Seurakuntaneuvosto
Pöytäkirja 14.05.2024/Pykälä 28

SN 14.05.2024 § 28  

19/04.00.00/2024  

Selostus Sopimuskausi 1.1.2022-31.12.2023 ja sen jatko kevään 2024 ajan

 Seurakuntaneuvosto teki edellisen päätöksen paikallismedian valinnasta 7.12.2021 (§ 94) pidetyssä kokouksessa ajalle 1.1.2022-31.12.2023, jolloin valittiin pääilmoituskanavaksi Uusimaa. Viime vuodenvaihteessa päättyneen sopimuskauden jälkeen, kevään 2024 ajan, on sovellettu sopimukseen kuuluvaa 6-12 kuukauden optiota jatkaa sopimusta.

 Syynä option käyttöön on ollut se, että viestintäpastori Ville Halkoluoto aloitti tehtävässään vasta 1.12.2023, joten kilpailutuksen valmistelulle oli varattava riittävästi aikaa, jotta uusi viestintäpastori saa riittävästi aikaa hahmottaa Porvoon suomalaisen seurakunnan viestinnän kokonaisuutta ja miten siinä on mielekästä käyttää paikallismedioita.

 Tarjousasiakirjassa nimetyt kriteerit

 Seurakuntaneuvosto käsitteli kokouksessaan 19.3.2024 (§ 21) viestinnän kilpailutusten kriteerien asettamista. Tuolloin päädyttiin asettamaan ohessa olevan tarjousasiakirjan mukaiset kilpailutuksen kriteerit, joissa painotettiin erityisesti digitaalisia sisältöjä.

 Tarjousasiakirjassa ilmoitimme, että arvioimme mediatalojen antamien tarjousten sisältöä seuraavien prosentuaalisten painotusten mukaisesti:

• Kuukausi-ilmoitusten ja Poijun hinta 55 %
• Näiden laadullinen (aika ja näyttöpaikat) näkyvyys digimainonnassa (kuukausi-ilmoitus, Poiju, yksittäiset Poiju-artikkelit) 20 %
• Tapahtumailmoituksen ja siihen liittyvien palveluiden hinta ja laatu 20 %
  • tarjoajia pyydettiin kuvaamaan, miten lukija toimii heidän palvelussaan, jotta saisimme mahdollisimman kattavan näkyvyyden erityisesti nuorempien ikäluokkien kohdalla
• Palveluntarjoajan tarjoamat lisäarvopalvelut 5 %

 Kilpailutusprosessi ja tarjousten käsittely

 Molemmat paikallismediat tapasivat 4.4.2024 seurakunnan edustajat: kirkkoherra Pontus Salmen, viestinnän pastori Ville Halkoluodon sekä seurakuntaneuvoston nimeämän luottamushenkilöedustajan Silja Metsolan. Tuolloin käsiteltiin vuorotellen molempien mediatalojen kanssa heidän etukäteen lähettämiään alustavia tarjouksia ja seurakuntien edustajat esittivät heille tarkentavia kysymyksiä lähetettyjen tarjouksen sisällöstä, minkä avulla he pystyivät tarkentamaan lopullista tarjoustaan.

 Mediatalot jättivät lopulliset tarjoukset 15.4.2024 klo 10 mennessä. Samana päivänä Pontus Salmi, Ville Halkoluoto ja Silja Metsola kävivät lopulliset tarjoukset läpi ja sopivat vertailun koostamisesta.

 Samalla päätettiin mediatalojen tarjousten vertailun helpottamiseksi pyytää Uusimaalta vielä erikseen sähköpostilla tarkennusta digikäyttäjämääriin ja digimainosten viikon ja kuukauden näyttömääräsuosituksiin. Itäväylän antaman tarjouksen suhteen ei tarkentaville kysymyksille ollut tarvetta.

 Kirkkoherra, viestinnän pastori sekä seurakuntaneuvoston nimeämä edustaja Silja Metsola kokoontuivat 23.4.2024, jolloin he kävivät läpi tarjousten välistä vertailua ja kuinka se on tarkoituksenmukaisinta esittää seurakuntaneuvostolle. Viestinnän pastori Ville Halkoluoto lähetti vielä sähköpostilla tapaamisen jälkeen Metsolalle ja Salmelle tarkistettavaksi lopullisen pisteytyksen, jotta se vastaa koko ryhmän yhteistä näkemystä.

 Mediatalojen esittäytyminen seurakuntaneuvostossa

 Uusimaan ja Itäväylän edustajat tulevat esittelemään lopulliset tarjouksensa seurakuntaneuvoston kokouksessa.  

Mediatalojen tarjousten esittely seurakuntaneuvostossa tapahtuu neuvotteluprosessista järjestetyssä infotilaisuudessa 22.3.2024 sovitun mukaisesti niin, että Itäväylä esittelee tarjouksensa ensin ja Uusimaa sen jälkeen. Heille kummallekin on kysymyksineen varattu aikaa tasan 30 minuuttia.

Seurakuntaneuvoston jäsenet voivat esittää mediatalojen esittelyjen jälkeen molempien medioiden edustajille tarkentavia kysymyksiä, mutta tarjousten arvioiva keskustelu käydään vasta esittelyjen jälkeen seurakuntaneuvoston kesken.

 Seurakuntaneuvoston jäsenille on Teams-kanavan kautta välitetty molempien mediatalojen antamat lopulliset tarjoukset ja niistä laadittu tarjousvertailuasiakirja, jotka ovat kaikki luottamuksellisia. Nämä liitteenä olevat asiakirjat ovat siten vain seurakuntaneuvoston jäsenten käytössä siihen saakka, kunnes seurakuntaneuvosto on tehnyt asiasta kokouksessa päätöksen.   

 Viestinnän pastori Ville Halkoluoto avaa tarkemmin seurakuntaneuvostolle oheisen tarjousvertailun sisältöä molempien mediatalojen seurakuntaneuvoston esittelyn jälkeen.

LAVA:

Tällä päätöksellä ei ole vaikutuksia lapsiin ja nuoriin.

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto

1. käy keskustelua mediatalojen etukäteen tekemistä tarjouksista ja seurakuntaneuvoston kokouksessa pitämistä esityksistä valmisteluryhmän etukäteen laatiman vertailun perusteella.

2. valitsee Porvoon suomalaisen seurakunnan pääilmoituskanavan (kuukausi-ilmoittaja ja Poijun julkaisija) ajalle 1.6.2024-30.6.2026 ja samalla varaa option tarpeen tullen jatkaa palvelua 6-12 kuukaudella sopimuskauden jälkeen.

Asian käsittely Ensimmäinen esittäytymisvuoro oli Itäväylän tiimillä, josta paikalla olivat päätoimittaja Mika Laine sekä Tiina Wahlman ja Sari Varis.

 Toisena tarjouksensa esitteli Uusimaa, josta paikalla ovat päätoimittaja Marko Enberg sekä Tiina Seppänen ja Virpi Kokko.

 Valmisteluryhmä avasi Ville Haloluodon johdolla lopullisista tarjouksista tehdyn vertailevan pisteytyksen logiikkaa ja kuinka kumpikin taho oli vastannut tarjouspyyntöön. Seurakuntaneuvosto kävi tämän jälkeen vilkasta keskustelua.

 Seurakuntaneuvosto totesi, että tarjoukset on käsitelty laadullisesti hyvin ja molempia tahoja on kohdeltu tasapuolisesti.

Seurakuntaneuvosto kiitti Ville Halkoluotoa ja koko valmisteluryhmää hyvästä työstä kilpailutusprosessin aikana. Erityisesti Silja Metsola on antanut merkittävän työpanoksen kilpailutusprosessille.

Pykälä tarkastettiin kokouksessa.

Päätös Pääyhteistyökumppaniksi valittiin Itäväylä, joka sai tarjousvertailussa 76/100 pistettä. Osakumppanuus menee Uusimaalle, joka sai tarjouskilpailun pääyhteistyökumppanivertailussa 69/100 pistettä.

Pykälä tarkastettiin kokouksessa.