Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 16.01.2025/Pykälä 6

SN 10.12.2024 § 73 

Redovisning Vid sammanträdet av församlingsrådet i Porvoon suomalainen seurakunta 12.11.2024 (§ 66, punkt 6) behandlades planer för ett samarbetsprojekt mellan byrån för gravärenden och båda pastorskanslierna. Bakgrunden är att byråsekreterarna i båda församlingarna ska säga upp sig på följande sätt under våren 2025:

• Byråsekreterare ------------ i Porvoon suomalainen seurakuntas pastorskansli ska gå i pension 1.3.2025.
• -------- som för närvarande sköter tjänsten som byråsekreterare i Borgå svenska domkyrkoförsamling med ett tidsbundet avtal på deltid (16 h/vecka) fungerar i uppgiften till och med 31.3.2025.

Församlingsrådet informerades om att det har uppstått en tanke om en arbetstagare som är gemensam för båda församlingarna. Arbetstagaren skulle placeras i finska församlingen men svenska domkyrkoförsamlingen skulle använda 40 % av hens arbetsinsats och således också betala den andel av personalkostnader. Personalchef Paula Raitis och närmaste chef för prästerna Riitta Kaajava har börjat bereda uppgiftsbeskrivningen på basis av detta.

I den kyrkliga samfälligheten har planerats att flytta helheten av gravärenden till byrån för gravärenden. För närvarande sköts ärendena både i båda pastorskanslierna (bokningar av jordfästningar) och i byrån för gravärenden (bl.a. gravplatser). Detta orsakar oklarhet till processerna, onödigt och överlappande arbete för kanslipersonalen och speciellt onödig möda och komplexitet till skötsel av ärenden för anhöriga och begravningsbyråer.

I byrån för gravärenden börjar en ny tjänsteinnehavare i den andra tjänsten som servicesekreterare 1.12.2024. Planen är att inkludera hela processen av gravärenden i den nya tjänsteinnehavarens uppgiftsbeskrivning från början. Finska församlingens kaplan Riitta Kaajava och ställf. förvaltningsdirektör Paula Raitis ser till att ändringen gås igenom med kanslipersonalen så att jordfästningar inte längre bokas i pastorskanslierna i början av 2025.

Pastorskansliernas uppgifter har minskat väldigt mycket efter att församlingarna anslöt sig till centralregistren. För närvarande finns det en heltidstjänst som byråsekreterare i båda kanslierna. I Svenska domkyrkoförsamlingen har tjänsten nu tillsatts för viss tid med cirka 44 procent. I ingendera kansli finns för närvarande tillräckligt med arbete för en heltidsanställd byråsekreterare och när bokningar av jordfästningar inte längre sköts, minskar arbetet ännu mer. Nu när personalbyten är på kommande i båda kanslierna, vore det vettigt att dimensionera arbetskraftsresursen enligt det verkliga behovet.

 Kyrkoherdarna Mats Lindgård och Pontus Salmi, närmaste chef för prästerna Riitta Kaajava som har fungerat som chef för finska församlingens pastorskansli och ställf. förvaltningsdirektör Paula Raitis har diskuterat ärendet och kommit fram till att det är möjligt att anställa en gemensam byråsekreterare för pastorskanslierna.

Tjänsten som byråsekreterare skulle vara i finska församlingen och svenska församlingen "skulle köpa" ca 40 % av byråsekreterarens arbetsinsats. Som chef skulle fungera närmaste chef för prästerna Riitta Kaajava som ser till att samarbetet fungerar och informationen sprids mellan alla parter.

Uppgiftsbeskrivningen av en gemensam byråsekreterare vore mer omfattande än byråsekreterarnas nuvarande uppgiftsbeskrivningar. Församlingarna hör till olika centralregister och deras praxis skiljer sig från varandra i någon mån. Båda församlingarna har också sina egna verksamhetskulturer och praxis som avviker från varandra till exempel när det gäller bokningar av förrättningar.

Dessa är dock ärenden som en gemensam anställd fullt möjligt kan sköta. I framtiden utvecklas säkert till exempel e-tjänst då praxisen ska utformas enhetliga i alla fall. För närvarande är arbetsfördelningen mellan byråsekreterarna och församlingssekreterarna lite annorlunda i församlingarna. I och med reformen skulle pastorskansliets gemensamma byråsekreterare få tillräckligt likadana uppgifter för båda församlingarnas del.

Den gemensamma byråsekreteraren ska ha goda muntliga och skriftliga kunskaper i båda språken enligt språkstadgan för den kyrkliga samfälligheten. I hens uppgifter kunde förutom skötsel av pastorskansliet ingå också övriga sekreteraruppgifter som arbetsgivaren ger.

 Eftersom det är frågan om en tjänst som betjänar båda församlingar deltar representanter för båda församlingarna i rekryteringen. Därför föreslås att beslutet om personen som ska väljas fattas i en gemensam rekryteringsgrupp som båda församlingarna bildar. På basis av gruppens beslut fattar finska församlingens kyrkoherde ett tjänsteinnehavarbeslut.

Byråsekreterarna i pastorskanslierna har för närvarande den allra lägsta lönen av kanslipersonalen, minimilönen i kravgrupp 402 (grundlön 2319,25 €/månad). Lönesättningen av den nya uppgiften skulle höra till kravgrupp 501 (minimilön 2602,83 €). Dessutom kunde det betalas erfarenhetstillägg och prestationstillägg som grundar sig på personlig arbetsprestation.

 Borgå svenska domkyrkoförsamlings församlingsråd sammanträder samtidigt (10.12.2024) så beslutet kommer att vara villkorligt i det avseende att båda församlingarna godkänner beslutet.  

Beslutsförslag Församlingsrådet

1. ger tillstånd att påbörja rekryteringen av tjänsten som byråsekreterare som är gemensam för båda församlingarna - som placeras till finska församlingen - och tillsätta tjänsten från och med 1.3.2025.

2. antecknar för kännedom att Borgå svenska domkyrkoförsamling förbinder sig till att betala 40 % av kostnaderna för tjänsten som byråsekreterare.

3. ger kyrkoherden fullmakt att fatta ett tjänsteinnehavarbeslut om personen som ska väljas så att det har kommits överens om i den av båda församlingarna (finska och svenska) utsedda gemensamma rekryteringsgruppen.

4. föreslår gemensamma kyrkorådet att lönesättningen för byråsekreteraren placeras i kravgrupp 501 (minimilön 2602,83 €).

Päätös Församlingsrådet beslutade
1. ge tillstånd att påbörja rekryteringen av tjänsten som byråsekreterare som är gemensam för båda församlingarna - som placeras till finska församlingen och tillsätta tjänsten från och med 1.3.2025.

2. anteckna för kännedom att Borgå svenska domkyrkoförsamling förbinder sig till att betala 40 % av kostnaderna för tjänsten som byråsekreterare.

3. ge kyrkoherden fullmakt att fatta ett tjänsteinnehavarbeslut om personen som ska väljas så att det har kommits överens om i den av båda församlingarna (finska och svenska) utsedda gemensamma rekryteringsgruppen.

4. föreslå gemensamma kyrkorådet att lönesättningen för byråsekreteraren placeras i kravgrupp 501 (minimilön 2602,83 €).

GKR 16.01.2025 § 6  

67/01.01.01/2022  

Beredning Tf. förvaltningsdirektör, Paula Raitis, tfn 040 6844 088

Redogörelse Församlingsråden för båda församlingarna i Borgå kyrkliga samfällighet har vid sina sammanträden 10.12.2024 godkänt planen för att anställa en gemensam byråsekreterare för att sköta församlingarnas pastorskanslier.

Tjänsten som byråsekreterare är i finska församlingen och svenska domkyrkoförsamling förbinder sig till att betala 40 % av kostnaderna för tjänsten. Rekryteringen av byråsekreteraren påbörjas i januari och syftet är att tillsätta tjänsten från och med 1.3.2025.

Lönerna för byråsekreterarna i pastorskanslierna har hört till kravgrupp 402 (grundlönen 2319,25 €). Gemensamma byråsekreterarens uppgifter är mer omfattande och krävande än tidigare, och i uppgiften krävs till exempel goda muntliga och skriftliga kunskaper i båda språken. Således är det motiverat att justera kravgruppen och lönesättningen för uppgiften på nytt. Lönesättningen av byråpersonalen i församlingarna och den kyrkliga samfälligheten hör till kravgrupperna 403-502. De uppgifter som mest liknar uppgiftsbeskrivningen av den nya byråsekreteraren (personal- och ekonomiförvaltning) hör till kravgrupp 501. 

Föredragande Tf. förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar att lönesättningen av tjänsten som gemensam byråsekreterare för Porvoon suomalainen seurakunta och Borgå svenska domkyrkoförsamling hör till kravgrupp 501 (minimilönen 2602,83 €).

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade att lönesättningen av tjänsten som gemensam byråsekreterare för Porvoon suomalainen seurakunta och
Borgå svenska domkyrkoförsamling hör till kravgrupp 501 (minimilönen 2602,83 €).