Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 27.04.2023/Pykälä 57

YKN 27.04.2023 § 57  

22/06.02.03/2023  

Valmistelu Viestintäpäällikkö Simon Lampenius, tfn 0400 566 735

Selostus Yhteisen kirkkovaltuuston jäsen Silja Metsola on 29.1.2023 jättänyt yhteiselle kirkkovaltuustolle aloitteen koskien yhteisen kirkkovaltuuston kokousten striimaamista.

Aloite on liitteenä.

Silja Metsolan aloitteessa ehdotetaan yhteisen kirkkovaltuuston kokouksien striimaamista. Perusteluissa tuodaan esille, että yhteisen kirkkovaltuuston kokoukset ovat julkisia, kuten myös kaupunginvaltuuston ja aluevaltuuston kokoukset, joita myös striimataan suoraan kokouksen aikana ja jotka ovat myöhemmin katsottavissa tallenteena.

Tekniikka on jo olemassa ja muun muassa jumalanpalvelukset striimataan myös.

Metsolan mukaan striimaaminen lisäisi ihmisten tietoisuutta siitä, mitä asioita käsitellään kirkkovaltuustossa ja mistä siellä päätetään sekä miten seurakunnan taloutta hoidetaan. Seurakuntavaalien äänestysprosentti aleni viime vaaleissa. Seurakunnasta eroaa paljon ihmisiä joka vuosi, ja siksi on tärkeää lisätä avointa viestintää ja tietoisuutta koko vaalikauden ajan.

Päätöksentekoon liittyvän viestinnän nykytilanne

Nykytilanteessa viestinnän painopiste on julkaista esityslistat ja pöytäkirjat avoimesti verkossa ja nostaa lehdistötiedotteilla esiin päätöksiä ja valmistelussa olevia asioita, jotka ovat merkityksellisiä porvoolaisten näkökulmasta.

• Esityslistat ja pöytäkirjat ovat avoimesti saatavilla verkkosivuillamme: https://www.porvoonseurakunta.fi/paatoksenteko/yhteinen-kirkkoneuvosto/luottamushenkilot/poytakirjat-ja-esityslistat
• Kun esityslista on julkaistu verkossa, paikallismedioille kerrotaan sähköpostitse, että lista on julkaistu
• Kokouksen jälkeen paikallismedioille lähetetään tiedote, jossa nostetaan esiin erityisesti suurta yleisöä kiinnostavat asiat
• Jokainen asiasta kiinnostunut voi tilata seurakuntayhtymän tiedotteet omaan sähköpostiinsa.
• Uutiset julkaistaan sekä suomeksi että ruotsiksi verkkosivuilla. Uutiset näkyvät sekä etusivulla että uutislistauksessa. Uutiset - Porvoon seurakunnat (porvoonseurakunta.fi)
• Tiedotteet jaetaan seurakuntayhtymän LinkedIn-sivulla https://www.linkedin.com/company/kirkkoevl-porvoo-kyrkanevl-borga/
• Tiedotteet jaetaan työyhteisön sisällä Teams-intranetissä
• Paikallismediat kutsuttiin mediatapaamiseen 24.5.2022, jossa käytiin läpi ajankohtaisia asioita. Näitä tapaamisia järjestetään myös jatkossa tarpeen mukaan.
• Seurakunnat huolehtivat seurakuntaneuvostojen päätösviestinnästä

Paikallismediat kertovat mielellään Porvoon seurakuntien päätöksenteosta. Vuonna 2022 medianäkyvyys oli suuri. Tämä johtui osaltaan seurakuntavaaleista. Mediaseurannassa oli 90 osumaa (2021:47). Näistä 23 koski seurakuntavaaleja, 19 kiinteistöjämme, 8 kirkonmäkeä ja 9 oli mielipidekirjoituksia. Suudelma-näyttelyllä oli 8 mediaosumaa ja siitä syntyi muutama mielipidekirjoitus. Perheneuvonnalla oli 5 mediaosumaa. Vuoden aikana lähetettiin 40 lehdistötiedotetta (2021: 35).

Viestintä ja päätöksenteko Ovet auki! Suomen evankelis-luterilaisen kirkon viestintäohjelma 2023:n mukaan

Kirkon viestintäohjelman, Ovet auki! Suomen evankelis-luterilaisen kirkon viestintäohjelma 2023, mukaan kirkkovaltuustojen kokouksia ei erityisesti suositella striimattavaksi, mutta suositellaan kyllä uusien digitaalisten mahdollisuuksien hyödyntämistä sekä koskettavan viestinnän tekemistä.

Kohdassa Ovet auki ulospäin sanotaan, että "Viestimme avoimesti. Kerromme sekä valtakunnallisesti että seurakuntatasolla avoimesti ja ymmärrettävällä tavalla kirkon hallinnosta, päätöksistä, tulevaisuuden näkymistä ja suunnitelmista. Tiedon avoimuus lisää ihmisten mahdollisuutta vaikuttaa asioihin. Siispä päättävien elinten esityslistat, päätökset ja yhteystiedot nettiin!"

Kohdassa Ovet auki uusille mahdollisuuksille sanotaan, että "Uskallamme uudistua. Kuljemme kohti uusia kanavia ja keinoja, vuorovaikutteisuutta ja digitalisaation uusia ulottuvuuksia."

Kohdassa Ovet auki tulevaisuudelle sanotaan, että pohdimme kirkon mielikuvaa rohkeasti. "Mielikuva on aina olemassa ihmisen mielessä, vaikutamme siihen tai emme. Mielikuvaan voidaan myös vaikuttaa tietoisesti. Kun suuri osa ihmisistä kohtaa kirkon monenlaisten viestimien välityksellä, jokaisella kirkon toimijan jokaisella viestintäteolla on merkitystä. Tavoitteena on tehdä viestintää, joka koskettaa."

Yhteisen kirkkovaltuuston kokousten striimaaminen muissa seurakuntayhtymissä

Yhteisen kirkkovaltuuston kokoukset striimataan muutamassa seurakuntayhtymässä, mutta ei kaikissa. Kirkon viestinnän johtajat - foorumissa esitetyn kyselyn perusteella on kerätty seuraavat tiedot.

Vaasassa, Oulussa ja Helsingissä kokouksia ei striimata. Helsingissä saatetaan striimata poikkeustilanteessa, jos erityisen kiinnostavaa asiaa käsitellään. Turussa ja Mikkelissä striimattiin korona-aikana, muttei enää. Mikkelissä striimattiin teamskokous, ja lähetys tallennettiin kahdeksi viikoksi.

Joensuussa kokoukset striimataan yhdellä kameralla. Seurakuntayhtymän viestintäpäällikkö hoitaa striimauksen, ja varahenkilönä toimii seurakunnan työntekijä tai vapaaehtoinen.

Lappeenrannassa seurakuntien striimausryhmä hoiti kirkkovaltuustokokouksien striimaukset siirrettävällä kalustolla keväästä 2020 vuoden 2022 loppuun. Vielä ei ole päätetty tulevien kokouksien striimaamisesta. Kalustoa on päivitetty sekä kokoushuoneessa että kirkoissa. Viestintäosasto vastaa siitä, että striimaus saa näkyvyyttä, muttei striimauksen teknisestä toteutuksesta.

Vantaan seurakuntayhtymässä kokoukset striimataan ostopalvelulla. Tallenne ei jää sivulle, vaan poistetaan seuraavana päivänä.

Saavutettavuusdirektiivi

Saavutettavuuslainsäädännön mukaan (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019), seurakuntien ja seurakuntayhtymän on huolehdittava verkkopalvelujensa saavutettavuudesta. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että julkaisemamme videot on tekstitettävä kahden viikon sisällä julkaisemispäivästä.

Paikallismedioiden hyöty yhteisen kirkkovaltuuston kokouksien striimaamisesta

Valmistelussa kysyttiin Porvoon paikallismedioilta, kokevatko he voivansa hyötyä siitä, että yhteisen kirkkovaltuuston kokoukset striimataan.  Lisäksi heitä kehotettiin antamaan palautetta seurakuntayhtymän päätösviestinnästä.

Kaksi kaupallista mediaa (Östnyland ja Uusimaa) epäröi, auttaisiko striimaaminen niitä. Ei ole henkilöstöresursseja, jotka iltaisin voisivat suorassa lähetyksessä seurata kokouksia. Yle Vega Östnyland puolestaan kommentoi, että kanava voisi hyötyä striimauksista. Ilmaislehti Itäväylä voisi hyötyä lähetyksistä, jos ne tallennetaan myöhempää katselua varten ja jos lehti tekee artikkelin jostain käsitellystä aiheesta. Suorana lähetyksenä kokousta ei ehditä katsoa. Kehittämisehdotus voisi olla kooste päätöksistä videomuodossa, esimerkiksi puheenjohtajan referoimana.  

Yleisellä tasolla kommentoitiin, että nykyinen tiedotustaso palvelee medioita.

Yhteisen kirkkovaltuuston kokouksien striimauksen eri toteuttamistavat

Kokouksien striimaukset voi hoitaa monella eri laatutasoilla ja eri resurssimäärillä. Seuraavaksi esitellään kaksi striimauksen toteuttamistapaa, arvio kustannuksista ja resursseista sekä vaihtoehdon hyvät ja huonot puolet.

1. Striimaus ostopalveluna. Ostopalvelun etuja ovat ammattimaisesti hoidettu striimaus, selkeä vastuunjako siitä, kuka hoitaa striimaukset ja työ ei kuormita työntekijöitä liikaa. Tämä malli on kallein, mikä voidaan nähdä varjopuolena. Paikallisen striimausyhtiön hinnat kirkkovaltuuston kokouksien striimaamiselle vuonna 2023 ovat 395 euroa + alv, jos kokous striimataan Itäväylän omalle kanavalle ja 495 euroa + alv, jos kokous striimataan yhtymän omalle kanavalle. Ensi sijassa kyse on kuitenkin siitä, onko panostus suhteessa striimaamisesta saatavaan hyötyyn, kun yhteisen kirkkovaltuuston kokoukset ovat usein melko lyhyitä ja osa kokousajasta menee muodollisuuksiin, kuten nimenhuutoon ja hartauteen. Valmistelussa on kuultu seurakuntien viestintävastaavia ja esiin on tullut kysymys siitä, kuka olisi kiinnostunut seuraamaan striimausta.

2. Striimaus hoidetaan omilla henkilöstö- ja laiteresursseilla. Tämän toteuttamistavan hyvä puoli on se, että laatutasoa voidaan säätää niin, että se on suhteessa striimatun kokouksen arvoon. Samaan aikaan laatu ei myöskään voi olla liian heikko, koska se voi vaikuttaa negatiivisesti kuvaan koko organisaatiostamme. Kustannukset ovat lähinnä työaikaa ja mahdollisia laitehankintoja.
   
   Huonoihin puoliin kuuluu, että tällä hetkellä ei ole käytettävissä olevia henkilöstöresursseja. Jos viestintäpäällikkö alkaa hoitaa striimauksen, tarkoittaa se sitä, että kirjalliseen lehdistötiedottamiseen voidaan osoittaa vähemmän resursseja. Tällä hetkellä tavoitteena on lähettää lehdistötiedotteet samana iltana kun kokous pidetään, mutta tämä tapahtuisi mahdollisesti vasta seuraavana päivänä. Striimaus ei myöskään voi olla riippuvainen vain yhden henkilön osaamisesta, vaan muutama henkilö pitäisi kouluttaa niin, että he osaavat hoitaa striimauksen.

Muita keinoja päätösviestinnän parantamiseksi

Valmistelussa tuli usealta taholta esille, että kokousten suoratoisto ei välttämättä ole tehokkain tapa saavuttaa aloitteen taustalla olevat tavoitteet. Lisäksi kommentoitiin, että tavallisesti kunnanvaltuustojen tai aluevaltuustojen striimatuilla kokouksilla ei ole erityisen montaa katsojaa.

Aloitteen tavoitteet, eli ihmisten tietoisuuden lisääminen siiitä, mitä yhteisessä kirkkovaltuustossa käsitellään ja mistä siellä päätetään, kuinka seurakuntien taloutta hoidetaan ja kuinka yleisesti ottaen voidaan lisätä avointa viestintää ja tietoisuutta koko vaalikauden ajan, voidaan saavuttaa myös muilla keinoilla kuin striimaamalla. Tässä listattuna muutama vaihtoehto.

3. Jokaisen yhteisen kirkkovaltuuston kokouksen jälkeen tehdään kooste tärkeimmistä päätöksistä videomuodossa. Esimerkiksi puheenjohtaja voi hoitaa referoinnin. Tämä sisältö täydentäisi kirjallista lehdistötiedotetta ja tehtäisiin sekä suomeksi että ruotsiksi. Videossa voidaan myös tuoda esille luottamushenkilöiden moninaista työpanosta. Koostevideo on lyhyempi kuin striimattu kokous ja siten paljon käyttäjäystävällisempi. On myös mahdollista valita strategisesti, mitä aiheita nostetaan esille. Video voidaan toteuttaa ostopalveluna tai tehdä omilla henkilöstöresursseilla. Video tekstitetään ja on siten saavutettava.
4. Toimintakertomuksen perusteella tuotetaan video, jossa nostetaan esiin, miten verovarat on käytetty.
5. Isompien asioiden ja  hankkeiden budjetoinnissa varataan varoja myös viestintään. Hankkeen alussa tehdään selkeä viestintäsuunnitelma, jossa viestinnän resurssit ja vastuunjako tulee esiin. Esimerkiksi Kirkonmäen kehittämisessä.
6. Parannetaan jo olemassa olevaa päätösviestintää. Uutisia yhteisen kirkkovaltuuston päätöksistä voisi jakaa seurakuntien somekanavissa, seurakuntayhtymän uutiskirjettä voisi markkinoida enemmän, kuvamateriaalia voisi tuottaa ja välittää.

Valtuutettu Silja Metsolan aloite on tervetullut avaus seurakuntayhtymän viestinnän kehittämiseen. Meille on tärkeää kertoa yhtymän päätöksistä, taloudenpidosta ja erityisesti kaikesta siitä hyvästä toiminnasta, mitä seurakunnat jäsenilleen tarjoavat. Tulevaisuudessa paine tehostaa toimintaa edelleen kasvaa. Striimaaminen ja muiden viestinnällisten keinojen käyttäminen vaativat niin taloudellisia kuin henkilöstöresursseja. Tänä päivänä ymmärretäänkin yhä paremmin viestinnän olevan osa organisaation strategista johtamista ja siten on yhä perustellumpaa panostaa viestintään. Tarkasteltaessa vuoden 2017-2023 talousarvioita, seurakunnissa ja yhtymässä viestintään kohdistetut määrärahat ovat laskeneet 17 prosentilla. Resurssien ollessa jo pienet, on äärimmäisen tärkeää yhteistyöllä huolehtia resurssien tehokkaasta käytöstä ja niiden riittävyydestä. 
 

Tulevaisuudessa paine tehostaa toimintaa kasvaa ja samaan aikaan viestinnän rooli ei pienene, vaan pikemminkin kasvaa. Siksi meidän tulee toimia aktiivisesti löytääksemme rakenteita ja ratkaisuja, jotka tukevat viestintäresurssien mahdollisimman tehokasta käyttöä.  

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto
1. keskustelee Silja Metsolan aloitteesta ja eri toteuttamisvaihtoehdoista
2. keskustelee muista keinoista parantaa päätösviestintää ja lisätä näkyvyyttä luottamushenkilöiden työstä
3. päättää siitä, mitkä vaihtoehdoista se esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto
1. keskusteli Silja Metsolan aloitteesta ja eri toteuttamisvaihtoehdoista. Todettiin, että tässä vaiheessa ei lähdetä striimaamaan kirkkovaltuuston kokouksia.
2. keskusteli muista keinoista parantaa päätösviestintää ja lisätä näkyvyyttä luottamushenkilöiden työstä. Tutkitaan luovia tapoja käyttää esimerkiksi sosiaalista mediaa niin, että päätöksenteko tulee tutuksi seurakuntalaisille.
3. päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto ottaa aloitteen käsittelyssä huomioon uuden kirkkolain hengen mukaisen seurakuntalaisten osallistamisen ja vaikuttamismahdollisuuksien parantamisen ja erityisesti sen, että nuorten vaikuttajaryhmistä tulee seurakunnissa pakollisia.