara ett sammandrag i videoformat av besluten, som till exempel av ordförande skulle referera.

Över lag kommenterades att nuvarande pressinformation betjänar medierna.

Olika sätt att genomföra strömning av gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden

Strömning av sammanträden kan genomföras på många olika kvalitetsnivåer och med olika mängd resurser. Nedan presenteras två sätt att genomföra strömningen, en bedömning av dess kostnader och resurskrav samt för- och nackdelar med alternativet.

1. Strömningen sköts via en köptjänst. Fördelen med en köptjänst är att strömningen sköts professionellt, det är en tydlig ansvarsfördelning vem som sköter strömningen och arbetet belastar inte medarbetarna så mycket. Den här modellen är den mest kostsamma, vilket kan ses som en nackdel. Priser för strömning av fullmäktigesammanträden år 2023 av det lokala strömningsföretaget är 395 euro + moms om sammanträdet strömmas till Itäväyläs egna kanal och 495 euro + moms om sammanträdet strömmas till samfällighetens egna kanal. Men främst handlar det om att bedöma om satsningen står i relation till nyttan man får av strömningen, då gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden ofta är ganska korta och en del av mötestiden går till formaliteter som namnupprop och andakt. Vid beredningen har församlingarnas informationsansvariga hörts och frågan vem som skulle vara intresserad av att följa med strömningen har uppstått.

2. Strömningen sköts med egna personal- och utrustningsresurser. Fördelen med det här alternativet är att kvalitetsnivån kan justeras att ligga i relation till värdet av att strömma sammanträdet. Samtidigt kan kvaliteten inte heller vara för låg, eftersom det kan påverkar bilden av hela vår organisation negativt. Kostnaderna är främst arbetstid och eventuella utrustningskostnader.
   
   Till nackdelarna hör att det för närvarande inte finns några tillgängliga personalresurser. Om kommunikationschefen börjar sköta strömmandet innebär det att mindre resurser kan läggas på den skriftliga presskommunikationen. Målsättningen är för närvarande att pressmeddelandet sänds ut samma kväll som sammanträdet, men eventuellt skulle det här ske först följande dag. Dessutom kan strömningen inte vara beroende av enbart en persons kunnande, utan några personer borde utbildas till att ha kunskap att sköta strömningen.

Övriga förslag hur beslutskommunikationen kunde förbättras

Under beredningen kom det från flera håll fram frågan att direktströmning av sammanträdena inte nödvändigtvis är det mest effektiva sättet att nå målsättningen som ligger bakom motionen. Det kommenterades också att vanligtvis har varken kommunfullmäktige eller områdesfullmäktiges strömmade sändningar speciellt många tittare.

Målsättningarna i motionen, det vill säga att öka människors kännedom om vad som behandlas i gemensamma kyrkofullmäktige och vad man fattar beslut om där, hur församlingarnas ekonomi sköts samt att i allmänhet att öka öppen kommunikation och information under hela valperioden, kan också nås med andra metoder än strömning. Här listas några alternativ.

3. Efter varje gemensamma kyrkofullmäktigemöte görs ett sammandrag i videoformat av de viktigaste besluten. Förslagsvis kan ordförande stå för referatet. Det här innehållet fungerar som komplement till den skriftliga pressinformationen och görs både på finska och svenska. I videon kan man också lyfta fram förtroendevaldas mångsidiga arbetsinsatser. Sammandragsvideon är kortare än strömningen och därmed mer användarvänlig. Det är också möjligt att strategiskt välja vilka ärenden som tas upp. Videon kan produceras som köptjänst eller göras med egna personalresurser. Videon textas och är därmed tillgänglig.
4. Utgående från verksamhetsberättelsen kunde en video produceras för att lyfta fram hur skattemedlen använts.
5. I budgeteringen av större ärenden och projekt reserveras också medel för kommunikationen. I början av projektet görs också upp en tydlig kommunikationsplan där resurser för och ansvarsfördelning av kommunikationen kommer fram. Till exempel utvecklingen av kyrkbacken.
6. Finslipa den beslutskommunikation vi redan har. Nyheter från gemensamma kyrkofullmäktige kunde delas på församlingarnas sociala medier, samfällighetens nyhetsbrev kunde marknadsföras mer, bildmaterial kunde produceras och förmedlas.

Ledamot Silja Metsolas motion är en välkommen öppning för utveckling av den kyrkliga samfällighetens kommunikation. Det är viktigt för oss att berätta om samfällighetens beslut, ekonomi och speciellt om all den god verksamhet som församlingarna erbjuder åt sina medlemmar. I framtiden ökar trycket att effektivera verksamhet ytterligare. Strömning och användning av andra kommunikativa medel kräver både ekonomiska och personresurser. I dag förstår man ännu bättre att kommunikation är en del av organisationens strategiska ledning och det är således ännu mer motiverat att satsa på kommunikationen. När man granskar budgetar för åren 2017-2023, ser man att de anslag som har riktats till kommunikationen har minskat med 17 procent i församlingarna och den kyrkliga samfälligheten. När resurserna redan är små, är det extremt viktigt att med samarbete se till att resurserna används effektivt och att de räcker till.

 
Med tanke på ett tryck i framtiden att verka ännu mer effektivt samtidigt som kommunikationens roll inte minskar, utan snarare ökar, så behöver vi verka aktivt för att hitta strukturer och lösningar som stöder att kommunikationsresurserna används så effektivt som möjligt. 

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet
1. diskuterar Silja Metsolas motion och olika alternativ för genomförande
2. diskuterar andra metoder för att förbättra beslutskommunikation och öka synligheten av förtroendevaldas arbete
3. beslutar vilka alternativ presenteras för gemensamma kyrkofullmäktige.

Beslut Gemensamma kyrkorådet
1. diskuterade Silja Metsolas motion och olika alternativ för genomförande. Det konstaterades att man inte börjar strömma kyrkofullmäktiges sammanträden vid det här skedet.
2. diskuterade andra metoder för att förbättra beslutskommunikation och öka synligheten av förtroendevaldas arbete. Det undersöks kreativa metoder att använda till exempel social media så att beslutsfattande blir bekant för församlingsmedlemmarna.
3. beslutade föreslå gemensamma kyrkofullmäktige att kyrkofullmäktige beaktar vid behandling av ärendet att församlingsmedlemmar ska göras delaktige och möjligheter att påverka ska förbättras i den nya kyrkolagens anda och speciellt att påverkargrupper för unga blir obligatoriska i församlingarna.