Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 27.03.2025/Pykälä 36

GKR 12.12.2024 § 160 

Beredning Fastighets- och anskaffningschef Krista Jussila, tfn 040 4889 009

Redogörelse Det har inkommit respons om tillräckligheten av ventilationen i inkvarteringsrummen i Pellinge kursgård, speciellt i sommarhettan. För att förbättra ventilationen gjorde Granlund Oy utredningar och planer. Vid finslipningen av planerna märktes att ventilationssystemet i kursgården inte helt uppfyller alla brandsäkerhetskrav som har ställts för ventilationssystem. Utredningen om brister finns som bilaga till föredragningslistan.

Planerarna och fastighets- och anskaffningschefen har varit aktivt i kontakt med Borgå byggnadstillsyn för att rätta till situationen.

Kort sagt finns det två olika brister i brandsäkerheten

1. hur terminalerna i ventilationskanalerna fungerar för att hindra att rökgaser sprider sig. Kanalens frånluftsdon motsvarar föreskrifter som sådan men behöver stöd av att villkoren för luftström och tryckförlust uppfylls. Detta kräver en granskning av det totala luftflödet. Kan genomföras med relativt små åtgärder.
2. begränsning av sammanslagning. Kategorin av användningssätt inkvarteringsutrymmen ska inte kopplas till samma ventilationssystem eller centralluftventilationsanläggning som övriga kategorier av användningssätt. För att uppfylla detta villkor ska till kursgården läggas till en annan ventilationsmaskin eftersom en centralluftventilationsanläggning tjänar hela byggnaden för närvarande.

Uppdatering av ventilationssystemet i kursgården är ett arbete som kräver bygglov, så för projektet ska ansökas om bygglov.  

Föredragande Förvaltningsdirektörens vikarie:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar att det ansöks om bygglov för ändringsarbeten som gäller förbättring av brandsäkerheten av ventilationssystemet i Pellinge kursgård.

Denna paragraf justeras omedelbart.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade att det ansöks om bygglov för ändringsarbeten som gäller förbättring av brandsäkerheten av ventilationssystemet i Pellinge kursgård.

Denna paragraf justerades omedelbart.

GKR 13.02.2025 § 13 

Beredning Förvaltnings- och ekonomidirektör, Timo Tulisalo, tfn 0400 156 257

Fastighets- och anskaffningschef Krista Jussila, tfn 040 4889 009

Redogörelse Gemensamma kyrkofullmäktige beviljade projektet ett extra anslag på 140 000 euro vid sitt sammanträde 23.1.2025.

Planerna för förbättring av brandsäkerheten och funktionaliteten av ventilationen har blivit färdiga och presenteras i den mån det behövs vid sammanträdet. Kostnadskalkylen för projektet öveskrider inte det nationella tröskelvärdet (140 000 euro).

Upphandlingen publiceras i upphandlingsportalen Hilma på basis av det presenterade materialet 14.2.2025. Anbud ska senast inlämnas 7.3.2025 och upphandlingsförfarandet är öppet förfarande. Behörighetskraven för anbudsgivarna har presenterats i förfrågningsunderlaget.

Urvalsgrunden är det helhetsekonomiskt förmånligaste priset.

Föredragande Förvaltnings- och ekonomidirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar
1) konkurrensutsätta saneringsentreprenaden av ventilationssystemet i Pellinge kursgård på basis av det presenterade materialet. Urvalsgrunden är det helhetsekonomiskt förmånligaste priset.
2) ge fastighets- och anskaffningschefen fullmakt att göra tekniska korrigeringar i materialet.

Denna paragraf justeras vid sammanträdet.

Behandling av ärendet vid sammanträdet

 Fastighets- och anskaffningschefen berättade om tidtabellen för saneringen, faser i framskridandet och ändringar som ska göras. Saneringsentreprenaden genomförs på hösten 2025.

Felet i ventilationsinstallationen i sig orsakar ingen brandsäkerhetsrisk utan risken gäller längden på evakueringstiden som nås under en eventuell brandsituation. När det gäller sommarens läger har detta beaktats i säkerhetsplanen för lägren och ansvarspersonerna har satts in i situationen.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade
1) konkurrensutsätta saneringsentreprenaden av ventilationssystemet i Pellinge kursgård på basis av det presenterade materialet. Urvalsgrunden är det helhetsekonomiskt förmånligaste priset.
2) ge fastighets- och anskaffningschefen fullmakt att göra tekniska korrigeringar i materialet.

Denna paragraf justerades vid sammanträdet.

GKR 27.03.2025 § 36  

61/03.04/2024  

Beredning Förvaltnings- och ekonomidirektör, Timo Tulisalo, tfn 0400 156 257

Fastighets- och anskaffningschef Krista Jussila, tfn 040 4889 009

Redogörelse Upphandlingen publicerades i upphandlingsportalen HILMA på basis av det presenterade materialet 20.2.2025. Tidsfristen för inlämnande av anbud var 13.3.2025 och upphandlingsförfarandet var öppet förfarande. Anbudsgivarnas behörighetsvillkor har presenterats i anbudsmaterialet.

Urvalskriteriet är det helhetsekonomiskt förmånligaste priset.

Inom tidsfristen inkom ett anbud. Anbudet överskred kostnadskalkylen avsevärt, så en pålitlig jämförelse av anbud kan inte göras.  Öppningsprotokollet av anbud finns som bilaga till föredragningslistan.

Kostnadskalkylen för projektet har granskats med planerarna och det finns ingen grund att misstänka att det har skett ett fel vid uppgörandet av kostnadskalkylen. Eftersom det beräknade helhetspriset på entreprenaden fortfarande underskrider det nationella tröskelvärdet (150 000 euro), kan motiverat övergås till förfarande för små upphandlingar där upphandlingsenheten begär anbudsansökan direkt från entreprenörer med avsikten att få jämförbara anbud som motsvarar anbudsbegäran.

Föredragande Förvaltnings- och ekonomidirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar
1) avbryta den första upphandlingen eftersom det bara inkom ett anbud och prisjämförelsen inte kan utföras.
2) påbörja en ny upphandling med avsikten att få jämförbara anbud som motsvarar anbudsbegäran.

Denna paragraf justeras omebelbart.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade
1) avbryta den första upphandlingen eftersom det bara inkom ett anbud och prisjämförelsen inte kan utföras.
2) påbörja en ny upphandling med avsikten att få jämförbara anbud som motsvarar anbudsbegäran.

Denna paragraf justerades omebelbart.