Seurakuntaneuvosto
Esityslista 13.05.2025/Asianro 45

SN 13.05.2025     

1. Strategiaseminaari 28.9.2025 valmistelu

Viime seurakuntaneuvoston kokouksessa (8.4.2025; § 35) avattiin seurakuntaneuvostolle uuden organisaatiorakenteen käyttöönoton valmistautumista sekä tulevan strategian ja vuoden 2026 toimintasuunnitelman laatimista.

Tällöin seurakuntaneuvosto antoi seuraavaa evästystä tulevaa yhteistä 28.9.2025 strategiaseminaaria varten:

"- seminaariin kutsutaan mukaan seurakuntaneuvoston ja työntekijöiden lisäksi nuorten vaikuttajaryhmä.

- seminaarissa varataan aikaa myös työpajamaiseen työskentelyyn, jonka aikana luottamushenkilöt pääsevät vuorovaikutukseen toiminnallisten kokonaisuuksien työntekijöiden kanssa.

- seurakuntaneuvosto kannattaa kullekin uuden organisaation kokonaisuudelle "luottamushenkilökummien" nimeämistä, jotka ovat strategiaseminaarin jälkeen tiiviimmin mukana näiden kokonaisuuksien strategiaosuuksien laadinnassa."

Seurakuntaneuvoston antamaa evästystä käsiteltiin koko henkilöstön kanssa 24.4.2025 työntekijäkokouksessa, jolloin ryhmäkeskustelujen kautta saatiin seuraavia näkökulmia:

Työpajatyöskentely:

• Työpajatyöskentelyä pidettiin hyvänä ja olisi hyvä, jos luottamushenkilöt (seurakuntaneuvosto ja nuorten vaikuttajaryhmän jaettuna neljään sekaryhmään) kiertäisivät kaikki neljä eri uuden organisaation kokonaisuutta työskentelyn aikana läpi.
• Toisaalta voisi olla hyvä jo seminaarissa luoda mahdollisuus syventyä yhteen kokonaisuuteen laajemmin kuin muihin, jolloin saisi laajemmin ideoita.

Luottamushenkilökummiajatus:

• Kannatettiin laajasti sitä, että luottamushenkilö valitsee ryhmän, johon keskittyy ja tutustuu tarkemmin: 
  • Kummin merkitys on hyvä olla myös työn toteuttajan roolissa (vapaaehtoinen toiminnassa)
  • tällöin on tärkeää huolehtia myös siitä, että heistä ei tule päättäjäkummeja kokonaisuuksille.

• Keskustelussa pohdittiin luottamushenkilökummiajatuksen uhkia ja tällöin nousi esille kaksi eri näkökulmaa: 
  • sen kautta voi syntyä osin syntyä myös epärealistisia tai idealistisia ideoita.
  • luottamushenkilöiden jatkuva liian tiivis osallistuminen palavereihin voi olla raskas - ja tällöin roolit (päättäjä - operatiivinen toimija) voivat mennä sekaisin. Keskustelussa kannatettiin enemmän yksittäisiä tapaamisia.

Porvoon suomalaisen seurakunnan työntekijöiden, seurakuntaneuvoston ja nuorten vaikuttajaryhmän yhteinen strategiaseminaari pidetään Haikon kartanossa 28.9.2025. Kehittämispäivä alkaa lounaalla klo 11.30. Strategiapäivässä luottamushenkilöille jaetaan Matti Helinin kirja Yhteisövalmennus - Työkaluja yhteisönrakentajalle.

2. Yhteisen kirkkovaltuuston seminaari 6.5.2025

Ohessa on yhteisen kirkkovaltuuston 6.5.2025 seminaarin aineisto, jonka sisällöstä kirkkoherra avaa kokouksessa tarkemmin sitä osuutta, joka koskee suomalaisen seurakunnan organisaatiomuutoksen vaikutuksia tulevalle talous- ja toimintasuunnittelulle vuonna 2026. Nämä löytyvät esityksen dioista 5-10.

Suomalaisessa seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelmassa on nykyisin yhteensä 27 kustannuspaikkaa ja uusi organisoituminen tulee tarkoittamaan laajempien kokonaisuuksien taloudellista ja toiminnallista hahmottamista, jolloin täytyy ottaa huomioon myös Kirkkohallituksen laatimat kirjanpidolliset vaateet.

Hallinto- ja talousjohtaja Timo Tulisalo avasi strategiaseminaarissa diojen 9 ja 10 avulla valtuutetuille, miten tämä voidaan ratkaista ja kuinka saadaan luotua johdolle BI eli Business Intelligence -ohjelmisto, jolla helpotetaan johdon (kirkkoherra, lähiesihenkilöt ja prosessivastaavat) kykyä seurata taloutta ja myös toiminnan toteutumista.

Business Intelligence tarkoittaa liiketoimintatiedon (meillä seurakunnissa talous- ja toimintatiedon) hyödyntämistä ohjelmiston avulla, jolloin pystytään tekemään ulkoisen ja sisäisen tiedon systemaattista analysointia. Tällöin pystytään paremmin vastaamaan jo kuusi vuotta sitten tehtyyn valtuustoaloitteeseen koskien talouden ja toiminnan mittarien kehittämistä.

Timo Tulisalo on yhdessä taloussuunnittelija Eija Ala-Rannan kanssa vieraillut 8.5.2025 yhteistoimintaryhmän yhden päivän mittaisessa kehittämiskokouksessa ja avannut näitä mahdollisuuksia lähiesihenkilöille.

Kirkkoherra avaa tätä strategiaseminaarissa esitettyä ja yhteistoimintaryhmän kanssa työstettyä kokonaisuutta seurakuntaneuvostolle tarkemmin kokouksessa.

Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi.

Päätös