Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 21.05.2026/Pykälä 41

GKR 21.05.2026 § 41  

39/02.06/2022  

Beredning Personalchef Paula Raitis, tfn 040 6844 088

Fastighets- och anskaffningschef Krista Jussila, tfn 040 4889 009

Redogörelse Gemensamma kyrkorÃ¥det beslutade vid sammanträdet 25.4.2024 § 49 konkurrensutsätta kökstjänster och matservice i BorgÃ¥ kyrkliga samfällighet. Beslutet om konkurrensutsättningen grundade sig pÃ¥ att matservice och kökstjänster utvecklas mer Ã¥t det hÃ¥llet att tjänsten bättre motsvarar församlingarnas olika behov men möjliggör samtidigt en ökning av frivilligverksamheten. I presentationstexten antecknades dÃ¥: För koordineringen av ramavtalstjänsten och för att ta hand om hygien och utrusning i köken i gemensam användning (frivilliga, serviceproducenter, de som hyr utrymmen) bör reserveras en personresurs frÃ¥n den kyrkliga samfälligheten. Detta innebär att ett behov för minst en deltidsanställd person som har husmors kunnande kan realiseras. Husmödrarna har varit underställda fastighetsväsendet i samfälligheten. Beslutsutdraget med redogörelser finns som bilaga till föredragningslistan.

Som resultat av konkurrensutsättningen ingicks ett ramavtal på 2+2 år med två leverantörer (en som inlämnade anbud drog sig tillbaka innan avtalen undertecknades). Den fasta delen av ramavtalet går ut den 31.10.2026. Under avtalsperioden har fastighetsväsendet intensivt följt med hur verksamheten genomförs bl.a. med hjälp av respons och uppföljningsmöten. I samfälligheten har den personalresurs som behövs för koordinering av avtalstjänsten fördelats mellan fastighetsväsendets arbetsledare och chef och en del av uppgifterna har också fördelats till vaktmästarna.

Fastighetschefen har samlat en kärngrupp som består av tjänsteinnehavare och arbetstagare inom församlingen och samfälligheten för att granska den pågående avtalsperioden och hur servicebehovet uppfylls ur verksamhetssynpunkten. Alla anställda deltar i att ordna matservice i sina egna arbeten och tre anställda har därtill examen inom köksbranschen och kunskaper inom catering. Ett sammandrag av arbetsgruppens arbete finns som bilaga till föredragningslistan. Fastighets- och anskaffningschefen öppnar arbetet och resultaten vid sammanträdet.

Utifrån arbetet föreslår arbetsgruppen gemensamma kyrkorådet att:

• med de nuvarande producenter med vilka har ingÃ¥tts ramavtal förs förhandlingar om ibruktagande av optioner och strävs efter att ingripa i avvikelser i kvalitet, leveranser m.m. Prisjusteringar hör ocksÃ¥ till optionsförhandlingar.
• som resultat av optionsförhandlingarna uppgörs färdiga förteckningar över produkter tillsammans med tjänsteproducenterna. SÃ¥ är det lättare att beställa.
• efter optionsförhandlingarna tar GKR optionsÃ¥ren 2027–2028 i bruk.
• dessutom inrättas en tidsbunden uppgift som matserviceansvarig för 2 Ã¥r.  

Föredragande Förvaltnings- och ekonomidirektören:

Beslutsförslag 

Beslut