Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 04.12.2024/Pykälä 28

YKN 13.08.2024 § 87 

Valmistelu Henkilöstöpäällikkö Paula Raitis puh. 040 6844 088

Selostus Porvoon seurakuntayhtymän hallintojohtajan virka vapautuu 1.1.2025 lukien viranhaltijan eläköitymisen johdosta. Viran täyttöä varten yhteinen kirkkoneuvosto perusti kokouksessaan 30.5.2024 työryhmän suunnittelemaan viranhaltijan rekrytointiin liittyviä asioita. Rekytointityöryhmään kuuluvat yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Pontus Salmi, tuomiorovasti Mats Lindgård, yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Anna Talvitie, yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Rebecka Stråhlman, yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Torbjörn Blomqvist ja suomalaisen ryhmän vetäjä Marja Järvinen. Sihteerinä toimii henkilöstöpäällikkö Paula Raitis.

 Rekrytointityöryhmä on kokoontunut kaksi kertaa, 18.6. sekä 13.8. ja valmistellut suunnitelman talous- ja hallintojohtajan rekrytoimiseksi sekä muotoillut viran tehtävänkuvauksen. Nämä esitellään kokouksessa.

 Työryhmä päätti tuoda esityksensä lisälistalla yhteisen kirkkoneuvoston kokoukseen 13.8.2024, jotta asia voidaan viedä yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi sen ylimääräisessä kokouksessa 22.8.2024.

Esittelijä Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se julistaa talous- ja hallintojohtajan viran haettavaksi 9.-30.9. väliseksi ajaksi.

Pykälä tarkastetaan heti.

Asian käsittely  

kokouksessa Talous- ja hallintojohtajan viran täyttöön liittyvien kokousasioiden esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Pontus Salmi. Kyseessä on johtavan viranhaltijan rekrytointi ja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan alaisuuteen sijoittuva virka. Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulin lakimiesassesori Ritva Saariolta on saatu vahvistus menettelytavasta.
 

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se julistaa talous- ja hallintojohtajan viran haettavaksi 9.-30.9. väliseksi ajaksi. Esitystä täydennetään yhteiselle kirkkovaltuustolle seuraavin liittein: talous- ja hallintojohtajan tehtävänkuvaus sekä rekrytointi-ilmoitus.

Pykälä tarkastettiin heti.

YKV 22.08.2024 § 15 

Päätös Yhteinen kirkkovaltuusto päätti, että se julistaa talous- ja hallintojohtajan viran haettavaksi 9.-30.9. väliseksi ajaksi.

Tämä pykälä tarkastettiin heti.

YKN 14.11.2024 § 146 

Valmistelu Henkilöstöpäällikkö Paula Raitis, puh. 040 684 4088

Selostus Viran hakuprosessi ja haastattelut

 Talous- ja hallintojohtajan virka oli avoinna 9.9.-30.9.2024 välisenä aikana. Määräaikaan mennessä saapui 15 hakemusta. Hakumateriaalit jaettiin rekrytointiryhmälle 1.10.2024 ja haastateltavien valintakokous pidettiin 3.10.2024. Tällöin todettiin, että 15 hakijasta virkaan kelpoisia oli 11. Viran kelpoisuusehdoksi oli asetettu ylempi korkeakoulututkinto, ja sitä täyttämättömien neljän hakijan hakemuksia ei tämän vuoksi käsitelty kokouksessa.

 Haastateltavat karsittiin 3.10.2024 pidetyssä valintakokouksessa hakijoiden KirkkoRekry-järjestelmän kautta täyttämän hakulomakkeen sekä hakemuksen liitteinä toimitettujen esseiden ja ansioluetteloiden perusteella. Valmisteluryhmän arviointikriteereinä oli, miten hakijat vastasivat hakuilmoituksessa mainittuihin viranhoidon edellytyksiin ja hakijalle asetettuihin odotuksiin.

 Valmisteluryhmä oli erityisen tyytyväinen siihen, että hakuilmoituksessa oli erikseen pyydetty toimittamaan esseevastaus, sillä sen avulla selvästi näkyi, kuinka syvällisesti hakijat olivat pohtineet sitä, miten he kokivat voivansa vastata hakuilmoituksessa oleviin viranhoidon edellytyksiin ja hakijalle asetettuihin odotuksiin. Samalla siitä näkyi, miten hakijoiden aiempi työura ja koulutustausta tukivat tehtävässä onnistumista, ja miten he kokivat seurakunnan arvopohjan ja kaksikielisen työympäristön itselleen motivoiviksi tekijöiksi.

 Viran valmisteluryhmä päätti kutsua hakijakoosteessa numeroilla 1, 2, 5 ja 14 olevat henkilöt haastatteluun.

 Haastattelut pidettiin 14.10.2024. Valmisteluryhmässä muodostui alustava käsitys hakijoiden paremmuusjärjestyksestä, mutta ryhmä halusi lähettää kaikki haastatellut henkilöarviointiin. Haastattelujen yhteydessä myös todettiin, että kaikkien hakijoiden ruotsin kielen taito oli tehtävän hoitamisen kannalta riittävän hyvä. Jokainen heistä ymmärsi hyvin heille ruotsiksi esitetyt kysymykset ja he pystyivät vastaamaan niihin luontevasti.

 Hakemukset liitteineen ja haastattelumuistiinpanot toimitettiin Arena Nova Oy:n psykologi Henry Honkaselle, joka toteutti koko päivän mittaisen soveltuvuustestauksen 21.10.2024. Lisäksi henkilöarviointiin liittyi etukäteistehtäviä ja psykologin haastattelu joko 22. tai 23.10.2024.

 Henkilöarvioinnin sisältö ja sen käsittely

 Viran valmisteluryhmä kokoontui kuulemaan psykologi Henry Honkasen johdolla henkilöarvioinnin tuloksia 29.10.2024 klo 9-11. Honkanen oli laatinut kustakin soveltuvuustestaukseen lähetystä hakijasta henkilöarvioinnin, jotka hän oli myös käynyt jokaisen hakijan kanssa erikseen läpi. Samalla testatut hakijat olivat saaneet halutessaan kommentoida heistä laadittua henkilöarviointia.

 Kustakin hakijasta laaditussa henkilöarvioinnissa avattiin seuraavia tekijöitä: motivaatiopohja, tiedon käsittely ja ongelmanratkaisu, resilienssi ja oman työn hallinta, vuorovaikutus ja kommunikointi, johtaminen ja organisatoriset valmiudet. Lisäksi henkilöarvioinnissa oli laadittu yhteenveto, jossa avattiin hakijan vahvuuksia ja venymisalueita tehtävän kannalta sekä tehtiin loppuarvio siitä, miten hyvin hakija soveltuu seurakuntayhtymän talous- ja hallintojohtajan kaltaisen tehtävän hoitamiseen.

 Tämän lisäksi Honkasta oli etukäteen pyydetty laatimaan vertailutaulukko, jossa hän henkilöarvioinnin perusteella kuvasi sitä, miten eri hakijat pystyivät vastaamaan hakuilmoituksessa mainittuihin edellytämme- ja odotamme -kriteereihin. Näitä kriteereitä ovat henkilöstöjohtamisen taito (johtajuus ja ihmisten johtaminen), kehittävä tulevaisuuslähtöinen johtamisote (avoimuus uudelle), kyky strategiseen ajatteluun (analyyttisyys), organisointi (päätöksenteko, delegointi), oman työn hallinta sekä yhteistyökyky (vuorovaikutusvalmiudet).

 Rekrytointiryhmä tutustui kokouksessa ensin itsenäisesti kustakin neljästä hakijasta laadittuun henkilöarviointiin ja edellisessä kappaleessa kuvattuun vertailutaulukkoon. Tämän jälkeen Honkanen avasi valmisteluryhmälle kunkin hakijan henkilöarvioinnin tuloksia sekä heistä laadittua vertailutaulukkoa.

 Henkilöarvioinnin esittelytilaisuudessa Honkanen totesi, että kaikki henkilöarviointiin lähetetyt hakijat olivat hyviä ja täyttivät vähintään melko monipuolisesti viran hakuilmoituksessa esitetyt odotukset. Rekrytointiryhmä kävi laajempaa keskustelua henkilöarvioinnin perustella kahdesta soveltuvimmaksi todetusta hakijasta: numerot 5 ja 14 hakijakoosteessa.

 Valmisteluryhmän esitys valittavasta henkilöstä ja valinnan käsittely kokouksissa

 Viran valmisteluryhmän yksimielinen kanta on, että KTM, TM Timo Tulisaloa ehdotetaan valittavaksi talous- ja hallintojohtajaksi, koska hän nousi hakijoista selvästi vahvimpana esiin lähes kaikilla soveltuvuustestauksen osa-alueilla.

 Hänestä laaditun soveltuvuusanalyysin koonnin loppuyhteenvedon perusteella todetaan: Timo Tulisalo omaa hyvät ja monipuoliset valmiudet toimia tehtävässä. Hänellä on vahvaa kokemusta sekä talouden, hallinnon että henkilöstöjohtamisen alueilta. Hän on työntekijänä tehokas, tavoitteellinen, analyyttinen, kehittämisorientoitunut ja joustavasti erilaisissa rooleissa vuorovaikuttamaan kykenevä.

 Lisäksi on huomioitava se, että valmisteluryhmän mielestä jo haastatteluvaiheessa Tulisalo oli viran odotukset ja edellytykset parhaiten täyttävä hakija. Valmisteluryhmä laittoi haastattelussa merkille myös sen, miten luontevasti ja monipuolisesti Tulisalo vastasi ruotsinkielisiin kysymyksiin. Samalla hän lupasi valmisteluryhmälle vielä omaehtoisesti sitoutua kielitaidon parantamiseen ja hän osoitti olevansa hyvin motivoitunut tulemaan kaksikieliseen työyhteisöön.  Haastattelussa näkyi myös Tulisalon entisenä Kirkon koulutuskeskuksen talouden ja hallinnon kouluttajana laaja kokemus talous- ja hallintoasioiden hoitamisesta erilaisissa seurakuntatalouksissa. Hän hahmotti erityisen hyvin seurakuntien tehtävät ja sen, miten hallintovirastolla on tukipalveluiden kautta rooli toimia sisäisenä palveluna, jotta seurakunnan perustehtäviä voidaan toteuttaa hyvin.

 Valmisteluryhmä piti tärkeänä, että psykologi Henry Honkanen tulee avaamaan henkilöarvioinnin tulokset ja hakijoista tehdyn vertailutaulukon sekä yhteisen kirkkoneuvoston kokoukseen 14.11.2024 että yhteisen kirkkovaltuuston molempien ryhmien yhteiseen valmistelukokoukseen ennen varsinaista kokousta 4.12.2024. Kaikki henkilöarviointiin liittyvät tiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia ja tämän takia hybridikokousmahdollisuutta näiden asioiden käsittelyssä ei ole. Yhteisen kirkkovaltuuston kokous on julkinen ja tämän takia henkilöarviointia ei voi avata enää sen aikana.

 Palkkauksen määrittely

 Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Anna Talvitie kutsui koolle johtavista luottamushenkilöistä koostuvan yhteisen kirkkoneuvoston asettaman ylimmän johdon palkkaryhmän maanantaina 4.11.2024 klo 11.30. Tämä ryhmä teki esityksen talous- ja hallintojohtajan palkasta yhteisen kirkkoneuvoston aiemmin määrittelemän palkkatason mukaisesti. Ryhmä esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että viran palkkaus on viranhoidon alkaessa hinnoitteluryhmässä J50, 6 600 €/kk.

Esittelijä Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto
1) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se valitsee talous- ja hallintojohtajan virkaan 1.2.2025 alkaen KTM, TM Timo Tulisalon.
2) merkitsee tiedoksi, että virassa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa ja virkaan valitun on viranhoidon alkaessa esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan.
3) päättää, että talous- ja hallintojohtajan viran palkka on ylimmän johdon palkkaryhmän esityksen mukaisesti hinnoitteluryhmässä J50 viranhoidon alkaessa 6 600 euroa kuukaudessa.

Asian käsittely  Luottamushenkilöille tuotiin tiedoksi, että hakija numero 5 oli ilmoittanut kirjallisesti 10.11.2024 peruuttavansa hakemuksensa.               Valmisteluryhmän henkilöarvioinnissa hänet oli katsottu toiseksi soveltuvammaksi hakijaksi talous- ja hallintojohtajan virkaan. Henkilön nimi poistetaan listasta ja numero 5 jätetään tyhjäksi hakijalistassa.

 Kokouksessa avattiin luottamushenkilöille suullisesti hakijavertailua ja kerrottiin valmisteluryhmän päätöksen perusteista sekä henkilöarvioinnin tuloksista, jotka Arena Nova Oy:n psykologi Henry Honkanen esitteli.                

  Talous- ja hallintojohtajan valinta päätetään 4.12.2024 yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa. Psykologi Henry Honkanen tulee avaamaan henkilöarvioinnin tulokset ryhmien yhteiseen valmistelukokoukseen ennen varsinaisen kokouksen alkua, ja luottamushenkilöt saavat lisäksi nähtäväksi erillisen ansiovertailun hakijoista.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti

1) esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se valitsee talous- ja hallintojohtajan virkaan 1.2.2025 alkaen KTM, TM Timo Tulisalon.
2) merkitä tiedoksi, että virassa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa ja virkaan valitun on viranhoidon alkaessa esitettävä hyväksyttävä todistus terveydentilastaan.
3) että talous- ja hallintojohtajan viran palkka on ylimmän johdon palkkaryhmän esityksen mukaisesti hinnoitteluryhmässä J50 viranhoidon alkaessa 6 600 euroa kuukaudessa.

YKV 04.12.2024 § 28  

85/01.01.01/2022  

Päätösesitys Yhteinen kirkkovaltuusto päättää valita talous- ja hallintojohtajan virkaan 1.2.2025 alkaen KTM, TM Timo Tulisalon.

Pykälä tarkastetaan heti. 

Päätös Yhteinen kirkkovaltuusto päätti valita talous- ja hallintojohtajan virkaan 1.2.2025 alkaen KTM, TM Timo Tulisalon.

Pykälä tarkastettiin heti.