Yhteinen kirkkoneuvosto
Esityslista 23.10.2025/Asianro 94

YKN 23.10.2025    

57/01.02.00/2025  

Valmistelu Hallinto- ja talousjohtaja Timo Tulisalo, puh. 0400 156 257

 Henkilöstöpäällikkö Paula Raitis, puh. 040 684 4088

Selostus Osana Porvoon seurakuntayhtymän yhteisten palvelutoimintojen kehittämistä on syyskuun 2025 alusta aloittanut toimintansa uusi tiedolla johtamisen tiimi. Tiimiin kuuluvat asianhallintasihteeri (tiimin vetäjä), kielenkääntäjä ja projektikoordinaattori.

 Uuden tiimin ydintehtäviä ovat päätöksenteon tuki, tiedonhallinta, arkistointi, tietoturvallisuus, toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen ja kaksikielisen toiminnan tuki.

 Asianhallintasihteerin viran palkkaus ei vastaa nykyistä tehtävänkuvaa. Palkkaus on saatettava tehtävien tasalle. Asianhallintasihteerin tämänhetkinen palkkaus periytyy ajalta, jolloin tehtävän nimikkeenä oli toimistosihteeri, ja tehtävät perinteisiä hallinnon ja johdon sihteerin tehtäviä.

 Asianhallintasihteerin tämänhetkinen tehtävänkuva käsittää seuraavat kokonaisuudet:

-          Yhteisten luottamuselinten kokoushallinta ja luottamushenkilöyhteistyö: kokouskutsujen lähettäminen, kokoussihteerinä toimiminen, esityslistojen laatiminen ja pöytäkirjojen kirjoittaminen, esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisuista huolehtiminen, päätöksistä tiedottaminen viranhaltijoille ja muille asianosaisille; kokousjärjestelyt (tilavaraukset, tarjoilut); yhteydenpito luottamushenkilöihin kaikissa kokousasioissa

-          Arkistointi ja asiakirjahallinto: Porvoon seurakuntayhtymän arkistoinnista vastaava viranhaltija; arkistoinnin toimintamallien vakiinnuttaminen; asiakirjahallinnon kehittäminen, ohjeistusten päivittäminen

-          Tiedolla johtamisen tuki -tiimin vetäminen: tiimin vastuulle kuuluvien töiden hallinta ja edistäminen yhdessä tiimin jäsenten kanssa kehittämislähtöiselä työotteella; tukityöt muille tiimeille

-          Asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjyys: järjestelmän toimivuuden ylläpito ja käyttäjien ongelmien ratkaiseminen; uusien käyttäjien perehdytys; sisäisten ohjeiden laadinta järjestelmän käyttöön liittyen; yhteistyö järjestelmän toimittajan kanssa kehitystarpeiden ja teknisten haasteiden osalta

-          Päätöksenteon tuki: taustatuki päätöksentekoon liittyvissä asioissa; osallistuminen päätöksenteon prosessien kehittämiseen; hallinto- ja talousjohtajan sihteerin työt

 Asianhallintasihteerin viran nykyinen vaativuusryhmä on 501, peruspalkka 2829,70 € (vaativuusryhmän vähimmäispalkka 2667,90 €, vaativuusosa 59,30 €, järjestelyerä 102,50 €) . Tehtävien vaativuuden perusteella virka kuuluu vaativuusryhmään 503, ja palkkaus vaativuusryhmän ylärajalle.

 Ehdotetaan, että asianhallintasihteerin tehtävä sijoittuu jatkossa vaativuusryhmään 503. Palkka määritellään vaativuusryhmän ylärajalle 3232,79 € (vähimmäispalkka 2957,24 €, vaativuusosa 275,55 €), ja lisäksi tulee vuonna 2024 tehtävään ohjattu järjestelyerä, tällä hetkellä 102,50 €. Tällöin peruspalkka on 3335,29 €.

 Palkantarkistus tehdään takautuvasti alkaen 1.9.2025.

Esittelijä Hallinto- ja talousjohtaja:

Päätösesitys 

Päätös