Församlingsrådet
Pöytäkirja 27.02.2024/Pykälä 26

GKR 14.12.2023 § 177 

Beredning Förvaltningsdirektör Sari Mankinen, tfn 0400 156 257

Redogörelse Enligt anvisningen för verkställande av budgeten och verksamhets- och ekonomiplanen i Borgå kyrkliga samfällighet beslutar gemensamma kyrkorådet om upphandlingsbefogenheterna för den kyrkliga samfällighetens del. Församlingsråden i båda församlingarna beslutar om storleken på upphandlingsbefogenheterna då det gäller de egna anslagen. Befogenheterna i församlingarna och i den kyrkliga samfälligheten bör vara i linje med varandra. Tillvägagångssätten fastställs gemensamt av gemensamma kyrkorådet, som ansvarar för skötseln av församlingarnas ekonomi.

Upphandlingslagen har trätt i kraft 1.1.2017. EU-tröskelvärden i upphandlingslagen har förändrats 1.1.2022. Kommissionen uppdaterar tröskelvärden med två års mellanrum med Europeiska kommissionens delegerade förordningar. Uppdateringen inverkar inte på nationella tröskelvärden.

De nationella tröskelvärdena enligt upphandlingslagen (utan mervärdesskatt) är från och med 1.1.2024 följande:

Varor, tjänster och projekttävlingar 60 000 €

Social- och hälsovårdstjänster 400 000 €

Byggnadsentreprenader  150 000 €

Koncessioner  500 000 €

EU-tröskelvärdena (utan mervärdesskatt) är från och med 1.1.2024:

Varu- och tjänsteupphandlingar och projekttävlingar 215 000 €

Byggnadsentreprenader    5 382 000 €

I upphandlingslagen stadgas om förfarandet vid och handlingsplikter för konkurrensutsättningen, vilka de offentliga myndigheterna och andra upphandlingsenheter som omfattas av denna lag bör följa i sina upphandlingar. Vid upphandling ska besluten basera sig på principerna om icke-diskriminering, likabehandling, öppenhet och proportionalitet. Upphandlingslagen gäller inte anskaffningar under 60 000 euro, men samma principer ska följas också vid mindre anskaffningar.

Upphandlingsbeslut om varor som totalt överskrider 5 000 euro och om tjänster som totalt överskrider 15 000 euro ska i Borgå kyrkliga samfällighet (kyrkoherdarna; förutsätter församlingsrådets beslut, förvaltningsdirektören, chefer/ansvariga för arbetsformer) göras skriftligt och den tjänsteinnehavare som fattat beslutet ska föra en skriftlig beslutsförteckning över dem. Besluten numreras löpande med en årlig sifferserie. Besluten är offentliga och de ska meddelas för kännedom till församlingsråden om de gäller församlingarna och till gemensamma kyrkorådet om de gäller den kyrkliga samfälligheten. Församlingsråden och gemensamma kyrkorådet har överföringsrätt gällande tjänsteinnehavarnas beslut.

År 2023 har upphandlingsbefogenheterna varit följande:

1. Upphandlingsbefogenheterna för förvaltningsdirektören är 60 000 €.
2. Upphandlingsbefogenheterna för kyrkoherdarna är 40 000 €.
3. Upphandlingsbefogenheterna för fastighets- och anskaffningschefen samt chefen för begravningsväsendet är 40 000 €.
4. Upphandlingsbefogenheterna för arbetsledare inom fastighetsväsendet och för arbetledare inom begravningsväsendet är 20 000 €.
5. Upphandlingsbefogenheterna för de budgetansvariga inom arbetsformerna och ansvarsområdena är 5 000 €/varor och 15 000 € /tjänster.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar att det för upphandlingar av varor som totalt är värda mer än 5 000 euro och upphandlingar av tjänster som är värda mer än 15 000 euro ska fattas ett skriftligt tjänsteinnehavarbeslut med löpande numrering, som ska tillställas församlingsrådet/gemensamma kyrkorådet för kännedom. Förtroendeorganen har överföringsrätt gällande beslut som fattats av personal som lyder under dem. En upphandling förutsätter alltid att det finns anslag för ändamålet (beslutsfattaren har ansvar för användningen av medlen).

År 2024 gäller följande upphandlingsbefogenheter:
1. Upphandlingsbefogenheterna för förvaltningsdirektören är 60 000 €.
2. Upphandlingsbefogenheterna för kyrkoherdarna är 40 000 €.
3. Upphandlingsbefogenheterna för fastighets- och anskaffningschefen samt chefen för begravningsväsendet är 40 000 €.
4. Upphandlingsbefogenheterna för fastighetsväsendets och begravningsväsendets arbetsledare är 20 000 €.
5. Upphandlingsbefogenheterna för de budgetansvariga inom arbetsformerna och ansvarsområdena är 5 000 € vid upphandling av varor och 15 000 € vid upphandling av tjänster.

De personer som ansvarar för upphandlingarna svarar också för att de känner till bestämmelserna i upphandlingslagen och följer lagen och interna upphandlingsanvisningar.

De ansvariga för arbetsformerna och ansvarsområdena ger anvisningar till sina underställda om hur anskaffningar ska göras och ansvarar för att upphandlingen sker förnuftigt och ekonomiskt. De underställda kan inte ha lika stora upphandlingsrättigheter som chefen (fullmakt som erhållits av förtroendeorgan kan inte föras vidare).

För den interna övervakningen och granskningen bör cheferna se till att de underställda följer de upphandlingsanvisningar och -befogenheter som gemensamma kyrkorådet givit.

Beslut Förslaget godkändes.

FR 27.02.2024 § 26               FORTSATT BEHANDLING  

71/02.00.00/2023  

Beredning Kyrkoherde Mats Lindgård

Redogörelse Det är motiverat att Borgå svenska domkyrkoförsamling följer de riktlinjer som gemensamma kyrkorådet fattade beslut om vid sammanträdet 14.12.2023 då det gäller arbetsformernas och teamansvarigas upphandlingsbefogenheter.

Beslutsförslag Församlingsrådet beslutar
1) anteckna för kännedom att gemensamma kyrkorådet har definierat kyrkoherdarnas upphandlingsbefogenheter till 40 000 €,
2) konstatera att arbetsformernas och de teamansvarigas upphandlings-befogenheter under år 2024 är 5 000 euro (exklusive moms) för materialanskaffningar och 15 000 (exklusive moms) för köpta tjänster.

Beslut Enligt förslag.