Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 13.06.2024/Pykälä 77

YKN 24.02.2022 § 7 

Valmistelu Hallintojohtaja Sari Mankinen, puh. 0400 156 257

Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Eloneva, puh. 040 4889 009

Selostus Keväällä 2021 kiinteistötoimessa käytiin läpi organisaatiouudistus, jonka seurauksena oli tarkoitus vakiinnuttaa oma henkilöstö keittiö- ja ruokapalveluissa kahteen vakituiseen työntekijään. Omasta päätöksestään he irtisanoutuivat seurakuntayhtymän palveluksesta, eikä keittiöpalveluihin jäänyt lainkaan omaa henkilökuntaa. Tällöin kiinteistötoimen tuli kiireellisenä järjestää tilalle korvaava palvelu seurakuntien toimintaa tukemaan.

 Palvelu hankittiin Pellingissä leiritoimintaa pyörittävältä yrittäjältä Tmi Petteri Uutulta ns. force majeure -tilanteessa. Palveluhankintaa ei kilpailutettu.

 Seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalveluihin varattiin vuoden 2022 budjettiin yhteensä 200 000 euroa, joka siirrettiin seurakuntien budjetteihin siten, että suomalaiselle seurakunnalle jyvitettiin 140 000 euron osuus ja ruotsalaiselle seurakunnalle 60 000 euron osuus. Hankinnat ylittävät kansalliset kynnysarvot ja tulee kilpailuttaa.

 Kilpailutusta on valmisteltu syksyn 2021 aikana yhdessä Damico Oy Minna Dammertin kanssa. Esityslistan liitteenä on aineisto seurakuntien keittiö- ja ruokapalvelujen kilpailutusta varten.

 Aineisto esitellään tarvittavilta osin kokouksessa.

 Sopimusaika on 1.11.2022-31.10.2024. Sopimusaikana kiinteistötoimi ja seurakunnat luovat suuntaviivat keittiö- ja ruokapalvelun tarpeesta tulevaisuudessa.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kilpailuttaa seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalvelut esitellyn aineiston mukaisesti. Viranhaltijalle annetaan valtuudet päättää teknisluonteisista korjauksista asiakirjoissa ennen kilpailutuksen julkaisua.

Tämä pykälä tarkastetaan heti.

Päätös Asia palautettiin uudelleen valmisteltavaksi. On syytä vielä tutkia eri vaihtoehtoja seuraavien aikaisemmin tehtyjen päätösten ja linjausten valossa:
1. YKN 17.1.2019 § 11
2. YKN 23.1.2020 § 6
3. YKN 26.8.2021 § 116.

Eri vaihtoehtoja vertailtaessa on otettava huomioon joustavat mallit.
Huomioitavia seikkoja asian uudessa valmistelussa ovat:
1. Palvelutuotanto
2. Hävikkiruoka
3. Vapaaehtoistoiminta
4. Ympäristöohjelma.

YKN 25.04.2024 § 49 

Valmistelu Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Eloneva, puh. 040 4889 009

Selostus Keittiö- ja ruokapalvelukonseptia on mietitty yhdessä Lundinkadun 1. kerroksen kehittämisen kanssa. Tavoitteena on luopua ruoan valmistuksesta ja muuttaa keittiöt lämmityskeittiöiksi, joissa voidaan tehdä vähäistä ruoan valmistusta. Samalla mahdollistetaan vapaaehtoistoiminta keittiöissä.

 Keittiö- ja ruokapalvelun palvelukuvausta on rakennettu yhdessä Hankintapartners Oy hankinta-asiantuntijoiden kanssa. Mukana työskentelyssä on ollut suomalaisesta seurakunnasta Jari Oksanen ja ruotsalaisesta seurakunnasta Henrika Lemberg. Työryhmä on päätynyt siihen, että puitesopimusjärjestelyllä voitaisiin kokeilla keittiö- ja ruokapalveluhankintaa.

 Hankinta koskee Porvoon seurakuntayhtymän ruokailu- ja cateringpalveluita kohteisiin; Porvoon seurakuntakoti, Lundinkatu 5, 06100 Porvoo sekä Gammelbackan seurakuntakeskus, Viertotie 1, 06400 Porvoo, Suomenkyläntie 6, 06100 Porvoo, Tuomiorovastin pappila ja muissa seurakuntayhtymän tiloissa Porvoon alueella.

 Hankinta toteutetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä puitejärjestelynä vuosille 2024-2028 (sopimus 2 v. + optio 2 v.)

 Puitejärjestelyyn valitaan enintään kolme (3) tarjoajaa, joiden kanssa muodostetaan puitesopimukset. Puitejärjestely toteutetaan ensisijajärjestyksellä jokaista osiota kohden.

 Tulevat tilaukset tehdään valittavien tarjoajien kanssa aina erikseen puitesopimuksen mukaisesti yhdessä sopien.

 Valittu palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan seurakuntayhtymän tarpeisiin tilaustarjoilupalvelut.

 Valitun palveluntuottaja on mahdollistettava cateringpalveluiden tilaaminen myös seurakunnan asiakkaiden omiin tapahtumiin, joita voi olla mm. hautajaiset ja ristiäiset.

 Palveluntuottaja toimittaa tarjoiltavat annokset tarjoilupaikkaan. Tietyissä kohdepaikoissa on mahdollisuus lämmittää tarjoiltavia aterioita.

 Tarjoiltavien aterioiden, astioiden ja ruokailuvälineiden esille laitto kuuluu palvelusopimukseen, kuten kaikki esille laittoon kuuluvat tarvikkeet ja välineet.

 Mikäli tilaisuudessa tarvitaan tarjoiluapua, palveluntuottaja tarjoaa tämän palvelun erillistä korvausta vastaan.

 Tilaisuuden jälkeen palveluntuottaja hoitaa jäljelle jääneiden annosten poisviennin ja huolehtii tilat siistiksi. Asiakkaan astioiden tiskaaminen kuuluu palveluntuottajan vastuulle. Suurkeittiöissä on ammattikäyttöön valmistetut tiskikoneet, jotka ovat palveluntuottajan käytössä.

 Ruokapalvelun palvelukuvaus sekä listaus keittiöiden ja tilojen varustuksesta on esitetty liitteinä.

 Hankinta julkaistaan HILMA-palvelussa. Hankinnan arvioitu arvo koko sopimuskaudelle on 800 000 euroa ja se ylittää hankintalain mukaisen EU-kynnysarvon (221 000 €).

 Puitesopimuspalvelun koordinointiin sekä keittiöiden hygieniasta ja varustelusta huolehtimiseen yhteiskäytössä (vapaaehtoiset, palveluntuottajat, tilavuokraajat) pitää varata henkilöresurssi seurakuntayhtymästä. Tämä tarkoittaa, että tarve vähintään osa-aikaisen keittiöemännän tietotaidot omaavan henkilön rekrytoinnille voi realisoitua. Emännät ovat olleet seurakuntayhtymän kiinteistötoimen alaisia.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kilpailuttaa seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalvelut materiaalin perusteella. Kiinteistö- ja hankintapäällikölle myönnetään oikeus tehdä materiaaliin teknisluonteisia korjauksia ennen hankinnan julkaisemista.
Hankinta julkaistaan Hilma-portaalissa. Valintaperusteet on esitetty tarjouspyynnössä, valinta perustuu hinnan ja laadun perusteella annettaviin pisteisiin.

Tämä pykälä tarkastetaan heti.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kilpailuttaa seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalvelut materiaalin perusteella. Kiinteistö- ja hankintapäällikölle myönnettiin oikeus tehdä materiaaliin teknisluonteisia korjauksia ennen hankinnan julkaisemista.

Hankinta julkaistaan Hilma-portaalissa. Valintaperusteet on esitetty tarjouspyynnössä, valinta perustuu hinnan ja laadun perusteella annettaviin pisteisiin.

Yhteinen kirkkoneuvosto lausui kiitokset seurakunnan työntekijöille, jotka ovat olleet mukana asian valmistelussa.

Tämä pykälä tarkastettiin heti.

YKN 13.06.2024 § 77  

39/02.06/2022  

Valmistelu Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Jussila, puh. 040 4889 009

Selostus Kilpailutus Porvoon seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalveluista julkaistiin Hilma-hankintaportaalissa 30.4.2024.

 Tarjouksen jättämisen edellytys oli tutustuminen kohteisiin paikan päällä. Määräaikaan mennessä ilmoittautumisia tutustumiskierrokselle ei tullut yhtään. Hankintayksikkö totesi, että syntyy perusteet suorahankinnalle.

 Tarjouspyynnöt lähetettiin seuraaville toimijoille:

 Matstället Hanna Maria Ab

 Taste Lunch&Catering

 Samaria / Oy Noark Ab

 Tmi Petteri Uuttu

 Cafe Cabriole

 Määräaikaan mennessä tarjouksia saatiin 3 kpl. Tarjousten avauspöytäkirja on esityslistan liitteenä.

 Valintaperusteet on esitetty tarjouspyyntöaineistossa, valinta perustuu hinnan ja laadun perusteella annettaviin pisteisiin. Tarjousvertailu esityslistan liitteenä.

 Tarjousvertailun perusteella puitesopimus solmitaan kaikkien tarjoajien kesken. Puitesopimustilaukset tehdään ensisijajärjestelynä tarjousvertailun pisteytysjärjestyksessä. Parhaimmat pisteet saavutti Samaria / Oy Noark Ab.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää solmia puitesopimuksen Porvoon seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalveluiden tuottamiseksi kaikkien tarjoajien kanssa. Sopimuskausi (2 v) alkaa 1.11.2024, sopimusoptioista päätetään erikseen vuosi kerrallaan. Puitejärjestely muodostetaan osioihin 1, 2 ja 3 seuraavien tarjoajien kesken ensisijajärjestyksellä: 1. Oy Noark/Samaria rf, 2. Yötäpäivää Oy / Taste Ravintolat ja 3. Matsta?llet Hanna Maria Ab.

Tämä pykälä tarkastetaan heti.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti solmia puitesopimuksen Porvoon seurakuntayhtymän keittiö- ja ruokapalveluiden tuottamiseksi kaikkien tarjoajien kanssa. Sopimuskausi (2 v) alkaa 1.11.2024, sopimusoptioista päätetään erikseen vuosi kerrallaan. Puitejärjestely muodostetaan osioihin 1, 2 ja 3 seuraavien tarjoajien kesken ensisijajärjestyksellä:
1. Oy Noark/Samaria rf
2. Yötäpäivää Oy / Taste Ravintolat
3. Matsta?llet Hanna Maria Ab.

Tämä pykälä tarkastettiin heti.