Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 18.06.2025/Pykälä 60

SN 18.06.2025 § 60  

67/01.01.01/2022  

Selostus Asian tausta

Hallinto- ja talousjohtajan 13.6.2025 (§ 5/2025) tekemällä viranhaltijapäätöksellä nykyinen seurakuntasihteeri Pauliina Nyqvist siirtyy hoitamaan yhteisten palveluiden projektikoordinaattorin tehtävää ajalle 1.9.2025-31.8.2027. Nyqvist on ilmoittanut sähköpostitse 16.6.2025 irtisanoutuvansa Porvoon suomalaisen seurakunnan seurakuntasihteerin virasta 1.9.2025 alkaen.

Tästä asiakokonaisuudesta informoitiin ennen hallinto- ja talousjohtajan tekemää päätöstä seurakuntaneuvostoa 10.6.2025 (§ 55, kohta 3) pidetyssä kokouksessa. Tällöin kokouksessa sovittiin seuraavasti:

"Seurakuntasihteerin haastatteluryhmään valittiin luottamushenkilöedustajiksi Jorma Anttila ja Niko Perälä. Kirkkoherra voi haastatteluryhmän valmistelun jälkeen tehdä valinnan viranhaltijapäätöksellä, jotta uusi seurakuntasihteeri voi aloittaa mahdollisimman pian syyskuussa."

Seurakuntasihteerin viran kelpoisuus

Seurakuntaneuvosto päätti 8.3.2022 (§ 21), että seurakuntasihteerin kelpoisuusehtona on soveltuva ammattikorkeakoulu-, opisto- tai ammattitutkinto. Lisäksi viranhaltijalta edellytetään hyvää suullista ja kirjallista suomen kielen taitoa, it-osaamista sekä kokemusta sihteerin tehtävistä. Seurakuntatyön tuntemus ja ruotsin kielen osaaminen luetaan eduksi.

Kirkkolain mukaan: "Seurakunnan, seurakuntayhtymän, tuomiokapitulin ja kirkkohallituksen virka- tai työsopimussuhteeseen voidaan ottaa vain konfirmoitu kirkon jäsen, jos tehtävät liittyvät kirkon jumalanpalveluselämään, diakoniaan, kasvatukseen, opetukseen, sielunhoitoon tai edustamiseen". (Kirkkolaki 7 luku 2 §)

Seurakuntasihteerin tehtäviin kuuluu olennaisella tavalla seurakunnan edustaminen erilaisissa tilaisuuksissa, hallinnollisissa, viestinnällisissä ja asiakaspalvelutehtävissä. Seurakuntasihteeri palvelee suoraan esim. tilavarausten yhteydessä seurakuntalaisia ja seurakunnan edustajana hoitaa hallinnon tilaisuuksissa seurakunnan edustamista. Lisäksi hän edustaa seurakuntaa suhteessa jäseniinsä ja yhteistyökumppaneihin, joihin hän on tehtävänsä puitteissa yhteydessä. Työn ydintehtävät liittyvät läheisesti seurakunnan itseymmärrykseen uskonnollisena yhteisönä ja näin edellyttävät myös kirkon arvojen omaksumista. Näin ollen kirkon jäsenyyden edellytys tässä virassa on perusteltua.

Seurakuntasihteerin virkaan valittavan tulee olla Suomen evankelis-luterilaisen kirkon konfirmoitu jäsen.

Seurakuntasihteerin tehtävänkuva

Seurakuntasihteeri toimii vuosikellon mukaisesti hallinnollisena sihteerinä sekä seurakuntaneuvostossa että johtoryhmässä ja työkokouksissa, ja hän hoitaa niitä koskevaa päätösviestintää. Lisäksi hän tarjoaa hyvin laaja-alaisesti sihteeripalveluita sekä hoitaa erilaisia sähköisiä järjestelmiä, joissa osassa hän toimii seurakunnan pääkäyttäjänä. Työ pitää sisällään paljon myös organisointia ja käytännön asioiden järjestämisetä eri tilaisuuksia varten. 

Seurakunnissa opetellaan parhaillaan hyödyntämään entistä enemmän tekoälyn käyttöä (Microsoft Copilot), millä on vaikutuksia myös seurakuntasihteerin työhön. Tämän takia hakijan on sitouduttava siihen, että hän tulevaisuudessa voi toimia seurakunnan edustajana myös eri jalkautuvissa yleisötilanteissa, joissa toimitaan yhdessä työntekijöiden ja vapaaehtoisen kanssa.        

Tämän takia valinnan yhteydessä arvioidaan myös valittavan soveltumista seurakunnan työyhteisöön ja käytännössä seurakuntasihteerin toimen menestyksellinen hoitaminen edellyttää myös kirkon arvojen sisäistämistä.

Odotukset seurakuntasihteerille

Tehtävä edellyttää sujuvaa suomen kielen suullista ja kirjallista ilmaisua, sekä kykyä, joustavuutta ja vahvaan motivaatiota monipuoliseen asiakaspalvelu- ja sihteerityöhön.

Lisäksi odotamme: 

-          osaamista ja motivaatiota hallinnolliseen, tarkkuutta vaativaan työhön

-          hyvä tietotekninen ja tehtävän kannalta riittävää viestintäosaamista (taito kiteyttää oleellinen)

-          hyviä vuorovaikutus- ja työyhteisötaitoja

-          asiakaspalveluhenkisyyttä sekä kykyä toimia vapaaehtoisen kanssa

-          seurakuntaelämän tuntemusta

-          lisäksi ruotsin kielen taito lasketaan eduksi.

Rekrytointiprosessi:

Virka avataan maanantaina 18.7.2025 ja rekrytointiaikaa on maanantaihin 11.8.2025 saakka. Rekrytointiryhmä kokoontuu 13.8.2025 klo 13 valitsemaan haastateltavat, jotka haastatellaan maanantaina 18. klo 9-17 ja tiistaina 19.8.2025 klo 9-12 ja klo 15-17. Tämän jälkeen tehdään tarvittaessa vielä mahdollinen puolen päivän soveltuvuusarvio kärkihakijoiden (2-4) kesken.

Hakuilmoitusluonnos liitetään Seurakuntaneuvosto -Teams-kanavalle viimeistään tiistaina 17.6.2025.

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto

1. päättää avata seurakuntasihteerin viran 18.7.2025 niin, että se täytetään 1.9.2025 alkaen tai sopimuksen mukaan.

2. toteaa, että se päätti 10.6.2025 pidetyssä kokouksessa
- valita rekrytointiryhmään seurakuntaneuvoston edustajaksi Niko Perälän ja Jorma Anttilan.
- valtuuttaa kirkkoherran viranhaltijapäätöksellä valitsemaan rekrytointiryhmän valmistelun pohjalta viranhaltijan seurakuntasihteerin virkaan.

3. vahvistaa, että valittavan tulee toimittaa hyväksyttävä lääkärintodistus viran vastaanottamisen yhteydessä sekä että tehtävässä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa.  

4. toteaa, että seurakuntasihteerin viran palkka on vaativuusryhmä 502 mukainen, peruspalkka 2811,89 € euroa kuukaudessa.

Asian käsittely Kirkkoherra esitteli rekrytoinnin aikataulun ja hakuilmoitusluonnoksen.

Soveltuvuusarviointi järjestetään ja se pidetään torstaina 21.8.2025 (varapäivänä perjantai 22.8.2025) ja testauksen suorittaa psykologi Henry Honkanen, Arena Nova Oy:sta.

 Psykologi Honkanen avaa soveltuvuusarvioinnit tulokset rekrytointiryhmälle keskiviikkona 27.8.2025 klo 8.30, jonka jälkeen pidetään valintakokous. Kirkkoherra tekee viranhaltijapäätöksen valinnasta tämän kokouksen jälkeen rekrytointiryhmässä sovitulla tavalla.

Seurakuntaneuvosto kävi seurakuntasihteerin rekrytoinnista vilkasta keskustelua:

 Seurakuntasihteerin palkkausta pidettiin matalana tehtävän merkityksellisyyteen, vaativuuteen ja laajuuteen verraten. Palkan tarkastamisesta kannatettiin yksimielisesti.

Kirkkoherra totesi kokouksessa tähän, että palkkojen määrittely tapahtuu koko seurakuntayhtymän tasolla. Henkilöstöpäällikkö valmistelee palkka-asiat ja korotukset menevät yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi. Seurakuntaneuvostossa ei siten voida nostaa palkkoja.

 On otettava huomioon, että seurakuntasihteerin virkaa voi nykyisillä kelpoisuusehdoilla hakea myös ammattitutkinnolla, esimerkiksi merkonomi.

 Tällä koulutustason kelpoisuusehdolla on kirkossa vaikutus vaativuusryh-män asetteluun ja seurakuntaneuvoston on tehtävä päätös, jos se haluaa rajata haun vain korkeakoulutason tutkinnon suorittaneisiin hakijoihin, jolloin virkaan vaaditaan vähintään ammattikorkeakoulussa suoritettu tutkinto.

 Päätöksessä nyt oleva seurakuntatsihteerin viran palkkaus on sama kuin ruotsinkielisen tuomiokirkkoseurakunnan seurakuntasihteerillä. Tämä seurakuntaneuvoston näkemys palkkauksesta tuodaan esille palkka-asioita hoitavalle henkilöstöpäällikölle.

Seurakuntaneuvosto piti tärkeänä, että hakuilmoituksessa taustoitetaan ja selkeytetään kohtaa, jossa puhutaan tekoälyn vaikutuksesta seurakuntasihteerin työnkuvaan ja että sen vuoksi tehtävänkuvaan lisätään osallistumista mm. jalkautuvaan työhön.

Seurakuntaneuvosto kiitti lämpimästi Pauliina Nyqvistiä erinomaisesta seurakuntasihteerin tehtävien hoitamisesta.

Päätös Seurakuntaneuvosto

1. päätti avata seurakuntasihteerin viran rekrytoinnin 18.7.2025 niin, että se täytetään 1.9.2025 alkaen tai sopimuksen mukaan.

2. totesi, että se päätti 10.6.2025 pidetyssä kokouksessa
- valita rekrytointiryhmään seurakuntaneuvoston edustajaksi Niko Perälän ja Jorma Anttilan.
- valtuuttaa kirkkoherran viranhaltijapäätöksellä valitsemaan rekrytointiryhmän valmistelun pohjalta viranhaltijan seurakuntasihteerin virkaan.

3. vahvisti, että valittavan tulee toimittaa hyväksyttävä lääkärintodistus viran vastaanottamisen yhteydessä sekä että tehtävässä noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa.  

4. totesi, että seurakuntasihteerin viran palkka on vaativuusryhmä 502 mukainen, peruspalkka 2811,89 € euroa kuukaudessa.

Samalla seurakuntaneuvoston kokouksessa esittämä kanta seurakuntasihteerin palkkauksen tarkistamisesta tuodaan koko seurakuntayhtymässä palkka-asioita valmistelevan henkilöstöpäällikön tietoon. Hakuilmoituksen kelpoisuusehdot pidetään kuitenkin nykyisellään eli virkaan voidaan hakea myös ammattitutkinnolla.

5. päätti, että yksi nuorten vaikuttajaryhmän keskuudestaan valitsema edustaja voi osallistua haastatteluihin, ja piti tärkeänä, että hakuilmoitukseen tehdään käsittelytekstissä mainitut tarkennukset.

Pykälä tarkastettiin kokouksessa.