Yhteinen kirkkoneuvosto
Pöytäkirja 13.06.2024/Pykälä 76

YKN 25.04.2024 § 48 

Valmistelu Hallintojohtaja Sari Mankinen, puh. 0400 156 257

Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Eloneva, puh. 040 4889 009

Selostus Pellingin kurssikeskuksen ruoka- ja majoituspalveluista on voimassa palvelusopimus 31.10.2024. Palveluntuottoon liittyy myös vuokrasopimus kiinteistöstä, joka on myös voimassa 31.10.2024.

 Aikaisemmasta sopimuksesta on käytetty myös optiot ja palvelu tulee nyt kilpailuttaa.

 Kiinteistö- ja hankintapäällikkö on valmistellut kilpailutusaineiston yhdessä Hankintapartners Oy hankinta-asiantuntijoiden kanssa. Aineiston ja palvelunsisällön valmisteluun on osallistunut suomalaisesta seurakunnasta Jari Oksanen ja ruotsalaisesta seurakunnasta Henrika Lemberg.

 Hankinta koskee Porvoon seurakuntayhtymän ruokailu- ja majoituspalveluita kohteeseen; Pellingin kurssikeskus, Jivikintie 18, Pellinki.

 Hankinta toteutetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana vuosille 2024-2028 (sopimus 2 v + optio 2v).

 Hankinta sisältää kurssikeskuksella järjestävien tapahtumien ja leiritysten majoituksen sekä ruokailupalvelujen järjestämisen.

 Tilaisuuksiin kuuluu Pellingin leirikeskuksen majoituspalveluiden hoito ja ylläpitosiivous. Tarkemmat yksityiskohdat määritetään valitun tarjoajan kanssa erikseen.

 Valittu palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan seurakuntayhtymän tarpeisiin tilaustarjoilupalvelut erikseen sovittuihin tapahtumiin ja leirityksiin.

 Osana sopimusta palveluntuottaja vuokraa Pellingin kurssikeskuksen ennakkoon määritetyin ehdoin sekä hinnoin. Alustava vuokrasopimus on tarjouspyynnön liitteenä. Vuokranantajan ja vuokralaisen välisiä vastuita kuvaava vastuunjakotaulukko on tarjouspyynnön liitteenä. Vuokralainen saa käyttöönsä ammattikeittiöt kuukausivuokraa vastaan. Vuokralainen vastaa palvelutuottajana kiinteistöissä tapahtuvista ruokapalveluista kokonaisuudessaan.

 Vuokralainen sitoutuu noudattamaan vuokranantajan liitteessä olevaa ympäristöohjelmaa soveltuvilta osin. Vastuita on tarkennettu palvelukuvauksessa ja vuokrasopimuksessa. Vuokralainen sitoutuu veloituksetta osallistumaan vuokranantajan ympäristökoulutuksiin ja -katselmuksiin.

 Valittu palveluntarjoaja vastaa seurakuntayhtymän järjestämien leiriläisten ja kurssilaisten majoituspalveluista. Tapahtumat painottuvat kesäsesongin ajalle ja muuna aikana viikonlopuille.

 Tarjouksen jättämällä palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan Porvoon seurakuntayhtymän tarvitsemat tilaustarjoilupalvelut Pellingin kurssikeskuksessa. Vuokralainen sitoutuu joustavasti mukautumaan hyvinkin erilaisiin päivästä toiseen vaihtuviin tapahtumiin ja niiden asiakaskuntaan sekä toiveisiin palvelun laatutasosta. Vuokralaiselta toivotaan avointa ja yhteistyökykyistä asennetta. Vuokralainen tuottaa ruokapalvelut omana liiketoimintanaan, omaan lukuunsa. Vuokranantaja ei vastaa liiketoiminnasta millään muotoa muutoin kuin vuokraamalla sopimuksessa mainitut tilat ja laitteet.

 Seurakuntayhtymän arvioitu ruokapalveluiden tarve on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä "Porvoon seurakuntayhtymän hinnastoliite ja tarkennukset". Määrät ovat suuntaa antavia ja toimivat vuokratarjouksen ja palveluhinnoittelun pohjana.

 Palvelutuottaja sitoutuu alaikäisten kanssa työskentelemään valittavien henkilöiden rikostaustan selvittämiseen. Työnantajan tulee pyytää rekrytoitavalta henkilöltä nähtäväksi rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 2 momentissa tarkoitettu ote rikosrekisteristä.

 Hankinta-asiakirjat ovat esityslistan liitteenä. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on 100 000 euroa ja se ylittää hankintalain kansallisen kynnysarvon (60 000 €).

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kilpailuttaa Pellingin leirikeskuksen ruoka- ja majoituspalvelut liitteenä olevien materiaalien perusteella. Kiinteistö- ja hankintapäällikölle myönnetään oikeus tehdä materiaaliin teknisluonteisia korjauksia ennen hankinnan julkaisemista.
Hankinta julkaistaan Hilma-portaalissa. Valintaperusteet on esitetty tarjouspyynnössä, valinta perustuu hinnan ja laadun perusteella annettaviin pisteisiin.

Tämä pykälä tarkastetaan heti.

Asian käsittely  Tarjousmateriaaleista on tärkeää ilmetä, että palveluntuottajan on sitouduttava noudattamaan Porvoon seurakuntayhtymän voimassaolevaan ympäristöohjelmaan sisältyviä kriteereitä.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kilpailuttaa Pellingin leirikeskuksen ruoka- ja majoituspalvelut liitteenä olevien materiaalien perusteella. Kiinteistö- ja hankintapäällikölle myönnettiin oikeus tehdä materiaaliin teknisluonteisia korjauksia ennen hankinnan julkaisemista.

Hankinta julkaistaan Hilma-portaalissa. Valintaperusteet on esitetty tarjouspyynnössä, valinta perustuu hinnan ja laadun perusteella annettaviin pisteisiin.

Tämä pykälä tarkastettiin heti.

YKN 13.06.2024 § 76  

62/03.01.02/2022  

Valmistelu Kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Jussila, puh. 040 4889 009

Selostus Kilpailutus Pellingin kurssikeskuksen majoitus- ja ruokapalveluiden julkaistiin Hilma-hankintaportaalissa 30.4.2024. Kilpailutuksen edellytyksenä olleelle tutustumiskäynnille ilmoittautui yksi tarjoaja.

 Määräaikaan mennessä tarjouksia saatiin yksi. Tarjousten avauspöytäkirja on esityslistan liitteenä.

 Valintaperusteet on esitetty tarjouspyyntöaineistossa, valinta perustuu hinnan ja laadun perusteella annettaviin pisteisiin. Varsinaista tarjousvertailua ei voitu laatia, sillä tarjouksia saatiin yksi kappale. Hankintapartners Oy on verrannut tarjoushintoja aiempaan sopimuskauteen sekä vastaavantyyppisiin sopimuksiin. Riippumattoman toimijan ja hankinta-alan asiantuntijan mukaan tarjous on markkinaehtoinen ja täyttää tarjouspyyntöön asetetut vähimmäisehdot eli tarjous on hyväksyttävissä.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita Pellingin kurssikeskuksen ruoka- ja majoituspalveluiden tuottajaksi Pitopalvelu Petteri Uuttu Ky:n. Sopimuskausi (2 v) alkaa 1.11.2024, sopimusoptioista päätetään erikseen vuosi kerrallaan.

Tämä pykälä tarkastetaan heti.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti valita Pellingin kurssikeskuksen ruoka- ja majoituspalveluiden tuottajaksi Pitopalvelu Petteri Uuttu Ky:n. Sopimuskausi (2 v) alkaa 1.11.2024, sopimusoptioista päätetään erikseen vuosi kerrallaan.

Tämä pykälä tarkastettiin heti.