Gemensamma kyrkofullmäktige
Pöytäkirja 21.12.2023/Pykälä 46

GKR 29.11.2023 § 162 

Beredning Förvaltningsdirektör Sari Mankinen, tfn 0400 156 257

Redogörelse I och med den nya kyrkolagstiftningen som trädde i kraft 1.7.2023 grundar sig församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas beslutsfattande på kyrkolagen (652/2023), kyrkoordningen (657/2023) och förvaltningsstadgan samt på de interna förvaltningsföreskrifter som föreskrivs separat i kyrkolagen eller kyrkoordningen.

Varje församling och kyrklig samfällighet ska ha en förvaltningsstadga vars innehåll bestäms av 3 kap. 7 § i kyrkolagen. Förvaltningsstadgan ska således innehålla behövliga bestämmelser åtminstone om ordnandet av församlingens eller den kyrkliga samfällighetens förvaltning och dess organ, om överföringen av beslutanderätt till organ och ledande tjänsteinnehavare, om organens sätt att fatta beslut och förvaltningsförfarande samt om organens sammanträdesförfaranden.

Gemensamma kyrkofullmäktige i en kyrklig samfällighet beslutar om innehållet i förvaltningsstadgan och om ändringar i den.

Utgångspunkten i den nya kyrkolagen är att alla förvaltningsföreskrifter som gäller organen och deras beslutanderätt i fortsättningen ska samlas i förvaltningsstadgan. I den nya förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet har enligt anvisningen tagits in de bestämmelser som tidigare ingick i gemensamma kyrkofullmäktiges arbetsordning, reglementet för gemensamma kyrkorådet och i vissa avseenden instruktionen för förvaltningsverket. En del av innehållet i instruktionen för förvaltningsverket övergår till instruktionen för ledande tjänsteinnehavare som bereds som separat instruktion på vårperioden 2024 enligt det som man kom överens om vid gemensamma kyrkorådets höstseminarium.

Gemensamma kyrkofullmäktige godkände 8.12.2022 § 22 rapporten av den av Helsingfors domkapitel utsedda utredningsmannen. Beslutet innebar att delegationer för familjerådgivningen och sjukhussjälavården tillsätts i stället för direktionerna, att arbetsgruppen för utveckling av området kring domkyrkan och projektspecifika styrgrupper tillsätts och att det grundas ett system med kontaktpersoner inom fastighets- och begravningsväsendet i stället för direktionen för fastighets- och begravningsväsendet. Dessa har lagts till förvaltningsstadgan, liksom förvaltningsverkets ledningsgrupp och strategisk ledningsgrupp enligt det som föreslås i utredningsmannens rapport.

Vid gemensamma kyrkorådets höstseminarium 10-11.9.2023 behandlades uppgörande av förvaltningsstadgan under ledning av lagfaren assessor i Helsingfors stift. Under ledningen av den lagfarna assessoren beslutades det att båda församlingarna uppgör sina egna förvaltnignsstadgar och den kyrkliga samfälligheten sin egen. Den bifogade förvaltningsstadgan har beretts enligt den lagfarna assessors och med hjälp av Kyrkostyrelsens modellstadga. Utkastet till förvaltningsstadga har behandlats i den kyrkliga samfällighetens strategiska ledningsgrupp 26.10.2023 och på mötet med gemensamma kyrkofullmäktiges ordförande och gemensamma kyrkorådets vice ordförande 7.11.2023. På båda sammankomsterna har gjorts ändringar och preciseringar till förvaltningsstadgan.

Gemensamma kyrkofullmäktige fatar beslut om förvaltningsstadgan för den kyrkliga samfälligheten 21.12.2023.

Kyrkolagen förpliktar att förvaltningsstadgan träder i kraft senast 1.1.2024.   

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet beslutar begära utlåtanden från församlingsråden i Porvoon suomalainen seurakunta och Borgå svenska domkyrkoförsamling om förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet.

Utlåtandena ska lämnas in till förvaltningsverket senast 13.12.2023, så att gemensamma kyrkorådet kan behandla dem vid sitt sammanträde 14.12.2023.

Beslut Förslaget godkändes. Förvaltningsdirektören utreder dessutom möjligheten att ge representanten för påverkansgrupp för unga närvaro- och yttranderätt vid gemensamma kyrkorådets sammanträden i förhålllande till § 11 i förvaltningsstadgan.

SN 12.12.2023

Redogörelse Församlingsrådet i Porvoon suomalainen seurakunta vill i sin utlåtande fästa uppmärksamhet vid följande punkter i förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet:

4 § Strategisk ledningsgrupp

Församlingsrådet anser att det är viktigt att den högsta ledningen av den kyrkliga samfälligheten (kyrkoherdarna och förvaltningsdirektören) träffar regelbundet. Därför önskas det att den sista satsen ändras på följande sätt: " Strategiska ledningsgruppen sammanträder vid behov på ordförandens kallelse regelbundet."

Församlingrådet anser att det också är viktigt att den strategiska ledningsgruppen är en grupp som endast bildas av den högsta ledningen (kyrkoherdarna och förvaltningsdirektören) till vilken kan kallas övriga tjänsteinnehavare, som chefer inom förvaltningsverket eller församlinsmedarbetare som ansvarar för arbetsformer, under behandling av respektive ärenden.

6 § Delegationer för familjerådgivningen och sjukhussjälavården

Det är viktigt att i delegationers möten deltar funktionella chefer för ledande arbetstagare som utsedda medlemmar, det vill säga förvaltningsdirektören i delegationen för familjerådgivningen och ordförande för gemensamma kyrkorådet i delegationen för sjukhussjälavården.

11 § Påverkansgrupper för unga

Församlingsrådet anser att det är viktigt att de ungas möjligheter till delaktighet och inflytande beaktas på en tillräcklig nivå så att lagens ursprungliga syfte beaktas.

Kyrkostyrelsen uppgjorde under 2019 ett förslag till Kyrkomötets lagutskott där det separat nämndes att ungas och unga vuxnas delaktighet ska förstärkas på alla nivåer inom förvaltningen (delaktighetssyfte). Därför är det viktigt att beakta den också på den kyrkliga samfällighetens förvaltningsnivå och i förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet.

På basis av Kyrkostyrelsens förslag uppgjorde Kyrkomötets lagutskott ett betänkande (1/2019) som ger en god uppfattning om uppgiften och karaktären av påverkansgrupper för unga. Det är inte relevant att det bara inrättas en ny förvaltningsorgan. Avsikten är däremot att erbjuda en mångsidig kanal som möjliggör lokalt mångsidig växelverkan och möjlighet till inflytande.

Metoden för genomförande definieras inte noggrant utan "centralt är en gemensam delaktiggörande process av församlingens beslutsfattare, anställda och unga i vilken ungas egna tankar och önskemål beaktas". Syftet ät att inrätta "påverkansgrupper för unga lokalt på ett ändamålsenligt sätt". Metoden för genomförande kan variera i förhållande till påverkansgruppens storlek, mängden på möten och att rytmisera dem och verksamhetsperiodens längd.

Chefen för kyrkans fostran och familjeärenden Jarmo Kokkonen från Kyrkostyrelsen beskriver (tidgningen Kirkko ja kaupunki 11.11.2019) betydelsen av påverkansgrupper på följande sätt:

"De unga får upplevelsen av att de tas på allvar i församlingarna, att deras röst har betydelse och att de kan påverka de beslut som fattas i församlingarna.

Nu har församlingarna fått ett klart meddelande att de unga ska höras."

I förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet är det bra att anteckna följande under påverkansgrupp för unga:

Den strategiska ledningsgruppen ser till och koordinerar att båda församlingarnas påverkansgrupper för unga kan delta och påverka den kyrkliga samfällighetens förvaltning på ett ändamålsenligt sätt. Den strategiska ledningsgruppen hör här de tjänsteinnehavare som samlar påverkansgrupper och representanter för grupperna.

Samtidigt är det viktigt att avlägsna följande punkt från texten: " Gemensamma kyrkorådet ser till att det i Borgå församlingar fungerar en påverkansgrupp för unga enligt KO 10 kapitel 5 § för att garantera de ungas möjligheter till delaktighet och inflytande."

Det är viktigt att vara medveten om att påverkansgrupper för unga fungerar i båda församlingarna och att det i sista hand är församlingarnas ansvar att inrätta dem. Ett bättre uttyck skulle vara följande i vilken bifogas den redan tidigare framkommen anteckning om den strategiska ledningsgruppens ansvar:

Gemensamma kyrkorådet utnyttjar båda församlingarnas påverkansgrupper för unga med vilka försäkras ungas möjligheter till delaktighet och inflytande i Borgå kyrkliga samfällighet enligt 10 kapitel 5 § i Kyrkoordningen.

Den strategiska ledningsgruppen ser till och koordinerar att båda församlingarnas påverkansgrupper för unga kan delta och påverka den kyrkliga samfällighetens förvaltning på ett ändamålsenligt sätt. Den strategiska ledningsgruppen hör här de tjänsteinnehavare som samlar påverkansgrupper och representanter för grupperna.

Beslut Församlingsrådet skickar det i redogörelsetexten föreslagna utlåtandet till gemensamma kyrkorådet.

FR 12.12.2023

Beredning kyrkoherde Mats Lindgård tfn 040-594 6038

Redogörelse Gemensamma kyrkorådet ber församlingsrådet avge utlåtande om förslaget till förvaltningsstadga för Borgå kyrkliga samfällighet. Tidsramen är knapp, församlingsrådet avger utlåtande 12.12.2023 och gemensamma kyrkorådet fattar beslut om förvaltningsstadgan vid sitt sammanträde 14.12.2023.

Församlingsrådet vill i sitt utlåtande lyfta fram synpunkter i anknytning till paragraferna § 4 (strategisk ledningsgrupp), § 5 (förvaltningsverkets led-ningsgrupp) och § 11 (påverkansgrupp för unga):

§ 4 Strategisk ledningsgrupp

Församlingsrådet ser det som viktigt att den strategiska ledningsgruppens betydelse framhålls och förstärks. I den strategiska ledningsgruppen kom-municerar cheferna för de tre enheterna (Porvoon suomalainen seur-akunta, Borgå svenska domkyrkoförsamling och Borgå kyrkliga samfällig-het) med varandra och gör strategiska linjedragningar som berör de tre en-heterna. För att stärka den strategiska ledningsgruppens betydelse är det viktigt att den sammankommer regelbundet och med relativt tät frekvens. Församlingsrådet föreslår därför att orden "vid behov" i den sista meningen i § 4 stryks.

Sammansättningen för den strategiska ledningsgruppen är lämplig i sin nuvarande form. Vid behov kan gruppen sammankallas på kort varsel samtidigt som expertis i olika frågor kan anlitas genom att ordförande vid behov kallar sakkunniga i församlingarna och/ eller samfälligheten att delta i ärendens behandling.

§ 5 Förvaltningsverkets ledningsgrupp

Sambandet mellan den strategiska ledningsgruppen och förvaltningsver-kets ledningsgrupp kan med fördel förstärkas i förvaltningsstadgan. I § 4 som berör den strategiska ledningsgruppen hänvisas till förvaltningsverkets ledningsgrupp. Däremot finns det ingen anknytning till den strategiska ledningsgruppen i skrivningen av § 5 som berör förvaltningsverkets ledningsgrupp.

Enligt församlingsrådets åsikt är förvaltningsverkets ledningsgrupp under-ställd den strategiska ledningsgruppens styrning och koordinering i frågor som berör församlingarna.

Församlingsrådet föreslår därför att meningen "Ledningsgruppen ska ge förslag till utveckling av samarbetet och samverkan mellan verksamheten och uppgiftsområdena samt till utveckling av samarbetet med församling-arna." ändras till " Ledningsgruppen ska ge förslag till utveckling av samar-betet och samverkan mellan verksamheten och uppgiftsområdena samt ge förslag till den strategiska ledningsgruppen i frågor som berör utveckling av samarbetet med församlingarna.

§ 11 Påverkansgrupp för unga

Enligt församlingsrådets åsikt är den nuvarande skrivningen av § 11 inte helt lyckad. I sin nuvarande ordalydelse "Gemensamma kyrkorådet ser till att det i Borgå församlingar fungerar en påverkansgrupp för unga enligt KO 10 kapitel 5 § för att garantera de ungas möjligheter till delaktighet och inflytande" fokuserar man närmast på församlingarnas påverkansgrupper för unga medan förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet i stället i huvudsak borde rikta uppmärksamhet på de ungas möjlighet att påverka inom ramen för samfällighetens egna olika organ. De ungas möjlighet att påverka i församlingarnas verksamhet och förvaltning regleras i försam-lingarnas egna förvaltningsstadgor.

Församlingsrådet föreslår därför att hela skrivningen under § 11 stryks i sin nuvarande form. I stället kan under § 11 införas en lämplig skrivning om hur medlemmar i Porvoon suomalainen seurakuntas och Borgå svenska domkyrkoförsamlings påverkansgrupper för unga kan ges möjlighet till på-verkan och delaktighet också inom ramen för samfällighetens olika förvalt-ningsorgan.

Beslutsförslag Församlingsrådet besluter avge utlåtande om förslaget till förvaltnings-stadga för Borgå kyrkliga samfällighet enligt beredningen. Ärendet justeras omedelbart.

Beslut Enligt förslag.

GKR 14.12.2023 § 185 

Beredning Förvaltningsdirektör Sari Mankinen, tfn 0400 156 257

Redogörelse Vid gemensamma kyrkorådet överenskomna korrigeringar av närmast teknisk karaktär har gjorts i förvaltningsstadgan.

Med domkapitlets lagfaren assessor har utretts om påverkansgrupp för unga kan delta i gemensamma kyrkorådets sammanträden med närvaro- och yttranderätt. Efter att församlingarna har inrättat påverkansgrupp för unga kan gemensamma kyrkorådet besluta bevilja närvaro- och yttranderätt till en representant/representanter av påverkansgrupp för unga till gemensamma kyrkorådets sammanträden. Ärendet kan därned antecknas i förvaltningsstadgan under punkt "26 § Närvaro- och yttranderätt vid gemensamma kyrkorådets sammanträde".

Församlingsråden i Porvoon suomalainen seurakunta och Borgå svenska domkyrkoförsamling ger sina utlåtanden om förvaltningsstadgan för den kyrkliga samfälligheten vid sina sammanträden 12.12.2023, från vilka de tas till gemensamma kyrkorådet 14.12. Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar om förvaltningsstadgan torsdag 21.12.2023.

Föredragande Förvaltningsdirektören:

Beslutsförslag Gemensamma kyrkorådet godkänner de i församlingarnas utlåtanden föreslagna ändringar till förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet och föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige godkänner förvaltningsstadgan. Förvaltningsstadgan träder i kraft 1.1.2024.

Beslut Gemensamma kyrkorådet godkände de i församlingarnas utlåtanden föreslagna ändringar till förvaltningsstadgan med formuleringarna nedan för Borgå kyrkliga samfällighet och föreslår att gemensamma kyrkofullmäktige godkänner förvaltningsstadgan. Förvaltningsstadgan träder i kraft 1.1.2024. Paragrafen justerades omedelbart.

4 § Strategisk ledningsgrupp

Det finns en strategisk ledningsgrupp i den kyrkliga samfälligheten som leder planeringen och beslutsfattandet mellan samfällighetens förvaltningsverk och Borgåförsamlingarna, och som samordnar verkställandet med förvaltningsverkets ledningsgrupp. Strategiska ledningsgruppen ansvarar för den kyrkliga samfällighetens strategiska planering och beredningen av dess koordinering samt kommer överens om verksamhets- och kommunikationsprojekt i vars förverkligande båda församlingarna och samfällighetens förvaltningsverk deltar.

Strategiska ledningsgruppen ansvarar för att den kyrkliga samfällighetens funktioner leds med beaktande av lutherska kyrkans bekännelse, församlingarnas behov, kyrklig och övrig lagstiftning samt de myndighetsuppdrag som hör till samfälligheten och församlingarna.

Strategiska ledningsgruppen består av båda församlingarnas kyrkoherdar och förvaltningsdirektören och som dess ordförande fungerar gemensamma kyrkorådets ordförande. Strategiska ledningsgruppen sammanträder regelbundet på ordförandens kallelse.

---

5 § Förvaltningsverkets ledningsgrupp

Förvaltningsverket har en ledningsgrupp vars uppgift är att med operativ utgångspunkt tillhandahålla stöd för förvaltningens olika uppgiftsområden som helhet. Ledningsgruppen ska ge förslag till utveckling av samarbetet och samverkan mellan verksamheten och uppgiftsområdena samt ge förslag till den strategiska ledningsgruppen i frågor som berör utveckling av samarbetet med församlingarna. Ledningsgruppen består av förvaltningsdirektören, fastighets- och anskaffningschefen, chefen för begravningsväsendet, ekonomichefen, personalchefen, kommunikationschefen och båda församlingarnas kyrkoherdar. Kyrkoherdarna deltar i behandlingen av alla de ärenden som bereds till gemensamma kyrkorådet eller som gäller församlingarnas verksamhet, personal och lokaler. 

Som ordförande för förvaltningsverkets ledningsgrupp fungerar förvaltningsdirektören som kallar ledningsgruppen till möte. 

---

6 § Delegationen för familjerådgivningen

Den kyrkliga samfälligheten har en delegation för familjerådgivning. Delegationen stöder familjerådgiv-ningen och dess utveckling och sammanträder minst en gång per år.

Gemensamma kyrkorådet utser en representant samt förvaltningsdirektören och båda församlingarna var sin egen representant och varje samarbetspart en egen representant till delegationen. Promemorian från delegationens möte ges till gemensamma kyrkorådet för kännedom. Chefen för familjerådgivnings-centralen bereder ärendena och sammankallar mötena.

---

7 § Delegationen för sjukhussjälavården

Den kyrkliga samfälligheten har en delegation för sjukhussjälavården. Delegationen stöder sjukhussjälavården och dess utveckling och sammanträder minst en gång per år. 

Gemensamma kyrkorådet utser ordföranden för gemensamma kyrkorådet och en representant, båda församlingarna var sin egenrepresentant och varje samarbetspart en egen representant till delegationen. Pro-memorian från delegationens möte ges till gemensamma kyrkorådet för kännedom. Ledande sjukhusprästen bereder ärendena och sammankallar mötena.

---

11 § Påverkansgrupp för unga

Gemensamma kyrkorådet utnyttjar båda församlingarnas påverkansgrupper för unga med vilka försäkras ungas möjligheter till delaktighet och inflytande i Borgå kyrkliga samfällighet enligt 10 kapitel 5 § i Kyrkoordningen.

Den strategiska ledningsgruppen ser till och koordinerar att båda församlingarnas påverkansgrupper för unga kan delta och påverka den kyrkliga samfällighetens förvaltning på ett ändamålsenligt sätt. Den strategiska ledningsgruppen hör här de tjänsteinnehavare som samlar påverkansgrupper och representanter för grupperna.

---

13 § Gemensamma kyrkorådets uppgifter och beslutanderätt

På gemensamma kyrkorådet ankommer dessutom att

5. sörja för de uppgifter inom personalförvaltningen som enligt kyrkolagen, kyrkoordningen och grund-stadgan har ålagts den kyrkliga samfälligheten, om inte beslutanderätten har överförts till en tjänsteinnehavare eller församlingsrådet.
---
25 § Närvaro- och yttranderätt vid gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträde
26 § Närvaro- och yttranderätt vid gemensamma kyrkorådets sammanträde

Dessutom kallas representanter utsedda av båda församlingarnas påverkansgrupper för unga till sammanträden med närvaro- och yttranderätt.

GKF 21.12.2023 § 46  

63/00.01.01/2023  

Beslutsförslag Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar godkänna förvaltningsstadgan för Borgå kyrkliga samfällighet. Förvaltningsstadgan träder i kraft 1.1.2024.

Beslut Gemensamma kyrkofullmäktige beslutade godkänna förvaltningsstadgan för den kyrkliga samfälligheten. Förvaltningsstadgan träder i kraft 1.1.2024.

Gemensamma kyrkofullmäktige förutsätter att bristerna i den svenskspråkiga versionen korrigeras som tekniska korrigeringar av en auktoriserad översättare.