Yhteinen kirkkovaltuusto
Pöytäkirja 21.12.2023/Pykälä 46

YKN 29.11.2023 § 162 

Valmistelu Hallintojohtaja Sari Mankinen, puh. 0400 156 257

Selostus Uuden 1.7.2023 voimaan astuneen kirkkolainsäädännön myötä seurakunnan ja seurakuntayhtymän päätöksenteko perustuu kirkkolakiin (652/2023), kirkkojärjestykseen (657/2023) ja hallintosääntöön sekä erikseen kirkkolaissa tai kirkkojärjestyksessä säädettyihin hallinnon sisäisiin määräyksiin.

 Jokaisessa seurakunnassa ja seurakuntayhtymässä tulee olla hallintosääntö, jonka sisällön määrittelee kirkkolain 3 luvun 7 §. Hallintosäännössä on siten annettava tarpeelliset määräykset ainakin seurakunnan tai seurakuntayhtymän hallinnon järjestämisestä ja toimielimistä; päätösvallan siirtämisestä toimielimille ja johtaville viranhaltijoille; toimielinten päätöksentekotavoista ja hallintomenettelystä sekä toimielinten kokousmenettelyistä.

 Seurakuntayhtymissä yhteinen kirkkovaltuusto päättää hallintosäännön sisällöstä ja muutoksista.

 Uuden kirkkolain lähtökohtana on, että jatkossa kaikki toimielimiä ja niiden päätösvaltaa koskevat hallinnolliset määräykset kootaan hallintosääntöön. Porvoon seurakuntayhtymän uuteen hallintosääntöön on otettu ohjeen mukaisesti ne määräykset, jotka aiemmin olivat yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksessä, yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä ja tietyiltä osin hallintoviraston johtosäännössä. Osa hallintoviraston johtosäännön sisällöstä siirtyy seurakuntayhtymän johtavien viranhaltijoiden johtosääntöön, jonka valmistelu yhteisen kirkkoneuvoston syysseminaarissa sovitun mukaisesti valmistellaan erillisenä sääntönä vuoden 2024 kevätkaudella.

 Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi 8.12.2022 § 22 Helsingin tuomiokapitulin asettaman selvitysmiehen raportin. Päätös merkitsi perheneuvonnan ja sairaalasielunhoidon neuvottelukuntien perustamista johtokuntien tilalle, tuomiokirkon alueen kehittämisryhmän ja projektikohtaisten ohjausryhmien  sekä kiinteistö- ja hautaustoimen yhdyshenkilöjärjestelmän perustamista kiinteistö- ja hautausmaajohtokunnan tilalle. Nämä on lisätty hallintosääntöön samoin kuin hallintoviraston johtoryhmä ja strateginen johtoryhmä selvitysmiehen raportissa esitetyn mukaisesti.

 Yhteisen kirkkoneuvoston syysseminaarissa 10.-11.9.2023 käsiteltiin hallintosäännön laatimista Helsingin hiippakunnan lakimiesasessorin johdolla. Lakimiesasessorin ohjauksessa päätettiin, että molemmat seurakunnat tekevät oman hallintosääntönsä ja seurakuntayhtymä omansa. Lakimiesasessorin ohjauksen mukaan ja Kirkkohallituksen malliohjesääntöä apuna käyttäen on oheinen Porvoon seurakuntayhtymän hallintosääntö valmisteltu. Hallintosääntöluonnosta on käsitelty seurakuntayhtymän strategisessa johtoryhmässä 26.10.2023 sekä yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan ja yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan palaverissa 7.11.2023. Molemmissa kokoontumisissa on tehty muutoksia ja tarkennuksia hallintosääntöön.

 Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen seurakuntayhtymän hallintosäännöstä 21.12.2023.

 Kirkkolaki velvoittaa, että hallintosääntö astuu voimaan  viimeistään 1.1.2024.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto päättää pyytää Porvoon suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvostolta ja Borgå Svenska Domkyrkoförsamlingin församlingsrådetilta lausunnot Porvoon seurakuntayhtymän hallintosäännöstä.

Lausunnot tulee palauttaa hallintovirastoon viimeistään 13.12.2023, jotta yhteinen kirkkoneuvosto voi ne käsitellä kokouksessaan 14.12.2023.

Päätös Esitys hyväksyttiin. Hallintojohtaja selvittää lisäksi hallintosäännön 11§:n liittyen mahdollisuutta antaa nuorten vaikuttajaryhmän edustajalle läsnäolo- ja puheoikeuden yhteisen kirkkoneuvoston kokouksissa.

SN 12.12.2023

Selostus Porvoon suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvosto haluaa kiinnittää huomiota lausunnossaan seuraaviin Porvoon seurakuntayhtymän hallintosäännön kohtiin:

4 § Strateginen johtoryhmä 

Seurakuntaneuvosto pitää tärkeänä, että seurakuntayhtymän ylin johto (kirkkoherrat ja hallintojohtaja) tapaavat säännöllisesti. Tämän takia toivotaan, että viimeisestä lausetta muutetaan seuraavasti: "Strateginen johtoryhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta säännöllisesti."

Seurakuntaneuvosto näkee myös tärkeänä, että strateginen johtoryhmä on vain ylimmän johdon (kirkkoherrat ja hallintojohtaja) muodostama ryhmä, johon se voi kulloisenkin asian käsittelyn ajaksi kutsua muita viranhaltijoita, kuten hallintoviraston päälliköitä tai seurakuntien työalavastaavia työntekijöitä.

6 § Perheneuvonnan- ja 7 § sairaalasielunhoidon neuvottelukunnat

On tärkeää, että neuvottelukuntien kokouksiin osallistuvat nimettyinä jäseninä johtavien työntekijöiden toiminnalliset esihenkilöt eli perheasiain neuvottelukuntaan hallintojohtaja ja sairaalasielunhoidon neuvottelukuntaan yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja.

11 § Nuorten vaikuttajaryhmät

Seurakuntaneuvosto pitää tärkeänä, että nuorten vaikuttajaryhmien osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet huomioidaan riittävällä tasolla, jotta lain alkuperäinen tarkoitus tulee huomioitua.

Kirkkohallitus laati vuoden 2019 aikana Kirkolliskokouksen lakivaliokunnalle esityksen, jossa erikseen mainittiin se, että nuorten ja nuorten aikuisten osallisuutta on vahvistettava hallinnon kaikilla tasoilla (osallisuustavoite).  Tämän takia sen huomioiminen on tärkeää myös seurakuntayhtymän hallinnon tasolla ja otettava huomioon myös Porvoon seurakuntayhtymän hallintosäännössä.

Tämän Kirkkohallituksen esityksen pohjalta Kirkolliskokouksen lakivaliokunta laati mietinnön (1/2019), jonka lukemalla saa hyvän käsityksen nuorten vaikuttajaryhmien tehtävästä ja luonteesta. Oleellista ei ole se, että perustetaan vain uusi hallinnollinen elin. Pyrkimyksenä on sen sijaan tarjota monipuolinen kanava, joka mahdollistaa paikallisesti monitahoisen vuorovaikutuksen ja vaikutusmahdollisuuden.

Toteuttamistapaa ei määritellä tarkasti, vaan "keskeistä on seurakunnan päättäjien, työntekijöiden ja nuorten yhteinen osallistava prosessi, jossa nuorten omat ajatukset ja toiveet tulevat huomioon otetuksi." Tavoitteena on perustaa "nuorten vaikuttajaryhmiä paikallisesti tarkoituksenmukaisella tavalla." Toteutustapa voi vaihdella vaikuttajaryhmän koon, tapaamisten määrään ja rytmittämisen sekä toimikauden pituuden suhteen.

Kirkon kasvatuksen ja perheasioiden johtaja Jarmo Kokkonen Kirkkohallituksesta kuvaa (Kirkko ja kaupunki -lehti 11.11.2019) nuorten vaikuttajaryhmien merkitystä seuraavasti:

"Nuorille syntyy tästä kokemus, että heidät otetaan seurakunnissa todesta, että heidän äänellään on merkitystä ja että he voivat vaikuttaa seurakunnissa tehtäviin päätöksiin.

Nyt seurakunnille on annettu selkeä viesti, että nuoria tulee kuulla."

Porvoon seurakuntayhtymän hallintosääntöön on hyvä kirjata nuorten vaikuttajaryhmän kohdalle seuraavasti:

Strateginen johtoryhmä huolehtii ja koordinoi sitä, että molempien seurakuntien nuorten vaikuttajaryhmät pääsevät osallistumaan ja vaikuttamaan tarkoituksenmukaisella tavalla seurakuntayhtymän hallintoon. Strateginen johtoryhmä kuulee tässä vaikuttajaryhmiä kokoavia viranhaltijoita ja ryhmien edustajia.

Samalla on tärkeää ottaa tekstistä pois kohta, että "yhteinen kirkkoneuvosto huolehtii siitä, että nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi Porvoon seurakunnissa toimii KJ 10 luvun 5 §:n mukainen nuorten vaikuttajaryhmä."

On tärkeää tiedostaa, että nuorten vaikuttajaryhmät toimivat molemmissa seurakunnissa ja niiden perustaminen on viime kädessä seurakuntaneuvostojen vastuulla. Parempi ilmaisu olisi seuraava, johon liitetään jo aiemmin esillä ollut kirjaus strategisen johtoryhmän vastuusta:

Yhteinen kirkkoneuvosto hyödyntää molempien seurakuntien nuorten vaikuttajaryhmiä, jolla varmistetaan nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Porvoon seurakuntayhtymässä Kirkkojärjestyksen 10 luvun 5 §:n mukaisesti. 

Strateginen johtoryhmä huolehtii ja koordinoi sitä, että molempien seurakuntien nuorten vaikuttajaryhmät pääsevät osallistumaan ja vaikuttamaan tarkoituksenmukaisella tavalla seurakuntayhtymän hallintoon. Strateginen johtoryhmä kuulee tässä vaikuttajaryhmiä kokoavia viranhaltijoita ja ryhmien edustajia.

Päätös Seurakuntaneuvosto lähettää selostustekstissä esitetyn lausunnon yhteiselle kirkkoneuvostolle.

FR 12.12.2023

Valmistelu Kirkkoherra Mats Lindgård puh. 040-594 6038

Selostus Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää seurakuntaneuvostoa antamaan lausunnon Porvoon seurakuntayhtymän hallintosäännöstä. Aikataulu on tiukka, seurakuntaneuvosto antaa lausunnon 12.12.2023 ja yhteinen kirkkoneuvosto päättää hallintosäännöstä kokouksessaan 14.12.2023.

Seurakuntaneuvosto haluaa lausunnossaan nostaa esiin näkemyksiä pykälistä § 4 (strateginen johtoryhmä), § 5 (hallintoviraston johtoryhmä) ja § 11 (nuorten vaikuttajaryhmä).

§ 4 Strateginen johtoryhmä

Seurakuntaneuvosto pitää tärkeänä, että strategisen johtoryhmän merkitystä korostetaan ja vahvistetaan. Strategisessa johtoryhmässä kolmen yksikön (Porvoon suomalainen seurakunta, Borgå svenska domkyrkoförsamling ja Porvoon seurakuntayhtymä) johtajat kommunikoivat keskenään ja tekevät strategisia linjauksia, jotka koskevat näitä kolmea yksikköä. Strategisen johtoryhmän merkityksen vahvistamiseksi on tärkeää, että ryhmä kokoontuu säännöllisesti ja suhteellisen tiheään tahtiin. Seurakuntaneuvosto ehdottaa siksi, että sana "tarvittaessa" poistetaan §:n 4 viimeisestä lauseesta.

Strategisen johtoryhmän kokoonpano on hyvä nykyisessä muodossaan. Tarvittaessa ryhmä voidaan kutsua koolle lyhyellä varoitusajalla samalla kun asiantuntemusta voidaan käyttää eri kysymyksissä siten, että puheenjohtaja voi tarvittaessa kutsua seurakuntien ja/tai yhtymän asiantuntijoita osallistumaan asioiden käsittelyyn.

§ 5 Hallintoviraston johtoryhmä

Strategisen johtoryhmän ja hallintoviraston johtoryhmän välistä yhteyttä voi mainiosti vahvistaa hallintosäännössä. Strategista johtoryhmää käsittelevässä §:ssä 4 viitataan hallintoviraston johtoryhmään. Sitä vastoin hallintoviraston johtoryhmää käsittelevässä §:ssä 5 ei ole mitään viittausta strategiseen johtoryhmään.

Seurakuntaneuvoston mielestä hallintoviraston johtoryhmä on strategisen johtoryhmän ohjauksen ja koordinoinnin alainen seurakuntia koskevissa asioissa.

Seurakuntaneuvosto ehdottaa siksi, että lause "Johtoryhmän tulee tehdä ehdotuksia toiminnan ja tehtäväalueiden yhteistoiminnan ja yhteistyön kehittämiseksi sekä yhteistyön kehittämiseksi seurakuntien kanssa." muutetaan muotoon "Johtoryhmän tulee tehdä ehdotuksia toiminnan ja tehtäväalueiden yhteistoiminnan ja yhteistyön kehittämiseksi sekä tehdä ehdotuksia strategiselle johtoryhmälle asioista, jotka koskevat yhteistyön kehittämistä seurakuntien kanssa".

§ 11 Nuorten vaikuttajaryhmä

Seurakuntaneuvoston mielestä tämänhetkinen kirjelmä §:ssä 11 ei ole aivan onnistunut. Tämänhetkisessä sanamuodossa "Yhteinen kirkkoneuvosto huolehtii siitä, että nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi Porvoon seurakunnissa toimii KJ 10 luvun 5 §:n mukainen nuorten vaikuttajaryhmä." keskitytään lähinnä nuorten vaikuttajaryhmiin seurakunnissa, kun taas Porvoon seurakuntayhtymän hallintosäännön pitäisi sen sijaan pääasiassa kohdistaa huomionsa nuorten vaikutusmahdollisuuksiin seurakuntayhtymän omien eri elimiensä puitteissa. Nuorten mahdollisuuksista vaikuttaa seurakuntien toimintaan ja hallintoon säädetään seurakuntien omissa hallintosäännöissä.

Seurakuntaneuvosto ehdottaa siksi, että koko kirjoitus §:ssä 11 poistetaan nykymuodossaan. Sen sijaan §:n 11 alle voi lisätä sopivan kirjoituksen siitä, kuinka Porvoon suomalaisen seurakunnan ja Borgå svenska domkyrkoförsamlingin nuorten vaikuttajaryhmien jäsenille voidaan antaa vaikuttamis- ja osallistumismahdollisuuksia myös seurakuntayhtymän eri hallintoelimien puitteissa.

Päätösesitys Seurakuntaneuvosto päättää antaa lausunnon ehdotuksesta Porvoon seurakuntayhtymän hallintosäännöksi valmistelun mukaan. Asia tarkastetaan heti.

Päätös Esityksen mukaan.

YKN 14.12.2023 § 185 

Valmistelu Hallintojohtaja Sari Mankinen, puh. 0400 156 257

Selostus Yhteisessä kirkkoneuvostossa sovitut lähinnä teknisluoteiset korjaukset on tehty hallintosääntöön.

 Tuomiokapitulin lakimiesasessorin kanssa on selvitetty nuorten vaikuttajaryhmän osallistumista läsnäolo- ja puheoikeudella yhteisen kirkkoneuvoston kokouksiin. Seurakuntien perustettua nuorten vaikuttajaryhmän voi yhteinen kirkkoneuvosto päättää myöntää läsnäolo- ja puheoikeuden nuorten vaikuttajaryhmän edustajalle/edustajille yhteisen kirkkoneuvoston kokouksiin. Asia voidaan tällöin kirjata hallintosäännön kohtaan "26 § Läsnäolo- ja puheoikeus yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa."

 Porvoon suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvosto ja Borgå svenska domkyrkoförsamlingin församlingsrådet antavat lausuntonsa seurakuntayhtymän hallintosäännöstä kokouksissaan 12.12.2023, josta ne tuodaan yhteiselle kirkkoneuvostolle 14.12. Yhteinen kirkkovaltuusto päättää hallintosäännöstä torstaina 21.12.2023.

Esittelijä Hallintojohtaja:

Päätösesitys Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy seurakuntien lausunnoissa ehdottamat muutokset seurakuntayhtymän hallintosääntöön ja esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy hallintosäännön. Hallintosääntö astuu voimaan 1.1.2024.

Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi seurakuntien lausunnoissa ehdotetut muutokset seurakuntayhtymän hallintosääntöön allaolevin muotoiluin ja esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy hallintosäännön. Hallintosääntö astuu voimaan 1.1.2024. Pykälä tarkastettiin heti.

4 § Strateginen johtoryhmä

Seurakuntayhtymässä on strateginen johtoryhmä, joka johtaa seurakuntayhtymän hallintoviraston ja Porvoon seurakuntien välistä suunnittelua ja päätöksentekoa sekä toimeenpanon koordinointia hallintoviraston johtoryhmälle. Strateginen johtoryhmä vastaa seurakuntayhtymän strategisesta suunnittelusta ja sen valmistelun koordinoinnista sekä sopii niistä toiminallisista ja viestinnällisistä hankkeista, joiden toteutukseen osallistuvat sekä seurakuntayhtymän hallintovirasto että molemmat seurakunnat.

Strateginen johtoryhmä vastaa siitä, että seurakuntayhtymän toimintoja johdetaan ottaen huomioon luterilaisen kirkon tunnustus, seurakuntien tarpeet, kirkollinen ja muu lainsäädäntö sekä yhtymälle ja seurakunnille kuuluvat viranomaistehtävät.

Strateginen johtoryhmä koostuu molempien seurakuntien kirkkoherroista ja hallintojohtajasta, ja sen puheenjohtajana toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Strateginen johtoryhmä kokoontuu puheenjohtajan kutsusta säännöllisesti.

---

5 § Hallintoviraston johtoryhmä

Hallintovirastossa on johtoryhmä, jonka tehtävänä on operatiivisista lähtökohdista tukea koko hallinnon eri tehtäväalueiden toimintaa. Johtoryhmän tulee tehdä ehdotuksia toiminnan ja tehtäväalueiden yhteistoiminnan ja yhteistyön kehittämiseksi sekä tehdä ehdotuksia strategiselle johtoryhmälle asioista, jotka koskevat yhteistyön kehittämistä seurakuntien kanssa. Johtoryhmän muodostavat hallintojohtaja, kiinteistö- ja hankintapäällikkö, hautaustoimen päällikkö, talouspäällikkö, henkilöstöpäällikkö, viestintäpäällikkö sekä molempien seurakuntien kirkkoherrat. Kirkkoherrat osallistuvat kaikkien niiden asioiden käsittelyyn, jotka valmistellaan yhteiselle kirkkoneuvostolle tai, jotka liittyvät seurakuntien toimintaan, henkilöstöön ja toimitiloihin.

Hallintoviraston johtoryhmän puheenjohtajana toimii hallintojohtaja, jonka koolle kutsusta johtoryhmä kokoontuu.

---

6 § Perheneuvonnan neuvottelukunta

Seurakuntayhtymässä on perheneuvonnan neuvottelukunta. Neuvottelukunta, joka tukee perheneuvontaa ja sen kehittämistä kokoontuu vähintään kerran vuodessa. 

Yhteinen kirkkoneuvosto nimeää yhden edustajan sekä hallintojohtajan ja kumpikin seurakunta omat edustajansa sekä kukin yhteistyötaho oman edustajansa neuvottelukuntaan. Neuvottelukunnan kokouksen muistio annetaan tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvostolle. Neuvottelukunnan asiat valmistelee ja kokouksen koolle kutsuu perheasiain neuvottelukeskuksen johtaja. 

----

7 § Sairaalasielunhoidon neuvottelukunta

Seurakuntayhtymässä on sairaalasielunhoidon neuvottelukunta. Neuvottelukunta, joka tukee sairaalasielunhoitoa ja sen kehittämistä kokoontuu vähintään kerran vuodessa.

Yhteinen kirkkoneuvosto nimeää yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja yhden edustajan, kumpikin seurakunta oman edustajansa sekä kukin yhteistyötaho oman edustajansa neuvottelukuntaan. Neuvottelukunnan kokouksen muistio annetaan tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvostolle. Neuvottelukunnan asiat valmistelee ja kokouksen koolle kutsuu johtava sairaalapastori. 

---

11 § Nuorten vaikuttajaryhmä

Yhteinen kirkkoneuvosto hyödyntää molempien seurakuntien nuorten vaikuttajaryhmiä, jolla varmistetaan nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Porvoon seurakuntayhtymässä Kirkkojärjestyksen 10 luvun 5 §:n mukaisesti.

Strateginen johtoryhmä huolehtii ja koordinoi sitä, että molempien seurakuntien nuorten vaikuttajaryhmät pääsevät osallistumaan ja vaikuttamaan tarkoituksenmukaisella tavalla seurakuntayhtymän hallintoon. Strateginen johtoryhmä kuulee tässä vaikuttajaryhmiä kokoavia viranhaltijoita ja ryhmien edustajia.

---
13 § Yhteisen kirkkoneuvoston tehtävät ja päätösvalta

Lisäksi yhteinen kirkkoneuvosto
5. huolehtii niistä henkilöstöhallinnon tehtävistä, jotka kirkkolaissa ja kirkkojärjestyksessä ja perussäännössä on määrätty seurakuntayhtymän hoidettavaksi, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty viranhaltijalle tai seurakuntaneuvostolle.
---
25 § Läsnäolovelvollisuus ja puheoikeus yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa
26 § Läsnäolo- ja puheoikeus yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa

Lisäksi kummankin seurakunnan nuorten vaikuttajaryhmän valitsema edustaja kutsutaan kokoukseen läsnäolo- ja puheoikeudella.

YKV 21.12.2023 § 46  

63/00.01.01/2023  

Päätösesitys Yhteinen kirkkovaltuusto päättää hyväksyä seurakuntayhtymän hallintosäännön. Hallintosääntö astuu voimaan 1.1.2024.

Päätös Yhteinen kirkkovaltuusto päätti hyväksyä seurakuntayhtymän hallintosäännön. Hallintosääntö astuu voimaan 1.1.2024.

Yhteinen kirkkovaltuusto edellyttää, että ruotsinkielisen version puutteet korjataan teknisinä korjauksina auktorisoidun kääntäjän toimesta.