Församlingsrådet
Pöytäkirja 30.01.2024/Pykälä 10

FR 30.01.2024 § 10  

10/04.00.00/2024  

Beredning kyrkoherde Mats Lindgård tfn 040-594 6038

Redogörelse Biskopen i Borgå stift, Bo-Göran Åstrand, förrättar biskopsvisitation i Borgå svenska domkyrkoförsamling 3-5.10.2025.De av domkapitlet fastställda instruktionerna för biskopsvisitationer i Borgå stift är följande:

 Biskopsvisitationens målsättning

- stöda och uppmuntra

- reflektera och utvärdera

- granska.

Tyngdpunktsområden

- att rådgöra hur verksamheten är organiserad och att ge stöd i eventuella utvecklingsprojekt,

- att aktualisera arbetsmiljöfrågor som gäller samarbete och ledarskap, motivation och belastning i arbetet,

- att granska och rådgöra kring frågor som berör styrning och ledning, hur lag och föreskrifter följs vad beträffar skötseln av förvaltning, ekonomi och fastighetsskötsel.

Tidtabellen

- formellt beslut om visitationen fattas i domkapitlet i början av det år som föregår visitationsåret,

- första besöket i församlingen sker ca 6 månader före visitationen då en tidtabell för de olika besöken slås fast,

- en omvärldsanalys med utvärdering av hur församlingen förverkligar sin grunduppgift färdigställs senast 1 månad före visitationen,

- stiftssekreteraren för personalvård besöker arbetslaget 1 - 2 månader före visitationen, vid behov med ett arbetspar,

- granskning av ekonomi och förvaltning utförs 1 - 2 månader före visitationen,

- visitationsveckoslutet

- kontraktsprostens uppföljningsbesök sker 6 - 12 månader efter visitationen.

Första besöket

- anordnas en vardagskväll

- biskopen, stiftssekreteraren för personalvård, assessorn, notarien och kontraktsprosten deltar i besöket

- alla, eller representanter för, anställda och förtroendevalda inbjuds att delta

- visitationsprocessen presenteras och en tidtabell slås fast

- diskussion om utvecklingsbehov (vad vill vi, vad har vi, vad kan vi)

- processen med omvärldsanalys och utvärdering startar.

Omvärldsanalys och utvärdering av verksamheten

- kyrkoherden, församlingsrådet och de anställda involveras i denna analys och utvärdering

- prästassessorn leder processen tillsammans med kyrkoherden, och i samråd med de förtroendevalda och medarbetarna,

- en analys av verksamhetsmiljön, befolknings- och medlemsutvecklingen och utmaningarna i församlingen,

- kritisk genomgång av församlingens verksamhetsplan, strategier och resursfördelning med syfte att utreda, i vilken mån församlingen förmår uppfylla sina grunduppgifter,

- behovet av konkreta utvecklingsprojekt, som skulle kunna stödas under visitationens gång, kartläggs.

Stiftssekreteraren för personalvård träffar personalen

- besöker församlingen en eller flera gånger

- arbetslagets dynamik

- psykosociala arbetsmiljön

- arbetsbilden och resurser

- olika nivåer av styrdokument

- stöd till eventuella utvecklingsprojekt (vid behov involveras domkapitlets övriga sakkunniga).

Granskning av ekonomi och förvaltning

- lagfarna assessorn och notarien, tillsammans med kontraktsprosten,

- diskussion med kyrkoherden, ekonomichefen, personalchefen, fastighetschefen och kyrko-/församlingsrådets vice ordförande och eventuellt kyrkofullmäktiges ordförande, gem. rådets ordförande och revisorernas styrning och ledning, förmansstruktur, kommunikation,

- arbetsmiljö,

- granskar också innehållet i olika styrdokument (även miljöarbete, barnkonsekvens, jämställdhet, arbetsskydd, program mot sexuella trakasserier),

- det ekonomiska läget och framtidsutsikterna,

- genomgång av den standardiserade listan "Granskning av ekonomi och förvaltning".

Visitationsveckoslutet

- besöket föregås vid behov av en genomgång i domkapitlet, i vilken alla visitatorer som varit involverade i förhandsarbetet deltar,

- som regel är biskopen ensam under fredagen då skolor och eventuella andra besök hos församlingens samarbetsparter görs,

- under fredagskvällen eller lördagen överläggningar med förtroendevalda och anställda, där förutom biskopen assessor, notarie och personalsekreteraren deltar, samt även eventuellt kontraktsprosten,

- kvällssamling på fredagen eller lördagen öppen för allmänheten (t.ex. konsert eller församlingskväll med tal av biskopen),

- på söndagen festgudstjänst med efterföljande församlingslunch/kaffe, där församlingsborna under visitationsstämman erbjuds möjlighet att komma med frågor, synpunkter och önskemål.

Eventuella utvecklingsprojekt

Om det visar sig att församlingen önskar eller har behov av att utveckla någon sektor, kan stiftsdekanen och en lämplig stiftssekreterare eller annan sakkunnig aktivt stöda församlingen i arbetet för en tid såväl under som efter själva visitationen.

Uppföljningsbesöket

Uppföljningsbesöket görs av kontraktsprosten, och vid behov av någon av de övriga visitatorerna ungefär 6 - 12 månader efter visitationsveckoslutet då biskopen med följe besökt församlingen.

Många av de åtgärder som nämns i domkapitlets instruktioner för biskopsvisitationer sköts och åtgärdas på tjänstmannabasis. Med tanke på själva visitationsveckoslutet och dess program är det däremot ändamålsenligt och önskvärt att såväl församlingsrådet som de anställda involveras i planeringsarbetet. Församlingsrådet kunde därför lämpligen utse en arbetsgrupp bestående av 2 - 3 medlemmar i församlingsrådet och 2 - 3 anställda med uppgift att färdigställa ett förslag till programpunkter under visitationsveckoslutet. Förutom ett förslag till programhelhet kan arbetsgruppen också inkomma med förslag på ansvarspersoner för veckoslutets olika evenemang, det vill säga vem som är värd för olika evenemang, och vem som ansvarar för det praktiska vid varje tillfälle.

Preliminära utrymmesreserveringar för visitationsveckoslutet har gjorts då det gäller Församlingshemmet på Lundagatan, Domkyrkan och Domprostgården. I det här skedet - då programmet ännu är helt öppet - är tidsreserveringarna väl tilltagna. Med tanke på att ge möjlighet för andra bokningar under de tider som Domkyrkoförsamlingen inte behöver utrymmena är det önskvärt att programförslaget utformas relativt snabbt, trots att ärendet har aktualiserats med god framförhållning.

Beslutsförslag Församlingsrådet besluter 
1) utse en arbetsgrupp bestående av församlingsrådsmedlemmarna Anna Henning, Mikael Kokkola samt Mats Lindgård och medarbetarna Vivan Antman, Anne Hätönen och Johanna Terho med uppgift att utarbeta ett programförslag för biskopsvisitationen i Borgå svenska domkyrkoförsam-ling 3-5.10.2025,
2) att arbetsgruppen också ombeds inkomma med förslag på ansvarsper-soner för visitationens olika evenemang samt att 
3) att arbetsgruppen ombeds inkomma med sina förslag inför visitations-veckoslutet senast 30.9.2024.

Beslut Enligt förslag.