Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 25.04.2024/Pykälä 42

GKR 25.04.2024 § 42  

63/00.01.01/2023  

Beredning Ärendehanteringssekreterare Carita Möller, tfn 040 711 2818

Redogörelse Arkivfunktionen har till uppgift att säkerställa att handlingarna hålls tillgängliga och bevaras, att sköta informationstjänst som hänför sig till dem, att tillgodose olika aktörers rätt att få uppgifter ur handlingar och betjäna forskningen, bestämma handlingarnas förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.

Arkivbildaren, dvs. myndigheten vars arkiv tillkommit genom dess verksamhet, ska bestämma hur planeringen av, ansvaret för och hur den praktiska skötseln av arkivfunktionerna ordnas.

Den nya kyrkolagen (652/2023) och kyrkoordningen (657/2023) har trätt i kraft 1.7.2023. I kyrkolagen finns nu för första gången en bestämmelse om att arkivlagen ska tillämpas på skötseln, planeringen och organiseringen av arkivfunktionen i en kyrklig myndighet om inte annat föreskrivs i kyrkolagen eller kyrkoordningen. Även hittills har man inom kyrkan strävat efter att praxis ska följa arkivlagstiftningen. Det har dock inte funnits någon lagstadgad skyldighet till detta.

För kyrkans myndigheter finns i kyrkoordningen egna bestämmelser om arkivbildare, deras ansvar och uppgifter, arkivutrymme och om deponering av handlingar hos arkivverket.

Tidigare var den kyrkliga samfälligheten, Porvoon suomalainen seurakunta och Borgå svenska domkyrkoförsamling var och en, en skild arkivbildare. Enligt den nya kyrkoordningen utgör en kyrklig samfällighet och de församlingar som hör till den alltid en enda arkivbildare. Av denna anledning har det föreskrivits att arkivfunktionen i församlingar som tillhör en kyrklig samfällighet ska vara den kyrkliga samfällighetens uppgift. Således har de också en gemensam arkivstadga och arkivbildningsplan.

Ansvaret för arkivfunktionen i Borgå kyrkliga samfällighet hör till gemensamma kyrkorådet (KO 10:10). Den som svarar för arkivfunktionen ska utse en tjänsteinnehavare eller arbetstagare som svarar för arkivfunktionen. I Borgå kyrkiga samfällighet hör arkivering och skötseln av arkivet till ärendehanteringssekreterarens uppgifter. Enligt den tidigare arkivstadgan som godkänts av gemensamma kyrkofullmäktige 10.10.1996 § 22 hörde det till kyrkoherdarnas uppgift att svara för arkivfunktionen i respektive församling och till förvaltningsdirektörens uppgift att svara för förvaltningsverkets arkivfunktion.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet

1. antecknar för kännedom i den nya kyrkolagen (652/2023) och kyrkoordningen (657/2023) gjorda förändringar som berör arkivfunktionen

2. utser ärendehanteringssekreteraren till den tjänsteinnehavare som svarar för arkivfunktionen.

Beslut Gemensamma kyrkorådet

1. antecknade för kännedom i den nya kyrkolagen (652/2023) och kyrkoordningen (657/2023) gjorda förändringar som berör arkivfunktionen

2. utsåg ärendehanteringssekreteraren till den tjänsteinnehavare som svarar för arkivfunktionen.