Gemensamma kyrkorådet
Pöytäkirja 22.02.2024/Pykälä 13

GKR 22.02.2024 § 13  

37/03.04/2022  

Beredning Förvaltningsdirektör Sari Mankinen, tfn 0400 156 257

Fastighets- och anskaffningschef Krista Eloneva, tfn 040 4889 009

Redogörelse Svenska församlingen har enligt besluten avstått från sitt församlingshem på Runebergsgatan 24 och flyttat både medarbetare och verksamhet annanstans.

För svenska församlingen ska enligt GKR 8.10.2020 reserveras tillräckliga och enhetliga arbets- och verksamhetsutrymmen med finska församlingen.

Med Arkkitehtitoimisto Arco Oy, arkitekt Petteri Piha har man skisserat ändringar och funderat på möjligheter till att utveckla lokalerna på Lundagatan redan från och med 2021. Man har hört anställda om behovet av arbetsrum och lagerutrymmen, vid funderingarna har också beaktats bl.a. säkerheten. Den bärande strukturen i alla tankar på ändringar har ansetts vara församlingarnas nya strategier och helhetskyrkans tema Öppna dörrar.

Målet är att garantera alla inte bara enhetliga arbetsutrymmen utan också mångsidiga och trivsamma samlingsutrymmen som enkelt kan förvandlas till olika behov enligt tidigare beslut. Därför har det ritats utkast om alla våningar på Lundagatan så att man kan dra all nytta av användbara kvadratmeter. Det har också gemensamt konstaterats mellan tjänstemannaledning och kyrkoherdarna att hela den kyrkliga samfälligheten blir tvungen att ändra rumsdispositionen för att få enhetliga utrymmen.

Lokalerna på Lundagatan har senast sanerats 2004. Behovet av utrymmen har förändrats i omfattande grad bl.a. i en omvälvning av arbetssätt (bl.a. distansarbete) och tekniska krav på arbetspunkter har förändrats bl.a. på grund av ökad mängd informationsteknik. Hustekniken börjar också kräva uppdatering för sin del. I samband med planeringen av ändringar i utrymmena beaktas också hustekniska uppdateringsbehov. År 2023 genomfördes de första ändringarna i den andra våningen i ämbetshuset. Ändringsplaneringen har fortsatt för första våningens del.

Om innergården av församlingshemmet på Lundagatan har konstaterats också att den inte är trivsam eller fungerande, utan gården är s.k. onödigt utrymme, med undantag av parkeringen. Gården är också i relativt dåligt skick och kräver uppdatering. I samband med reparationerna finns det grund att beakta gårdens möjligheter till att öka funktionalitet och trivsel. Gårdsplanerna har uppgjorts av Arkkitehtitoimisto Arco Oy, belysningen har planerats av SunEffects Oy.

För ändringar i utrymmen i första våningen på Lundagatan har reserverats 240 000 € i investeringsplanen för 2024 och för ändringsarbeten på gården 100 000 € för 2024 det vill säga sammanlagt 340 000 €. En noggrannare kostnadskalkyl fås när planeringen framskrider.

Kyrkolagen förnyades på sommaren 2023 och till följd av det tillades till beslutsfattande kravet på att församlingsmedlemmarna ska på lämpligt sätt ges tillräcklig information om ärenden av allmänt intresse som är aktuella i församlingen eller den kyrkliga samfälligheten, om planer som gäller sådana och om behandling och avgörande av ärendena. Församlingen ska informera om på vilka sätt det går att delta i och påverka beredningen av beslut.

För att uppfylla denna paragraf om att påverka och höra hölls det en öppen presentations- och diskussionstillfälle om planerna för ändring av församlingshemmet på Lundagatan 19.12.2023. Efter det samlades respons på planerna 19.12.2023-22.1.2024 med en enkät som genomfördes på nätet. För anställda ordnades ett eget tillfälle där man kunde diskutera och påverka. En sammanfattning av respons presenteras kort vid sammanträdet.

På basis av responsen gjordes det ändringar i planerna som fastighets- och anskaffningschefen berättar närmare om vid sammanträdet.

Som bilaga till föredragningslistan finns föreslagna utkast om ändringar i utrymmen i första våningen och gården. Fastighets- och anskaffningschefen presenterar utkasten närmare vid sammanträdet och en primär tidtabell för genomförande av ändringar.  

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar:

1. begära utlåtande om utkast till planerna från församlingsråden
2. ge fastighets- och anskaffningschefen fullmakt att fortsätta genomförande av tekniska planer så att nödvändiga el- och VVS-planer samt handelsdokumenten kan beredas för konkurrensutsättning under våren 2024.

Beslut 1. Förslaget godkändes.
2. Förslaget godkändes.