Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 25.04.2024/Pykälä 49

GKR 24.02.2022 § 7 

Beredning Förvaltningsdirektör Sari Mankinen, tfn 0400 156 257

Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva, tfn 040 4889 009

Redogörelse På våren 2021 gicks igenom en organisationsförändring inom fastighetsväsendet till följd av vilken avsikten var att etablera egen personal inom kökstjänster och matservice till två ordinarie anställda. De sade upp sig från den kyrkliga samfällighetens tjänst med sina egna beslut och det blev ingen personal kvar i kökstjänsterna. Då måste fastighetsväsendet skyndsamt ordna en ersättande tjänst för att stöda församlingarnas verksamhet.

Tjänsten anskaffades från företagare Tmi Petteri Uuttu som driver lägerverksamhet i Pellinge i en s.k. force majeure-situation. Anskaffningen av tjänsten konkurrensutsattes inte.

För den kyrkliga samfällighetens kökstjänster och matservice reserverades sammanlagt 200 000 euro till budgeten för 2022, summan överfördes till församlingarnas budgeter så att finska församlingens andel var 140 000 euro och svenska församlingens andel 60 000 euro. Anskaffningarna överskrider de nationella tröskelvärden och ska konkurrensutsättas.

Konkurrensutsättningen har förberetts tillsammans med Minna Dammert från Damico Oy under hösten 2021. Som bilaga till föredragningslistan finns material för konkurrensutsättning av församlingarnas kökstjänster och matservice.

Materialet presenteras vid sammanträdet i den mån det behövs.

Avtalstiden är 1.11.2022-31.10.2024. Under avtalstiden uppgör fastighetsväsendet och församlingarna riktilinjer för behovet av kökstjänster och matservice i framtiden.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar konkurrensutsätta kökstjänster och matservice i Borgå kyrkliga samfällighet enligt det presenterade materialet. Tjänsteinnehavaren ges fullmakt att besluta om korrigeringar av teknisk karaktär i dokumenten innan konkurrensutsättningen publiceras.

Denna paragraf justeras omedelbart.

Beslut Ärendet återremitterades för ny beredning. Det finns ännu grund att undersöka olika alternativ i ljuset av följande beslut och linjedragningar som fattats tidigare:
1. GKR 17.1.2019 § 11
2. GKR 23.1.2020 § 6
3. GKR 26.8.2021 § 116.

Vid jämförelse av olika alternativ ska beaktas flexibla modeller.
Omständigheter som ska beaktas vid ny beredning av ärendet är:
1. Tjänsteproduktion
2. Svinnmat
3. Frivilligverksamhet
4. Miljöprogrammet.

GKR 25.04.2024 § 49  

39/02.06/2022  

Beredning Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva tfn 040 4889 009

Redogörelse Köks- och mattjänstkonceptet har funderats samtidigt som utvecklingen av 1 våningen på Lundagatan. Syftet är att avstå från mattillverkningen och ändra köken till uppvärmningskök där mat kan tillverkas i liten mån. Samtidigt möjliggörs frivilligarbete i köken.

Servicebeskrivningen av köks- och mattjänster har byggts upp tillsammans med upphandlingsexperter från Hankintapartners Oy. I arbetet har medverkat Jari Oksanen från finska församlingen och Henrika Lemberg från svenska församlingen. Arbetsgruppen har kommit fram till att köks- och mattjänstupphandlingen kunde testas med ramavtal.

Upphandlingen gäller bespisnings- och cateringstjänster i Borgå kyrkliga samfällighet till följande objekt: Församlingshemmet på Lundagatan, Lundagatan 5, 06100 Borgå, Mariagården, Slingervägen 1, 06400 Borgå, Domprostgården, Finnbyvägen 6, 06100 Borgå och samfällighetens andra lokaler i Borgå. Upphandlingen genomförs som ett ramavtal som överskrider det nationella tröskelvärdet för åren 2024-2028 (avtal 2 år + option 2 år).

Till ramavtalet väljs högst tre (3) anbudsgivare med vilka ingås ramavtal. Ramavtalet rangordnas per var och en del.

Kommande beställningar görs med de anbudsgivare som blir valda alltid separat enligt ramavtalet genom att komma överens om det tillsammans.

Den serviceproducent som blir vald förbinder sig till att producera cateringtjänster till samfällighetens behov.

Den serviceproducent som blir vald bör möjliggöra att församlingens kunder kan beställa cateringstjänster till sina egna evenemang som kan vara bl.a. begravningar och dop.  

Serviceproducenten levererar de portioner som ska serveras till serveringsstället. I vissa ställen är det möjligt att värma upp de måltider som ska serveras. Framläggningen av måltiderna, kärl och bestick hör till serviceavtalet, liksom alla tillbehör och redskap som hör till framläggningen.

Ifall det behövs serveringshjälp på evenemanget, erbjuder serviceproducenten denna tjänst mot en separat ersättning.

Efter evenemanget för serviceproducenten de kvarlämnade portionerna bort och ser till att lokalen är ren. Det hör till serviceproducentens ansvar att diska kundens kärl. I storköken finns diskmaskiner som har tillverkats för professionell användning och serviceproducenten kan använda dem.

Servicebeskrivningen av mattjänster och en lista på utrustningen i köken och lokalerna har presenterats som bilagor.

Upphandlingen publicers i tjänsten HILMA. Upphandlingens beräknade värde för hela avtalsperioden är 800 000 euro och det överskrider EU-tröskelvärdet (221 000 €) enligt upphandlingslagen.

För koordineringen av ramavtalstjänsten och för att ta hand om hygien och utrusning i köken i gemensam användning (frivilliga, serviceproducenter, de som hyr utrymmen) bör reserveras en personresurs från den kyrkliga samfälligheten. Detta innebär att ett behov för minst en deltidsanställd person som har husmors kunnande kan realiseras. Husmödrarna har varit underställda fastighetsväsendet i samfälligheten.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar konkurrensutsätta samfällighetens köks- och mattjänster på basis av materialet. Fastighets- och anskaffningschefen ges fullmakt att göra korrigeringar av teknisk karaktär till materialet före upphandlingen publiceras.
Upphandlingen publiceras i portalen HILMA. Urvalsgrunderna har presenterats i anbudsbegäran, valet grundar sig på de poäng som ges på basis av priset och kvaliteten.

Denna paragraf justeras omedelbart.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade konkurrensutsätta samfällighetens köks- och mattjänster på basis av materialet. Fastighets- och anskaffningschefen ges fullmakt att göra korrigeringar av teknisk karaktär till materialet före upphandlingen publiceras.

Upphandlingen publiceras i portalen HILMA. Urvalsgrunderna har presenterats i anbudsbegäran, valet grundar sig på de poäng som ges på basis av priset och kvaliteten.

Gemensamma kyrkorådet tackade de församlingsmedlemmar som har medverkat i beredningen av ärendet.

Denna paragraf justerades omedelbart.