Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 25.04.2024/Pykälä 48

GKR 25.04.2024 § 48  

62/03.01.02/2022  

Beredning Förvaltningsdirektör Sari Mankinen, tfn 0400 156 257

Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva, tfn 040 4889 009

Redogörelse Serviceavtalet om mat- och inkvarteringstjänster i Pellinge kursgård är i kraft till och med 31.10.2024. Till serviceproduktionen hör också hyresavtalet om fastigheten som också är i kraft till och med 31.10.2024.

Från det tidigare avtalet har också använts optionerna och tjänsten ska nu konkurrensutsättas.

Fastighets- och anskaffningschefen har berett konkurrensutsättningsmaterialet tillsammans med upphandlingsexperter från Hankintapartners Oy. I beredningen av materialet och serviceinnehållet har deltagit Jari Oksanen från finska församlingen och Henrika Lemberg från svenska församlingen.

Upphandlingen gäller mat- och inkvarteringstjänster i Borgå kyrkliga samfällighet till objekt: Pellinge kursgård, Jiviksvägen 18, Pellinge.

Upphandlingen genomförs som en upphandling som överskrider det nationella tröskelvärdet för åren 2024-2028 (avtal 2 år + option 2 år).

Till upphandlingen hör att ordna inkvartering och bespisningstjänster för evenemang och läger som ordnas i kursgården.

Till evenemangen hör att ta hand om inkvarteringstjänster i Pellinge kursgård och underhållsstädning. Närmare detaljer bestäms separat med den anbudsgivare som blir vald.

Den serviceproducent som blir vald förbinder sig till att producera cateringstjänster till separat överenskomna evenemang och läger enligt samfällighetens behov.

Som en del av avtalet hyr serviceproducenten Pellinge kursgård med på förhand bestämda villkor och pris. Det preliminära hyresavtalet finns som bilaga till anbudsbegäran. Ansvarsfördelningstabellen som beskriver ansvaren mellan hyresvärden och hyresgästen finns som bilaga till anbudsbegäran. Hyresgästen får professionella kök i bruk mot månadshyran. Som serviceproducent ansvarar hyresgästen för mattjänster i fastigheten i sin helhet.

Hyresgästen förbinder sig till att följa hyresvärdens bifogade miljöprogram i tillämpliga delar. Ansvaren har preciserats i servicebeskrivningen och hyresavtalet. Hyresgästen förbinder sig till att gratis delta i hyresvärdens miljöutbildningar och -utredningar.

Den serviceproducenten som blir vald ansvarar för inkvarteringstjänster för deltagare på samfällighetens läger och kurser. Evenemang förekommer främst under sommarsäsongen och på veckoslut under övriga tider. Genom att inlämna ett anbut förbinder hyresgästen sig till att producera de cateringtjänster som Borgå kyrkliga samfällighet behöver i Pellinge kursgård. Hyresgästen förbinder sig till att flexibelt anpassa sig till väldigt olika evenemang som varierar från dag till dag, till kundkretsen i dem och till önskemål om kvalitetsnivån. Det önskas att hyresgästen har öppen och samarbetsvillig attityd. Hyresgästen producerar mattjänsterna som egen affärsverksamhet, för egen räkning. Hyresvärden ansvarar inte för affärsverksamheten på något annat sätt än genom att hyra ut de utrymmen och anordningar som nämns i avtalet. 

Den kyrkliga samfällighetens uppskattade behov av mattjänster har beskrivits i bilagan till anbudsbegäran "Porvoon seurakuntayhtymän hinnastoliite ja tarkennukset". Mängderna är vägledande och fungerar som grund för hyresanbud och prissättningen av tjänster.

Serviceproducenten förbinder sig till kontroll av brottslig bakgrund hos personer som väljs för arbete med minderåriga. Arbetsgivaren ska begära ett straffregisterutdrag enligt 6 § 2 mom. i strafflagen (770/1993) till påseende från personen som rekryteras.

Upphandlingsdokument finns som bilaga till föredragningslistan. Det beräknade totalvärdet för upphandlingen är 100 000 euro och det överskridet det nationella tröskelvärdet (60 000 €) i upphandlingslagen.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar konkurrenutsätta mat- och inkvarteringstjänster i Pellinge kursgård enligt det bifogade materialet. Fastighets- och anskaffningschefen ges fullmakt att göra korrigeringar av teknisk karaktär före upphandlingen publiceras.
Upphandlingen publiceras i portalen Hilma. Urvalsgrunderna har presenterats i anbudsbegäran, valet grundar sig på de poäng som ges på basis av priset och kvaliteten.

Denna paragraf justeras omedelbart.

Behandling av ärendet Det är viktigt att det framgår av upphandlingsmaterialet att

serviceprodcenten förbinder sig till att följa de kriterier som ingår i Borgå kyrkliga samfällighets giltiga miljöprogram.

Beslut Gemensamma kyrkorådet beslutade konkurrenutsätta mat- och inkvarteringstjänster i Pellinge kursgård enligt det bifogade materialet. Fastighets- och anskaffningschefen gavs fullmakt att göra korrigeringar av teknisk karaktär före upphandlingen publiceras.

Upphandlingen publiceras i portalen Hilma. Urvalsgrunderna har presenterats i anbudsbegäran, valet grundar sig på de poäng som ges på basis av priset och kvaliteten.

Denna paragraf justerades omedelbart.